Le/la candidat(e) sélectionné(e) rejoindra l’équipe du Pr. Rima Nabbout (PU-PH) impliquée dans plusieurs programmes à l’échelle nationale et internationale : responsable du centre de référence des épilepsies rares à l’Hôpital Necker-Enfants malades, responsable scientifique et technique d’un programme de recherche hospitalo-universitaire et coordinatrice de plusieurs projets européens.

MISSION ET FONCTIONS :

L’assistant(e) de gestion administrative jouera un rôle pivot dans la gestion et l’organisation de ces activités :  

• Planification, organisation et suivi des réunions en concordance avec le planning hospitalier :

  • Réunions de direction de projets européens ; conseil scientifique international, comités de pilotage ;

  • Réunions avec les instances de direction de l’AP-HP et de l’Institut Imagine ;

  • Organisation logistique ;

  • Organisation de symposium, journées associatives, congrès.

• Suivi général des projets en cours :

  • Diffusion des ordres du jour et comptes rendus ;

  • Classement et tri de dossiers administratifs ;

  • Conception et mise en forme des dossiers et supports de réunions ;

  • Assurer la communication avec les autres équipes administratives et les gestionnaires (Institut Imagine, AP-HP, centre de référence, commission européenne) ;

  • Suivi des dossiers et des décisions.

• Contribution aux différents projets de communication interne et externe (création des supports de communication, gestion des réseaux sociaux, lien avec les associations de patients) ;

• Gestion de l’agenda, suivi des mails et notes de frais ;

• Interface avec les équipes coordinatrices et les différents chefs de projet :  assurer le lien avec les équipes de l’AP-HP, du centre de référence maladies rares, de la filière maladies rares et de l’Institut Imagine ;

• Interface avec les partenariats industriels.

COMPÉTENCES :

• Expérience en communication ;

• Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale ;

• Parfaite maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint ;

• Capacité de synthèse ;

• Connaissances de l’environnement de la santé et de la recherche ;  

• Très bon niveau écrit et oral en anglais (une langue supplémentaire serait appreciée).

QUALITÉS :

• Rigueur, sens de l'organisation, de l’anticipation et de l’autonomie ;

• Capacités d’adaptation et de flexibilité ;

• Capacités à évoluer au sein d’un environnement complexe et exigeant ;

• Esprit d’équipe, d’initiative et de responsabilités ;

• Aisance relationnelle et diplomatie ;

• Réactivité, efficacité ;

• Disponibilité.

PROFIL :

• De formation Bac+2/3 en support à l’action managériale, assistanat de direction et équivalents ;

• Expérience préalable de 2 ans minimum et de préférence dans le milieu de la santé.

CONTRAT :

Contrat à durée déterminée de 2 ans

MODALITÉS DU RECRUTEMENT :

Le dossier de candidature doit comprendre une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé