En tant qu’Office Manager, vous avez un rôle très polyvalent : vous êtes d’abord le/la garant(e) de la bonne gestion des locaux au quotidien, afin d’offrir un environnement de travail agréable et sécurisé aux collaborateurs d’ADN et de renforcer l’image de marque de la société lors de la visite de nos partenaires et clients.

Le présentiel est un prérequis pour assurer la qualité de l’environnement du lieu de travail pour les collaborateurs. Vous travaillerez sous Oracle, outil ERP utilisé pour le suivi des opérations comptables.

1. Office Management & Logistique

● Gérer les services généraux (commandes de fournitures, gestion des locaux, relation avec les prestataires, etc.).

● Assurer un environnement de travail agréable et fonctionnel pour les équipes (organisation des bureaux, gestion des accès, rangement, suivi des équipements).

● Organisation des déplacements professionnels : réservations de transports et hébergements.

● Suivi des contrats et abonnements liés aux infrastructures de l’entreprise (nettoyage, maintenance, sécurité, etc.).

2. Gestion administrative

● Générer et suivre les bons de commande sous Oracle conformément aux procédures internes pour toutes les activités de l’entreprise.

● Assurer la relation avec les fournisseurs en support des pôles d’activité BtoB : demandes de devis, suivi des commandes, paiements, gestion des litiges.

● Vous transmettez chaque mois les éléments variables de paie aux gestionnaires de paie de Média Participations.

● Suivi et gestion des notes de frais et autres dépenses administratives.

3. Support aux équipes & coordination interne

● Organiser des événements internes : séminaires, réunions, afterworks, team buildings en collaboration avec la direction générale.

● Assurer un rôle d’interface entre les équipes et les services supports.

● Si besoin, vous organisez la participation des équipes aux différents salons et marchés professionnels pour les salariés français et internationaux

● Vous transmettez chaque mois les éléments variables de paie aux gestionnaires de paie de Média Participations ;

Formation et expérience

● Formation en gestion administrative, office management ou équivalent.

● Première expérience sur un poste similaire serait un plus (y compris alternance).

Compétences techniques

● Excellentes compétences en gestion administrative.

● Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Google Workspace).

● Une expérience avec Oracle ou un outil similaire serait un vrai plus.

Qualités personnelles

● Sens relationnel et sens du service.

● Rigueur, organisation et résilience.

● Discrétion et respect de la confidentialité.

● Polyvalence, dynamisme et autonomie.

● Excellentes compétences en communication et esprit d’initiative

● Accès à la plateforme ADN

● Urban Sports Club