Trabajo en equipo: evita que tu 'dream team' acabe en pesadilla

Lo vemos recurrentemente en las ofertas de trabajo: “Se requiere capacidad para trabajar en equipo”. En cualquier ámbito, pero especialmente en el laboral, el trabajo en grupo es una de las competencias más valoradas, ya que nos permite asumir diferentes roles y desarrollar habilidades de colaboración y comunicación. Pero ¿qué sucede cuando surgen fricciones entre los miembros de un equipo? ¿Cómo se evita que gestionar un equipo que, a priori, parecía de ensueño se convierta en una pesadilla?

Trabajo en equipo: una apuesta ganadora

El trabajo en equipo, como herramienta clave para el rendimiento empresarial, es una de las diez tendencias que subraya la consultora Deloitte en su informe Tendencias de capital humano 2019. Y aunque la implantación del teletrabajo a marchas forzadas como consecuencia de la crisis del coronavirus ha supuesto un auténtico reto para los trabajadores de muchas empresas y hasta el 32% considera que el trabajo en equipo ha empeorado, sus bondades siguen siendo muchas.

Cuando se trabaja en equipo, se aúnan las aptitudes de los miembros y se potencian sus esfuerzos, se disminuye el tiempo invertido en las labores y aumenta la eficacia de los resultados. Figuras de referencia como Steve Jobs, cofundador de Apple, también lo han defendido: “El trabajo en equipo consiste en confiar en que los demás harán su parte sin que tengas que vigilarlos todo el tiempo”, dijo en una entrevista.

De hecho, el éxito de una empresa también se juzga por la capacidad para formar, inspirar y motivar a un equipo para que sus profesionales trabajen bien juntos. Así lo explicaba Alexandra Andrade, directora de la consultora Spring Professional, en un artículo para la revista Harvard Deusto Business & Technology: “Los equipos motivados, ilusionados, comprometidos con el proyecto y que saben qué es trabajar en equipo son capaces de aportar ese plus. El resultado es una mayor productividad y, por tanto, una mejora en el rendimiento de las organizaciones”.

¿Problemas en el paraíso? El rol del mánager

Las fricciones dentro de un grupo son inevitables y se deben, en gran medida, a la diferente percepción del trabajo e incluso a la relación particular que cada trabajador tiene con los plazos de entrega. “A veces hay personas que no saben hasta qué punto les toca hacer una tarea o no, donde están los límites de su rol. Que alguien se entregue mucho y que haya otros que no lo hagan, también se traduce en un ambiente negativo”, afirma Anna Huguet, responsable de RR. HH. en una empresa de IT con sede en Barcelona.

Para ella, estas confusiones, a menudo, son responsabilidad del mánager del equipo, que es quien se tiene que encargar de definir bien las tareas, pero puntualiza: “Sentir la presión del jefe o del responsable del equipo encima es frustrante y agobiante, y también es algo que juega en contra del trabajo en equipo”. Por eso, aboga por dar libertad a las personas para tomar decisiones. De hecho, más que la figura del jefe, conviene potenciar la de líder, esa persona que acompaña y guía al equipo desde un plano más horizontal y menos jerárquico.

Ese líder del que hablamos tiene que “adquirir un rol mediador para gestionar los conflictos que se generan en el equipo y ponerlos encima de la mesa”, dice Huguet. Debe atender tanto los conflictos derivados propiamente del trabajo como los vinculados al choque de caracteres o a rencillas personales. Porque, tal y como confirma la responsable de RR. HH., también estas situaciones suponen un freno para el correcto avance del equipo:

• Las relaciones personales conflictivas
• Los compañeros que buscan sus beneficios personales y no trabajan por un objetivo común
• La lucha de egos
• Los perfiles tóxicos

Cómo lograr que tu equipo se convierta en un dream team

No existe una ciencia exacta ni una fórmula mágica que garantice el perfecto funcionamiento de un equipo, pero estos siete sencillos consejos pueden contribuir a que el día a día sea mucho más fácil y productivo.

1. Definid un rol para cada miembro del equipo

El Dr. Meredith Belbin, investigador y consultor de gestión, identificó nueve estilos de comportamiento diferentes que las personas muestran en el trabajo. Así estableció, en el año 1981, su Teoría de Roles de Equipo, que actualmente siguen utilizando miles de organizaciones de todo el mundo y que sirve para maximizar el potencial de las personas y de los equipos. Según Belbin, un equipo eficaz debería tener estos nueve roles clave:

• Investigador de recursos
• Cohesionador
• Coordinador
• Cerebro
• Monitor evaluador
• Especialista
• Impulsor
• Implementador
• Finalizador

Esto no significa que cada equipo deba estar compuesto por nueve personas, sino que las personas que integran el equipo deben tener las competencias de estos nueve roles. Si eres creativo e imaginativo, podrías encajar en el papel del “cerebro”, que te permitirá innovar y aportar ideas. Si tienes iniciativa y trabajas bien bajo presión, tu rol podría ser el de “impulsor”.

Huguet coincide en que establecer roles funciona, pero también destaca la importancia de ser flexibles: “Hay muchas habilidades y competencias que se pueden desarrollar, por lo que si a un trabajador se le encasilla siempre en el mismo rol, lo que estamos haciendo es que esas habilidades que desconoce se queden para siempre guardadas en un cajón”.

