Contre la procrastination, essayez la technique du « time blocking » !

Lundi matin. Café, Spotify, lunettes sur le nez et vous voilà prêt à travailler. Vous ne savez peut-être pas trop ce que vous devez faire de ce début de semaine. Vous passez en revue les projets en cours, l’état de chacun et vous essayez d’établir des priorités. Et quand vous commencez vraiment à travailler, vous avez déjà perdu presque une demi-heure. Au bout d’un moment, vous faites une première pause pour répondre à un mail, et puisque vous y êtes, vous en profitez pour répondre à un autre. Et voilà, il est déjà midi et vous ne savez pas trop ce que vous allez faire du reste de la journée et les tâches s’accumulent. Bref, le multitasking se retourne contre vous et vous avez besoin d’un système qui vous aide à lutter contre ce chaos ? Ce que vous recherchez s’appelle le « time blocking » ou en français : la « gestion par blocage ».

Qu’est-ce que le time blocking ?

Remontons à l’époque du collège. À cette époque, votre calendrier indiquait « 8h-17h : collège » mais votre agenda scolaire disposait sûrement d’un calendrier hebdomadaire dans lequel vous notiez votre emploi du temps avec les heures des différents cours. Le time blocking y ressemble beaucoup : cette gestion du temps consiste à réserver des créneaux horaires pour des tâches concrètes plutôt que de simplement se dire « 9 h-18 h : travail ».

Au moment de planifier votre journée, réservez des créneaux de 30 minutes, 45 minutes, 1 heure, 3 heures, etc. Bref, le temps nécessaire pour chaque tâche. Ni plus ni moins. Néanmoins, on recommande généralement de bloquer de petits créneaux, de 15 ou 30 minutes, surtout au début. Avec des créneaux plus petits, pour des tâches très spécifiques, vous arriverez mieux à comprendre l’intérêt de cette méthode et à l’adopter.

Grâce au time blocking, vous apprendrez à dire adieu à la procrastination. En réservant un créneau par tâche, vous vous interdisez de consacrer ce temps à d’autres tâches, sauf besoin bien justifié. Interdiction de scroller sur les réseaux sociaux ou de lire les mails en attente. Si quelque chose vient perturber votre concentration pendant ces créneaux définis, il faut que ça soit un cas de force majeure et que cette interruption ne vienne pas de vous, mais par exemple un supérieur qui vient vous demander de vous occuper urgemment d’une autre tâche concrète. Avec cette méthode, il devient plus facile de lutter contre les distractions.

Pourquoi est-ce si efficace ?

Nous sommes à l’ère de l’économie de l’attention : presse numérique, applications mobiles, réseaux sociaux, plateformes de contenus, etc. Jusqu’aux applications censées améliorer notre productivité qui font tout pour attirer notre attention ! Rester concentré et ne pas succomber aux distractions n’a jamais été aussi compliqué.

La bonne nouvelle, c’est qu’avec le time blocking, vous donnez un but à chaque seconde de votre temps. Et chaque minute perdue en étant distrait ou en procrastinant, ce n’est plus seulement une minute de boulot lambda que vous perdez (ce qui pourrait même sembler tentant) mais bien une minute perdue sur le temps dont vous avez besoin pour réaliser une tâche et ainsi, réussir vos objectifs. Si vous tombez dans ce cercle vicieux, vous serez obligé de repousser plein de créneaux initialement définis pour d’autres tâches.

Le time blocking vous oblige à prendre conscience de toutes ces « pertes de temps » et c’est incroyablement utile pour se rendre compte de tout ce qu’il faut faire, à chaque instant. Il est beaucoup plus facile de tirer pleinement profit de votre temps si vous le structurez de façon visuelle.

Si vous exercez un métier dans lequel vous n’avez pas besoin de gérer votre temps, avec un travail à l’heure sans projet à développer, ou si votre poste vous demande d’être réactif et ne nécessite pas de planification, dans ces cas-là, le time blocking ne sera peut-être pas très intéressant pour vous. Mais si au contraire, vous exercez un métier dans lequel vous avez une multitude de petites tâches à effectuer et à développer, cette méthode sera alors votre alliée.

Comment appliquer le time blocking ?

• 1. Choisissez un calendrier

Vous pouvez en prendre un en papier, mais cette technique vous sera particulièrement utile si vous utilisez un calendrier dynamique et modifiable. Si vous optez pour un calendrier papier, n’oubliez pas que vous aurez probablement des modifications à apporter, avec des ratures ou des post-its explicatifs. Si vous optez pour une version numérique, vous pourrez utiliser les calendriers de Google, Microsoft ou Apple.

• 2. Divisez votre journée en tâches, les plus concrètes possibles

Assurez-vous de bloquer des créneaux pour les tâches qui font partie de votre routine. Quand vous les avez toutes sous les yeux, estimez la durée de chacune. Divisez ensuite vos grands projets en petites tâches et complétez les trous restants dans votre journée avec les tâches en cours ou les projets en développement.

• 3. Pensez aux temps de pause et de repos

Il ne sert à rien de remplir votre calendrier du début à la fin sans prévoir de temps de repos entre les tâches. Attention ! On parle ici de repos, et non de siestes, surtout entre les tâches très longues et pesantes. Définissez ces temps de repos et n’oubliez pas de garder une petite marge de manœuvre pour les missions les plus rébarbatives ou qui demandent plus d’efforts, au cas où elles s’éterniseraient plus que prévu ou pour pouvoir souffler quelques minutes.

