‘Reinicia. Borra lo aprendido y piensa la empresa de otra forma’

Los autores de ‘Reinicia’, Jason Fried y David Heinemeier Hansson, son los fundadores de Basecamp, una empresa de desarrollo de ‘software’ para la gestión empresarial fundada en 1999 en Chicago. Para ellos, el libro forma parte de la misma cultura: ayudar a las personas a trabajar de una forma más eficiente.

El libro fue concebido como un libro de autoayuda, en el que sus autores querían compartir todo lo aprendido sobre productividad durante el curso de su actividad profesional y a la vez promocionar sus servicios. Ambos profesionales son además conocidos blogueros en el mundo empresarial: el estadounidense Jason Fried gestiona el blog Signal V. Noise sobre el mundo del trabajo, la colaboración y la productividad. El danés David Heinemeier Hansson es el creador de Ruby on Rails, un framework gratuito para la creación de aplicaciones, que cuenta con numerosos fans entre los frikis de la informática.

Publicado en 2010, Reinicia se convirtió rápidamente en un bestseller. Su tono directo y su enfoque pragmático, basado en la idea de que en la empresa “menos es más”, resultó innovador. Aunque el libro ya tiene unos cuantos años y su efecto novedoso se ha disipado, sus lecciones siguen siendo útiles para cualquier persona interesada en dirigir un negocio, trabajar en equipo o aumentar la productividad.

Olvida las viejas teorías de empresa… y el mundo real

• “El mundo real no es un lugar, es una excusa. Una justificación para no intentarlo”. Con teorías sobre el mundo real, nunca se avanza. Nunca se ha conseguido nada nuevo o revolucionario siguiendo el consejo de expertos en “el mundo real”. Este es solo para pesimistas y desesperados.

• No te centres mucho en la planificación. La planificación de negocios es una fantasía y es incompatible con la improvisación. Es peligroso seguir un plan a ciegas que no sea realista.

• Small is beautiful (menos es más). ¿Por qué siempre queremos crecer? El tamaño solo importa a aquellas personas con demasiado ego. Ser pequeño, desde el punto de vista empresarial, te permite ser más ágil y creativo, y tu vida profesional puede ser igual o más gratificante. Así que ¿por qué no quedarte como estás?

• “Nuestra cultura venera el culto al trabajo. No tiene ningún sentido”. A los adictos al trabajo les encanta crear problemas para poder pasar mucho tiempo resolviendolos y sentirse como héroes. La obsesión por el trabajo arruina la moral, y la cultura del presentismo genera un sentimiento de culpabilidad. ¡Va en contra del trabajo productivo!

¡Arranca ya!

Si quieres empezar algo nuevo, no esperes a que los planetas estén alineados y sea el momento perfecto. Montar una empresa a menudo no requiere mucho equipamiento. La mayoría de herramientas y recursos necesarios para cualquier persona que quiera empezar un negocio están disponibles de forma gratuita en internet. No hace falta que hagas ninguna declaración oficial de intenciones: lánzate a tu proyecto.

Para empezar, tampoco necesitas inversores. La desventaja de los inversores externos es que puede que acabes estando a su servicio, en lugar de al servicio de tus clientes. En el sector de los servicios, se necesita muy poco para empezar: la compañía eres tú. No tengas miedo de ser pequeño. “En la etapa incial eres más pequeño, más rápido y más flexible de lo que nunca vas a ser”.

El sistema de “hazlo todo tú mismo” es la forma más lógica y sencilla de empezar. Mantente fiel a este principio. También recuerda que es imposible complacer a todo el mundo, así que no hace falta ni que lo intentes. “Debes saber hasta dónde quieres llegar” y dejar clara tu posición, aunque esto te represente alejarte de algunas personas. Y recuerda: ¡lo aburrido no vende!

Progreso: acepta las limitaciones y no te compliques la vida

A medida que vayas pasando a las siguientes fases de tu negocio, te irás encontrando con obstáculos. La mejor forma de resolver los problemas es comprenderlos, aceptar las limitaciones y aprovecharlas para ser más creativo. Los escritores a menudo encuentran la inspiración cuando pasan por problemas. Tener recursos limitados te obliga a hacer más con menos. A veces, tendrás que rebajar tus ambiciones, pero recuerda que siempre es mejor hacer menos, pero hacerlo mejor. Si intentas hacer demasiado y demasiado rápido, al final terminarás desperdiciando recursos.