2. Estableced un calendario de objetivos

Hay quien es más resolutivo cuando siente la presión del deadline, mientras que otros prefieren terminar el trabajo lo antes posible. Para que el engranaje funcione, la solución es establecer un calendario de objetivos compartidos que permita:

• definir con claridad las tareas
• informar adecuadamente a cada uno de los implicados para que asuma las que le corresponden

Según Huguet, definir un calendario es importante “para saber hacia dónde vas y hacia dónde va el equipo”. Y si bien algunos especialistas recomiendan la figura de un coordinador para recordar las múltiples tareas en curso, administrar el flujo de trabajo y realizar un seguimiento de los plazos, la responsable de RR. HH. discrepa: “A no ser que sean equipos muy grandes, es importante potenciar la autonomía de las personas para que sepan gestionar su tiempo y sus responsabilidades. Cuantas más figuras de responsabilidad se pongan por encima del equipo, más se sentirá presionado”.

3. Realizad reuniones, pero sin abusar

“Las reuniones ejercen una función cohesionadora y refuerzan el sentido de pertenencia al equipo. Y cuando eso sucede, la ayuda entre las personas surge sola”, añade Anna Huguet. Y si bien en un contexto como el actual, en el que muchas empresas han tenido que hacer una inmersión exprés en las dinámicas del teletrabajo, las reuniones por videoconferencia se han convertido en una nueva realidad, lo cierto es que las reuniones siempre han estado ahí: son herramientas necesarias para enfocar una tarea o un proyecto en particular, y organizar al equipo para cumplir un objetivo común.

La importancia de las reuniones es indiscutible, pero es igual de necesario saber regular esos encuentros para que sean productivos y tener claro que no hay que hacer reuniones a diario, ya que podrían llegar a desgastar al equipo. “Hay que evitar que se hagan eternas, y eso se consigue estableciendo una pauta con los objetivos y los temas a tratar antes de empezar y marcando unos tiempos que no hay que sobrepasar”, recalca la responsable de RR.HH.

4. Fomentad la autonomía y la confianza

Dentro del equipo, cada trabajador debe poder desarrollar su autonomía. Esto implica poder tomar decisiones libremente respecto a:

• La ejecución de sus tareas
• Las herramientas a utilizar
• La autogestión del tiempo
• La flexibilidad de horarios

Los beneficios de la autonomía han sido analizados en numerosas ocasiones y se traducen básicamente en un trabajador más comprometido, motivado e implicado. Estos aspectos no solo le ayudan a mejorar su rendimiento, sino que además refuerzan ampliamente el trabajo del equipo. Para ello, recuerda la responsable de en RR. HH., es importante “cultivar una relación de confianza desde el minuto cero y, sobre todo, tener siempre en cuenta las opiniones del trabajador”.

5. Apostad por la comunicación y la transparencia

Comunicarse dentro de un grupo implica ser consciente de que ese grupo lo integran personas con puntos de vista y estilos de trabajo diferentes. Por eso, para alcanzar el éxito comunicativo, es muy importante saber adaptar el mensaje y el tono a cada interlocutor, al tipo de equipo e incluso a la idiosincrasia particular del lugar. “En mi caso, por ejemplo, trabajé en Chile y me di cuenta de que si hablabas de manera muy directa se lo podían tomar mal, tenía que dar dos rodeos antes de llegar al objetivo final. En cambio, en España es diferente, hay que ir al grano”, ejemplifica Huguet.

Ser transparente con las circunstancias personales también forma parte de esa buena comunicación. Si una persona está experimentando problemas de salud o pasando por una mala racha en su vida privada, eso podría repercutir en su trabajo, pero también en el del equipo. No se trata de montar un consultorio psicológico, pero sí de informar de los cambios personales que imposibilitan, por ejemplo, cumplir con los plazos. Si el equipo es consciente, tendrá más tiempo para adaptarse.

6. Sed asertivos, pero no agresivos

Los estudios destacan que la comunicación abierta y la retroalimentación positiva son esenciales para el éxito de un equipo. Pero para ello necesitamos ser asertivos, es decir, debemos tener la capacidad de expresar las opiniones y reclamar los propios derechos, de una manera que no afecte a los derechos de los demás. “Es muy importante que nos digan lo que no hacemos bien, pero que lo hagan de manera constructiva”, apunta Anna Huguet. Y añade: “A menudo, cuando hay un problema en un equipo, se busca un culpable y esto es un error. Lo que realmente hay que buscar son soluciones en conjunto y ver qué se ha hecho mal. Se tiende a culpabilizar cuando a veces solo se trata de una cadena de errores que se podía haber anticipado”.

7. Reconoced el trabajo bien hecho

“Cuando el equipo hace las cosas bien, hay que reconocerlo y potenciarlo. Es esencial ya que todos lo necesitamos para motivarnos”, subraya Huguet. Es sencillo, no se trata de dar grandes discursos ni de ofrecer recompensas económicas, unas simples palabras en público para agradecer los logros y los esfuerzos realizados harán que el resto de compañeros se sientan bien con sus tareas y con los proyectos desarrollados y que el equipo, nuevamente, se vea reforzado.

Ya lo decía Michael Jordan, uno de los mejores jugadores de baloncesto del mundo, en una frase que se ha convertido recurrente a la hora de motivar y de potenciar el trabajo en grupo: “El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos”. A lo que otro referente del baloncesto de nuestra tierra, Pau Gasol, añade: “No siempre los más altos llegan más arriba, no siempre los más rápidos llegan antes, no siempre los más fuertes son los que ganan la batalla. Pero los que más entrenan, más se esfuerzan y más creen en el equipo son los que más veces conseguirán la victoria”.

Foto de WTTJ

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