• 4. Apprenez à moduler les créneaux selon les circonstances

La flexibilité est l’une des caractéristiques fondamentales du time blocking. Il est tout à fait possible que vous ayez des imprévus, que vous ayez sous-estimé la durée d’une tâche, que vous ne soyez pas toujours motivé, que vous n’avanciez pas beaucoup certains jours, etc. Ne croyez pas que ces circonstances enrayent la nouvelle dynamique mise en place, car bien au contraire, elles la consolident : jouez avec les créneaux, déplacez-les à un autre moment, quand vous serez plus en mesure de vous en occuper et que vous sentirez que vous avez le contrôle sur votre travail, même les jours où c’est dur.

• 5. N’oubliez pas de réserver un créneau pour ledit time blocking

Il est important de réserver un créneau pour justement organiser vos journées et votre semaine. C’est souvent une bonne idée de le faire dès la première heure le lundi matin, ou alors pendant la dernière heure du vendredi, pour organiser la semaine à venir.

Les erreurs à éviter

Tous les créneaux ne doivent pas être égaux. Ce n’est pas la même chose de relire un mail ou d’organiser une base de données non urgente que de préparer une réunion qui aura lieu dans peu de temps. Idéalement, il faut prévoir suffisamment de temps pour préparer une réunion importante et ne pas planifier une autre tâche délicate juste avant, mais plutôt une tâche plus flexible, qui ne devrait pas s’éterniser et à laquelle vous pouvez renoncer si besoin, pour être certain qu’elle n’empiétera pas sur le créneau prévu pour la préparation de la réunion.

Une autre erreur fréquente est de supprimer ce que vous n’avez pas eu le temps de faire sans le déplacer. Rappelez-vous l’un des points forts de cette méthode est qu’elle vous oblige à trouver des créneaux pour ces cas de figure ; ainsi, les tâches que vous n’avez pas pu commencer ne restent pas juste sur votre to-do-list, vous devez vous arranger pour leur trouver un autre créneau de libre. On a souvent l’impression que la méthode ne fonctionne pas parce qu’on l’utilise mal les premiers jours. Or, elle fonctionne toujours quand on l’utilise de façon réaliste et logique. S’attendre à boucler une tâche en deux heures alors que vous savez que vous ne pourrez peut-être pas le faire en moins de trois heures ne fera que vous frustrer.

Il faut savoir que le time blocking est un processus long : c’est un marathon et non un sprint. Il y a peu de chance que vous maîtrisiez cette technique du jour au lendemain. Avoir une vision d’ensemble et calculer précisément le temps exact que chaque tâche vous prendra s’apprend avec de l’entraînement et de la persévérance. Pas de panique si vous avez l’impression de ne pas avoir les résultats escomptés les premiers jours. Rappelez-vous que si vous persévérez, dans quelques mois vous saurez évaluer vos tâches et vous arriverez à utiliser cette méthode avec succès.

Quelques outils pour perfectionner votre technique

Estimer la durée de chaque tâche, surtout celles qui doivent déboucher sur un résultat concret (comme une livraison), c’est probablement le point le plus critique du time blocking et ce qui fait la différence entre une utilisation réussie, ou non, de cette méthode.

Certains outils peuvent vous aider à comprendre comment vous occupez votre temps de travail :

• Toggl. Cet outil vous permet de noter le temps que vous consacrez à chaque tâche, projet ou client concret. Il s’utilise de façon manuelle (vous devez cliquer pour lancer ou arrêter le chronomètre), mais si vous arrivez à vous y tenir, ça peut vous aider à définir l’intervalle entre chaque tâche et à trouver le temps nécessaire à chacune.

• Rescuetime. Cette application travaille en arrière-plan pendant votre journée de boulot. À la fin de chaque jour ou de chaque semaine, vous pouvez analyser avec précision le temps que vous avez passé devant chaque application ou site Web. Rescue Time les classe même par thèmes (applications de design, sites Web financiers, etc.) L’application est payante mais vous avez deux semaines d’essai gratuit. Vous serez probablement surpris de voir comment vous répartissez réellement votre temps devant l’ordinateur.

• Planyway. Si vous utilisez déjà Trello au travail, cet incontournable outil de productivité d’équipe, sachez qu’il existe Planyway, une extension de navigateur, qui vous permettra d’appliquer la méthode time blocking sans même quitter Trello. Déplacez les cartes vers le calendrier de Planyway et elles apparaîtront directement sur votre calendrier, avec leur durée estimée.

• HourStack. Et si vous voulez savoir combien de temps il vous a fallu pour accomplir cette tâche qui était censée vous prendre deux heures, c’est précisément le but de cet outil. En plus, il s’intègre à Trello, Todoist, Asana et Google Calendar, entre autre. Parfait pour organiser vos journées et vos semaines à la seconde près.

Quoi qu’il en soit, ces outils sont de petits plus qui peuvent vous faciliter le travail, mais le plus important est d’apprendre à planifier vos tâches en les divisant en sous-parties et à ne pas devenir frustré en cours de route. La Productivité, mais sans stress.

Article traduit de l’espagnol par Sophie Pronier, édité par Éléa Foucher-Créteau