Es esencial que te dediques al “epicentro” de tu negocio. ¿Cuál es la parte es esencial? ¿Cuál es el producto base? Si al principio prestas demasiada atención a los detalles, esto puede dar lugar a reuniones repetitivas, desacuerdos y retrasos. “Define lo básico, y luego ya te encargarás de los detalles”. A menudo hay que seleccionar. Lo mismo ocurre con los menús de los restaurantes que tienen demasiados platos: al final resulta que no tienen los ingredientes y la experiencia acaba desembocando en un mal servicio para el cliente. Para estos establecimientos, el primer paso es reducir el número de platos y centrarse en sus especialidades.

El núcleo de tu negocio nunca debería depender de tendencias o de modas. Debe construirse sobre la base de valores inmutables, de aquellas cosas que los consumidores seguirán queriendo comprar o utilizar dentro de cinco años. Una vez la parte principal del negocio esté definida, ¡es momento de lanzarte a ello! Lo demás, ya irá llegando.

Productividad: concéntrate en lo esencial… ¡y duerme las horas!

Hemos inventado muchas formas de perder el tiempo y ser menos productivos. Muchas de las cosas que pensamos que son importantes para nuestro trabajo, en realidad no lo son. Por ejemplo, pasamos mucho tiempo escribiendo informes y actas de reuniones que nadie lee. Perdemos el tiempo en reuniones inútiles a las que asisten demasiadas personas. Ten en cuenta que una reunión de una hora con 12 personas cuesta a una empresa 12 horas de trabajo, como mínimo, ya que los empleados interrumpen su concentración y luego deben volver a empezar.

La interrupción es el enemigo de la concentración. Por eso a menudo trabajamos mejor temprano por la mañana o tarde por la noche. Así pues, crea hábitos que eviten esas interrupciones. Por ejemplo, puedes instaurar el “jueves silencioso”, o simplemente un rato al día sin mensajes ni llamadas. Al fin y al cabo, ¡no hace faltar estar conectado todo el día!

“Si algo sale bien, ya es suficiente”, no hace falta que salga perfecto. Es esencial encontrar formas simples y efectivas de resolver problemas. Es como en el judo: máxima eficacia con el mínimo esfuerzo. Aunque es cierto que con este método no conseguirás resultados espectaculares: por eso es importante que abandones el deseo de convertirte en un superhéroe. Lo mismo ocurre con el descanso. Privarse de horas sueño no es buena idea. Sin embargo, algunas personas lo ven como “un acto heroico, un tanto narcisista”. ¡Estar cansado o ponerse enfermo no tiene nada de heroico!

Las listas de tareas a largo plazo o una planificación mensual demasiado ambiciosa también pueden resultar contraproducentes. Nadie puede estimar con precisión cuánto tiempo le llevará completar una tarea y las listas largas terminan siendo una fuente de culpabilidad. Trabaja por etapas. Además, si tomas pequeñas decisiones, no podrás cometer grandes errores.

Competencia: no tienes porqué siempre hacer más

Siempre tendemos a querer ofrecer más que la competencia: más servicios, más productos… Muchas veces es mejor hacer menos. La lucha entre competidores es una escalada interminable, como la carrera armamentista durante la Guerra Fría. Además, el proceso conduce a una mercantilización de tu producto. Así que, de nuevo, ¡menos es más!

Aunque copiar a veces forma parte del proceso de aprendizaje (los estudiantes de pintura, por ejemplo, siempre empiezan copiando a sus maestros), en el caso de una empresa, copiar a la competencia no acostumbra a ser buena idea. Para protegerte contra la copia y la falsificación, tú tienes que formar parte de tu producto o servicio. Lucha contra tus competidores. Créate enemigos. Incluso puedes concebir a todo un sector como tu enemigo. El conflicto es estimulante y genera pasiones, y es así como te harás notar.

