Au sein de la Branche Stratégie et Management des territoires (180 personnes), vous assurez l’assistanat de 2 à 3 équipes. Dans ce cadre, vous effectuez des missions administratives, vous vous occupez de la facturation et venez en support à l'équipe commerciale. Vous êtes un élément clé de la fluidité des informations au sein des équipes et leur apportez appui et fiabilité dans leur action au quotidien.

Missions :

Assistanat du département :

• Gestion administrative : courriers, organisations réunion et support aux équipes, réservation de salles, etc…
• Gestion des agendas
• Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département : vérification des notes de frais
• Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
• Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département

Gestion du personnel arrivant :

• Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI….
• Mouvement de personnel et affectation
• Accueil des personnes

Facturation :

• Création des numéros d’imputation dans SAP
• Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L2)
• Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires du département (SNCF et non SNCF)
• Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts

Suivi des indicateurs du système de management (qualité):

• Carnets de mission
• CV pour les offres
• Enquête satisfaction client
• Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
• REX mission
• REX sécurité

Gestion des prestataires de service

• Rédiger les contrats et assurer leur suivi (mise à jour chaque année avec revalorisation)
• Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
• Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
• Saisir les factures dans les dossiers de missions

Support à la coordination commerciale

Il s’agit d’assurer une continuité de service en cas d’absence au sein des équipes Développement.

L’assistant aura en charge :

• La veille et la sélection des Appels d’offres lancés.
• Le téléchargement des dossiers de consultation des entreprises (DCE) sur demande
• La diffusion des consultations aux départements concernés
• La gestion des retours : GO/ NO GO dans l’outil CRM du groupe (REFLEX)

• Le montage administratif des offres :
  • Réalisation des dossiers administratifs des candidatures/ offres/BAFO (AE, marché application, CPA, CPT, DC4, DC1, DC2, liasse administrative…) - Aide dossier technique : récupérer les CVs identifiés dans les organigrammes, organisation RO…
• Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions…) et les réponses à apporter
• La création des opportunités dans Reflex

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
2. Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.  

Environnement de travail

Poste basé(e) à Choisy au sein de la Branche Stratégie et Management des territoires / 2 à 3 Départements

Déplacements ponctuels en France

Qualités et compétences requises

Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques

Être rigoureux et organisé

Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe

Avoir le sens du service et de la continuité de l’action à conduire

Être créatif et apporteur de solutions