1. Gestion des services généraux

• Suivi et gestion des fournitures de bureau (commandes, stocks, distribution).
• Organisation et gestion des événements internes (One Boarding, CEO Update, We Dessert, We Lunch, Kids Days, etc.).
• Gestion et suivi des équipements et infrastructures (photocopieurs, distributeurs, mobilier, etc.).
• Coordination avec les prestataires pour la maintenance (électricité, plomberie, climatisation, sécurité).
• Installation et préparation des salles de réunion ou de réception selon un planning établi.
• Veille à la bonne organisation des plannings.

2. Gestion des locaux et sécurité

• Suivi de l'entretien, réparations et dépannage des locaux.
• Suivi des interventions techniques et coordination avec les agents externes.
• Gestion de la sécurité des bâtiments (contrôle d'accès, caméras, alarmes, etc.).
• Attribution et gestion des badges d'accès aux collaborateurs.
• Gestion des clés et des cartes de visite des salariés.

3. Gestion des déplacements professionnels

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• Gestion des demandes de transport (VTC, taxis).
• Assistance aux collaborateurs en cas de blocage de réservation, sur l'outil Navan que vous maitrisez idéalement.

4. Gestion des prestataires et fournisseurs

• Identification et suivi des contrats avec les fournisseurs et prestataires.
• Maîtrise d'un ERP type SAP et connaissance des appels d'offres.
• Vérification des prestations effectuées et suivi des facturations.

5. Gestion des véhicules de l'entreprise

• Suivi de la flotte automobile (véhicules de fonction, utilitaires, etc.).
• Gestion des restitutions, commandes de cartes de rechargement, suivi des contrats de location, relevés kilométriques, assurances et amendes (outil Eprunes).
• Suivi des contrôles techniques et des réparations.
• Gestion des cartes carburant.

6. Gestion des incidents et de la sécurité

• Veille au respect des normes de sécurité et des procédures internes.
• Gestion des incidents liés aux locaux et mise en place de solutions adaptées.
• Suivi des contrôles réglementaires (incendie, ascenseurs, sécurité des bâtiments).

Compétences et qualifications

Compétences techniques :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
• Connaissance des processus d'achat et de gestion des prestataires.
• Maîtrise des règles de sécurité et de maintenance des bâtiments.
• Expérience en gestion de flotte automobile et déplacements professionnels.
• Maîtrise d'un outil de ticketing, idéalement ServiceNow.

Compétences comportementales :

• Organisation et rigueur.
• Capacité à gérer les priorités.
• Sens du travail en équipe.
• Sens du service
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Dynamisme et disponibilité.
• Curiosité et autonomie.
• Capacité à manipuler du mobilier.

Profil recherché

• Formation : Bac+2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience : 2 à 5 ans sur un poste similaire.
• Langues : Bon niveau d'anglais requis ; une autre langue serait un plus (idéalement l'espagnol).
• Permis de conduire obligatoire (déplacements à l'international).