N'oublions plus rien ! 7 conseils pour une prise de notes efficace

Une longue réunion de deux heures le matin, un déjeuner avec un client, une pause café avec le boss en fin d’aprem’… En une journée, vous avez parlé avec beaucoup de personnes et emmagasiné un grand nombre d’informations ! Mais le lendemain, la moitié s’est fait la malle. Et c’est toujours à ce moment que vous vous dites « Mince, j’aurais dû prendre des notes ! » En effet, une bonne prise de note vous aurait évité de perdre du temps à retourner à la pêche aux informations et vous aurait délesté d’une certaine charge mentale. Alors comment faire une prise de note efficace ?

1. Choisissez une place stratégique

Si vous assistez à une réunion ou à une conférence et que vous devez prendre des notes, veillez à arriver quelques minutes en avance. Vous aurez le temps de choisir un bon emplacement. Si la salle est grande, installez-vous de sorte à bien voir et entendre chacun des intervenants amenés à s’exprimer. Il vous sera plus facile de suivre les échanges.

2. Choisissez vos outils.

Bloc-notes, smartphone, ordinateur ou tablette ? Faut-il privilégier une prise de notes numérique ou papier ? Évidemment, l’idéal est de choisir le support avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise. Mais une prise de note digitale peut présenter plusieurs avantages :

• Vous gagnerez du temps au moment de rédiger votre compte-rendu, car vous n’aurez pas besoin de saisir vos notes manuscrites.
• Une prise de notes informatique vous permet également de sauvegarder et d’organiser votre document. Vous retrouverez aussi vos notes facilement, à l’inverse des feuilles volantes qu’il n’est pas rare d’égarer.
• La prise de notes informatique est également intéressante si vous souhaitez partager des informations facilement et permettre à d’autres personnes de les compléter.
  Vous trouverez en ligne des logiciels de prises de note gratuits qui facilitent la saisie, le classement et le partage d’informations par email: c’est le cas d’Evernote, le plus connu, de Google Keep ou de Onenote par exemple.

Faut-il utiliser un enregistreur audio ? Si vos collègues sont au courant, pourquoi pas ! Cela peut être utile, surtout si certains termes sont techniques ou si vous avez besoin de reprendre des citations ou des extraits discours très précis.

3. Concentrez-vous !

L’écoute et la concentration sont les ingrédients clés d’une prise de notes efficace. Se contenter de noter des mots et des phrases sans en comprendre vraiment le sens ne sert à rien. Car vous ne pourrez pas exploiter, retranscrire une idée que vous n’avez pas comprise. Au lieu de vous précipiter à noter ce que vous entendez, attendez d’avoir saisi l’idée et retranscrivez la à votre manière.

4. Notez seulement ce qui vous est essentiel

À moins que vous soyez sténographe, il est impossible de prendre en note tout ce que vous entendez. Notez les idées et ne sélectionnez que les mots clés, ceux qui ont du sens, et aidez-vous des abréviations : « W » pour travail, « Q » pour tous les suffixes en « -ique », « ! » pour important… Pour vous donner des idées, allez fouiller dans les dictionnaires d’abréviations en ligne.

N’oubliez pas de noter toutes les informations pratiques qu’on oublie très facilement comme les deadlines, personnes à contacter, process à connaître, etc.

5. Ayez en tête l’objectif de votre prise de notes

Pour évaluer la quantité de notes que vous devez prendre, vous devez déterminer ce que vous voulez en tirer. Vous devez rédiger un rapport de 10 pages ? Dans ce cas, il vous faut noter un maximum d’idées ! Ou attend-t-on au contraire de vous un compte-rendu très synthétique ? Plus vous avez de notes, plus vous passerez de temps à faire le tri, alors allez à l’essentiel et organiser vos idées.

6. Structurez votre prise de notes

Que vous saisissiez vos notes sur papier ou sur ordinateur, pensez à structurer votre page. Créez-vous une marge ou deux pour les informations sur lesquelles vous auriez besoin de précisions à l’issue des échanges (un nom, une date, des coordonnées…).
N’hésitez pas non plus à surligner les informations qui vous paraissent capitales. Vous les retrouverez plus facilement lorsque vous parcourrez vos notes.

7. Reprenez vos notes au plus vite

Prenez le temps, « à chaud », dès la fin de la réunion, de l’entretien, ou de la conférence, de compléter ce que vous aurez noté pendant le discours ou les échanges. Complétez les blancs ; revenez sur les zones d’ombre. Réécrivez les mots qui vous semblent peu lisibles. S’il vous faut rédiger un compte-rendu, ne tardez pas. Votre mémoire est votre meilleure alliée. Plus vous laisserez passer du temps, plus il vous sera laborieux de replonger dans vos notes.

En résumé, pour une prise de notes efficace, veillez d’abord à être au clair sur le compte-rendu qu’on attend de vous ou sur l’usage que vous souhaitez en faire. Ne négligez pas la préparation, et faites preuve de la plus grande concentration pendant les échanges. Si l’exercice ne vous est pas encore familier, entraînez-vous. Plus vous multiplierez les expériences de prise de notes, plus vous progresserez et gagnerez en efficacité.

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Photo d’illustration by WTTJ