Qué es el ‘time blocking’ y cómo puede cambiar para siempre tu forma de trabajar

Lunes por la mañana. Café, Spotify, te ajustas el puente de las gafas y ya estás listo para empezar a trabajar. De entrada, es posible que ni siquiera sepas muy bien a qué tienes que dedicar este primer rato de la semana. Revisas proyectos pendientes, el estado de cada uno y tratas de marcar prioridades. Cuando empiezas a trabajar, ya has perdido casi media hora. Al cabo de un rato, haces un primer parón para responder un correo y, ya que estás, aprovechas para contestar otro. Ya son las 12 del mediodía y no sabes muy bien qué vas a hacer el resto del día. Las tareas se te acumulan. El multitasking se te está volviendo en contra y necesitas un sistema que te ayude a combatir este caos. El sistema que buscas es el ‘time blocking’.

En qué consiste el time blocking

Volvamos a cuando éramos niños, cuando íbamos al colegio. En aquella época, tu calendario no decía “de 9h a 15h: colegio”, sino que seguro que en tu agenda escolar tenías un calendario semanal que te decía qué asignatura concreta tenías en cada día y hora de la semana. El time blocking es muy similar: consiste en reservar bloques de tiempo para tareas concretas, en lugar de decir simplemente “de 9h a 18h: trabajo”.

A la hora de planificar tu jornada, puedes reservar bloques de media hora, de una hora, de tres horas, de cuarenta y cinco minutos… Lo que estimes que necesitas para cada tarea. Ni más ni menos. Aunque la recomendación general es usar bloques pequeños, de 15 o 30 minutos, sobre todo al principio. Con bloques más pequeños para tareas muy específicas te será más fácil comprender el sentido de este método e ir incorporándolo como propio.

Gracias al time blocking, puedes empezar a despedirte de la procrastinación. Reservarte bloques de tiempo para cada tarea significa que está prohibido, salvo necesidad bien justificada, dedicar ese tiempo a otras tareas. Nada de navegar sin rumbo por las redes sociales o leer correos pendientes. Si algo turba tu concentración durante esos ratos asignados, tiene que ser algo de fuerza mayor y que no dependa de ti, como la orden directa de un superior que te pida con urgencia que te dediques a otra tarea concreta. Con este método, combatir las distracciones se vuelve más sencillo.

Por qué es tan efectivo

Vivimos en la era de la economía de la atención: prensa digital, aplicaciones móviles, redes sociales, plataformas de contenidos… ¡Hasta las aplicaciones para mejorar nuestra productividad se pasan el día tratando de captar nuestra atención! Mantener la concentración y no sucumbir a las distracciones nunca resultó sencillo, pero en estos tiempos todavía lo es menos.

Las buenas noticias son que, con el time blocking, cada segundo de tu tiempo tiene un propósito. Y cada minuto que pierdes distrayéndote o procrastinando ya no es solo un minuto genérico, en sentido amplio, que pierdes de trabajo (algo que puede sonar hasta tentador), sino un minuto que has perdido del tiempo que necesitas para sacar una tarea concreta adelante. Si caes en esta dinámica, te verás obligado a posponer muchos bloques dedicados a otras tareas que tenías planificadas.

El time blocking te obliga a tomar conciencia de todas esas “pérdidas de tiempo” y es increíblemente útil para concienciarte de qué debes hacer en cada momento: sacar partido a tu tiempo es mucho más sencillo cuando lo estructuras de una forma visual.

Si tienes una profesión en la que no necesitas distribuir tu tiempo, con un trabajo por horas sin proyectos que desarrollar, o si tienes una profesión en la que necesitas ser reactivo y, por tanto, no encaja la planificación, quizás el time blocking no sea interesante para ti. Si en cambio tienes una profesión en la que tengas multitud de pequeñas tareas que ir resolviendo y desarrollando por ti mismo, este método es perfecto para ti.

Cómo aplicar el time blocking

1. Escoge un calendario

Puedes usar uno en papel pero este método te resultará especialmente útil si utilizas un calendario maleable y dinámico. Si te decides por el papel, debes asumir que tendrás que hacer cambios, y esto se puede traducir en tachones o post-its aclaratorios. Si optas por la vía digital, podrás usar los calendarios que ofrecen Google, Microsoft o Apple.

2.Divide tu día en tareas lo más concretas posible

Asegúrate de bloquear espacios de tiempo para las tareas que forman parte de tu rutina. Cuando las tengas todas a la vista, estima la duración de cada una. A continuación, divide tus grandes proyectos en pequeñas tareas y completa el resto de huecos de tu jornada con esas tareas pendientes o proyectos en desarrollo.

3.Ten en cuenta las pausas y descansos

No tiene sentido rellenar tu calendario de principio a fin sin dejar ratos de descanso entre tareas (ojo que hemos dicho descansos, no siestas, especialmente entre las tareas más largas y pesadas. Fija esos descansos y no te olvides de dejar también algo de margen en el tiempo dedicado a trabajos más tediosos o que requieran más esfuerzo, por si estas se alargasen más de lo previsto o para permitirte descansar unos minutos.