Promoción: crea una audiencia

Quedarse en la sombra a veces es bueno, ya que puedes probar cosas nuevas y cometer errores sin que todo el mundo se de cuenta. En la primera etapa de una empresa, no hace falta contratar a una agencia de relaciones públicas (y puede que nunca la necesites). En su lugar, empieza a crearte tu propia audiencia: habla, escribe, publica un blog o videos, comparte información útil… Verás como poco a poco tendrás una audiencia fiel. Eso es lo que Jason Fried lleva haciendo durante más de una década. Su blog tiene cientos de miles de seguidores, que en definitiva son los clientes y clientes potenciales más receptivos que uno podría desear.

No tengas miedo de compartir información valiosa, las “recetas” de tu compañía. Es lo que hacen los cocineros famosos cuando publican libros de cocina. Revelar algunos de tus secretos comerciales puede ser la mejor manera de generar interés. La gente tiene mucha curiosidad.

Los comunicados de prensa son como el correo no deseado: mensajes genéricos enviados a cientos o miles de desconocidos con la esperanza de que alguno muerda el anzuelo. Olvídate de comunicados y mensajes en masa. Elige de forma consciente a tus destinatarios, centrandote en la gente que ya está interesada: publicaciones comerciales o blogueros de nichos de mercado, pero no el Wall Street Journal.

El marketing no es un departamento sino algo que los empleados de una empresa practican cada día: en cada e-mail, en cada llamada telefónica… ¡El marketing está en todas partes! Es la suma de todo lo que haces y requiere escuchar a tus clientes y comunicarte con ellos, para bien o para mal. Si surge un problema, comunícalo a tus clientes inmediatamente. En una situación de crisis, debes ser honesto y atento. La velocidad lo ha cambiado todo: ya no puedes guardar secretos y esconder el polvo bajo la alfombra. Tienes que rendir cuentas rápidamente. Recuerda que para disculparse de forma sincera, uno debe aceptar su responsabilidad.

Contratación: ¿seguro que te hace falta?

Contrata solo tras haber intentado hacer el trabajo tú mismo. Si ves que te las arreglas, no contrates a nadie. Solo debes contratar si realmente necesitas descargarte de un gran volumen de trabajo, pero no por puro placer.
No te fijes demasiado en los currículums ni en los años de experiencia, ya que no aportan información muy útil sobre un candidato. “Aunque te sorprenda, hay poca diferencia entre un candidato con 6 meses de experiencia y otro con 6 años”.  Lo que cuenta es la personalidad y la dedicación. No importa el tiempo que lleve haciendo el trabajo, sino la calidad de su experiencia y sus logros.

En lugar de centrarte en currículums, títulos y años de experiencia, busca una manera de poner a prueba a los candidatos. La mejor forma de saber cómo alguien trabaja, por muy evidente que suene, es verlo trabajar. Por ejemplo, puedes contratarle para un mini-proyecto o encargarle un proyecto ficticio, simplemente para observar cómo se desenvuelve. De este modo, la información que obtendrás será auténtica.

Contrata siempre a personas que sepan expresarse bien por escrito: es un signo de mente clara y buenas habilidades de comunicación, y además es “la mejor garantía de que tengan buenas ideas”. Una persona que sepa escribir también te podrá ayudar a consolidar tu audiencia.

Puedes encontrar buenos candidatos en cualquier lugar del mundo, así que no dejes que la geografía se interponga. Siempre pueden trabajar a distancia. Organiza algunas reuniones de vez en cuando, pero contrata a gente que sea capaz de funcionar de forma independiente. ¡Nada de niños!

La cultura requiere constancia

Una cultura de empresa no se “crea” con normas y declaraciones de objetivos. “La cultura empresarial son acciones, no palabras”. Es la forma en que tratas a tu equipo. Elige a candidatos independientes, que sepan pensar por sí mismos y organizar su trabajo. También asegúrate de que les ofreces un buen equilibrio entre trabajo y vida personal: “lo que necesitas no es que trabajen más horas, sino que las aprovechen”. Comunícate con ellos de forma clara, sin jergas corporativas ni léxico jurídico. En definitiva: sé tú mismo.