Description du poste et Missions

Au sein du pôle gouvernance, en lien avec la responsable de la vie institutionnelle, vous rejoignez une équipe de trois assistantes de direction pour accompagner sur un périmètre défini des directions de notre organisation.

À ce titre, vos missions s’articuleront autour de trois grands axes :

Organisation et logistique

-          Assister les directeurs dans la gestion de leurs plannings, l’organisation de leurs rendez-vous, réunions et déplacements professionnels tout en anticipant les échéances,

-          Prendre en charge, sous la responsabilité de la responsable de la vie institutionnelle, l’organisation d’évènements et de séminaires.

Traitement de l’information

-          Préparer et organiser dans tous les aspects logistiques et administratifs (ODJ, présentation, dossiers, convocation) les comités ou réunions,

-          Assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus,

-          Assurer la relation avec les prestataires et fournisseurs (devis, commandes, factures, salons, colloques),

-          Suivre le budget des directions et le traitement des éléments de facturation sur l’outil de gestion Yooz,

-          Saisir ou mettre en forme tous types de documents : fichiers, présentations, etc.,

-          Rédiger des courriers ou notes.

Accueil de clients ou de visiteurs

-          Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs (filtration, orientation, prise de message, réponse, etc.)

-          Réceptionner, traiter et orienter les informations (courriers, messages, notes, circulaires, appels téléphoniques) vis-à-vis des collaborateurs des directions et des partenaires

Profil recherché

Vous avez une formation Bac+2 en assistanat de direction, administration ou gestion des entreprises, et vous bénéficiez d’une première expérience professionnelle réussie d’au moins 2 ans sur des missions similaires.

Vous disposez d’excellentes qualités rédactionnelles et d’une parfaite maîtrise de la langue française et de son orthographe. Vous maîtrisez le Pack Office et la connaissance de Yooz serait un plus.

Rigoureux et organisé(e), vous êtes reconnu(e) pour votre forte capacité à vous adapter aux changements et à faire face aux imprévus, des compétences qui vous permettent de gérer les priorités opérationnelles.

Diplomate, vous travaillez dans le respect de la confidentialité et avec la discrétion inhérente à votre fonction. Vous communiquez au quotidien avec les directions que vous assistez pour créer des rapports fluides. Enfin, vous êtes un membre essentiel de votre collectif de travail et vous participez activement à la vie de votre équipe.

Vous vous reconnaissez dans nos valeurs de sincérité, de responsabilité et d’engagement. 

Avantages :

• 6 semaines de congés payés + 3 journées fixées par l’UMR après 9 mois d'ancienneté

• Télétravail jusqu'à 2 jours par semaine

• Ticket Restaurant : 10€ dont 6€ de prise en charge par l’employeur

• Forfait mobilité durable

• Prévoyance et mutuelle prises en charge à hauteur maximum de 95% par l’employeur

• Accord intéressement et participation

• PEE avec un abondement employeur de 2500€