4.Aprende a mover los bloques en función de las circunstancias

La flexibilidad es una de las características fundamentales del time blocking. Es muy posible que apareczan imprevistos, que hayas estimado una duración demasiado corta para una tarea, que tengas días malos en los que tu capacidad de progreso será menor… No creas que esas circunstancias estropean la dinámica, sino todo lo contrario, la consolidan: juega con los bloques, muévelos a un mejor momento en el que puedas completarlos y sentirás que, incluso en días complicados, sigues teniendo tu trabajo bajo control.

5.No olvides reservar tiempo para el propio time blocking

Es importante que reserves tiempo en tu calendario, precisamente, a organizar tus días y tu semana. Es buena idea hacerlo a primera hora de la mañana del lunes, o a última hora del viernes de la semana anterior a la que vas a organizar.

Qué errores evitar

Hay algunos errores comunes que debes evitar a la hora de aplicar este método. Por ejemplo, no consideres todos los bloques como iguales. No es lo mismo revisar el correo electrónico u ordenar una base de datos no urgente que preparar una reunión que tendrá lugar en breve. Lo ideal es asignar tiempo de sobra a la preparación de una reunión importante y que esta preparación no vaya precedida de otra tarea delicada, sino de una más flexible, que no suela alargarse y a la que puedas renunciar, para que esta no acabe por invadir el tiempo destinado a la preparación de la reunión.

Otro error común es descartar aquello a lo que no hayas llegado a tiempo sin desplazarlo. Recuerda que parte de la utilidad de este método consiste en obligarte a encontrar huecos para esos bloques de tiempo: de esta forma, esas tareas que no has tenido tiempo de empezar no se quedan simplemente en tu lista de cosas por hacer, sino que debes encargarte de asignarla a otro hueco que tengas libre y en el que puedas encargarte de ellas.

También es habitual creer que el método no funciona porque en los primeros días no lo has utilizado correctamente. El método funciona, siempre y cuando seas realista y lo uses con lógica. Pretender terminar una tarea en dos horas cuando sabes que es muy posible que no puedas dedicarle en menos de tres solo conseguirá que te frustres.

Ten en cuenta que el time blocking es un proceso largo: una maratón, no un sprint. Difícilmente vas a poder dominar este método de la noche a la mañana. Entenderlo por completo y calcular con precisión el tiempo exacto que te llevará cada tarea es algo que se logra con la práctica y con perseverancia. No te angusties si sientes que no obtienes el resultado esperado en los primeros días. Piensa que, si continúas utilizándolo, en unos meses tendrás tomada la medida de tus tareas y conseguirás aplicarlo con éxito.

Algunas herramientas para perfeccionarlo

Estimar una duración para cada tarea, especialmente aquellas que tienen que conseguir un resultado concreto (como una entrega), es quizás el punto más crítico del time blocking, y lo que marca la diferencia entre aplicar el método con éxito… o no. Hay herramientas que pueden ayudarte a entender cómo empleas tu tiempo de trabajo:

• Toggl. Te permite registrar el tiempo que dedicas a cada tarea, proyecto o cliente concreto, a tu elección. Es manual (tienes que pulsar en la ventana para iniciar o detener su cronómetro), pero si la logras usar sin despistarte, te puede ser útil para etiquetar cada intervalo de la forma que mejor te sirva e indagar lo que tardas en cada tarea.

• Rescue Time. Esta aplicación trabaja en segundo plano durante tu jornada laboral. Al final de cada día o semana, te puede decir con precisión el tiempo que has pasado frente a cada aplicación o web, clasificándolo incluso según la temática (aplicaciones de diseño, webs financieras…). Es de pago, aunque tiene dos semanas de prueba gratuita. Seguramente te sorprenderá ver cómo distribuyes realmente tu tiempo frente al ordenador.

• Planyway. Si en tu entorno laboral tienes la suerte de usar Trello, esa fantástica herramienta de productividad en equipo, la extensión Planyway para el navegador te permitirá aplicar el método del time blocking sin siquiera salir de Trello. Mueve las tarjetas hacia el calendario de Planyway y ya las tendrás en tu calendario con su duración estimada.

• HourStack. Y si lo que quieres saber cuánto tardaste en realidad en hacer esa tarea que tenía que llevarte dos horas, este es precisamente el propósito de esta herramienta, que además se integra con Trello, Todoist, Asana y Google Calendar, entre otros. Es perfecta para organizar tus días y semanas al segundo.

Las herramientas, en cualquier caso, son añadidos que pueden facilitarte el proceso, pero lo esencial es aprender a planificar tus tareas dividiéndolas en partes y no frustrarte por el camino. Productividad, pero sin estrés.

Foto de WTTJ

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