Ako byť v práci výkonnejší?

„Zase som nesplnil celý zoznam vecí, ktoré som mal spraviť…“
„Mám pocit, ako keby nikdy nedokončím všetky úlohy v práci.“
„Prečo za mnou stále chodia kolegovia a chcú sa rozprávať?“
„Som ochromený a nedokážem myslieť pozitívne!“

Stavíme sa, že poznáte aspoň jednu z týchto štyroch situácií. Veľa práce, nedostatok času počas dňa na jej splnenie… Rozumieme vám a nie ste v tom sami.

Portál Wrike nedávno viedol štúdiu o strese a produktivite v práci. Stres v práci v nej potvrdilo 94 % opýtaných zamestnancov. Vysoké hladiny stresu nikdy neprospievajú produktivite. Ako si teda môžete zorganizovať deň, aby ste v práci boli produktívnejší?

Ako veci zmeniť?

Radi by sme niečo priznali už hneď na začiatku: Neexistuje magická formulka, ktorá by vám pomohla lepšie si zorganizovať dni a redukovať úroveň stresu. Existuje však niekoľko jednoduchých princípov, ktoré si môže osvojiť každý, kto chce vylepšiť svoj každodenný život a stať sa produktívnejším.

• Určte si priority úloh a rozplánujte si podľa nich svoj deň.
• Vytvárajte si krok za krokom vlastné zvyky.
• Obmedzujte prerušenia svojho pracovného dňa.
• Použite kontraintuitívnu metódu (k tomu sa hneď dostaneme).

Určte si priority a rozplánujte si tak svoj deň

Niektorí ľudia uprednostňujú plánovanie svojho celého týždňa v piatok, iní to robia každý večer. Neexistuje jedno univerzálne pravidlo. Očakávanie úkonov a plánovanie sú však dva prvky procesu, ktoré nemožno ignorovať. Prvou podmienkou úspechu je odstránenie zdroja stresu: Neistotu. Ako si teda priorizovať úlohy?

Pre začiatok je dobrá Eisenhowerova metóda. Zjednodušene povedané, Dwight D. Eisenhower, 34. prezident USA, bol neuveriteľne zdatný v organizácii svojho času.

Keď chcete mechanizmus nazvaný po ňom použiť, musíte vziať do úvahy dve veci:

• Naliehavosť úlohy
• Dôležitosť úlohy

K týmto premenným môžete ešte pridať zložitosť danej úlohy.

Všetko si píšte

Odporúčame vám zapisovať si všetko, čo je vám povedané počas dňa, či už cez emaily, na schôdzkach, alebo počas telefonátov. To znamená, že sa budete môcť mentálne oslobodiť a sústrediť sa na úlohu, ktorú máte vykonať, a nie na informácie, ktoré ste získali pred 10 minútami.

Naša rada: Vždy so sebou noste zápisník, nalepovacie papieriky, alebo majte po ruke aplikáciu, aby ste si pripomenuli jednu z úloh, ktorá má byť dokončená. Na konci dňa ich zoraďte podľa dôležitosti a zahrňte ich do svojho zoznamu úloh. Všetko sa pekne prepojí!

Ako si správne rozplánujem svoje úlohy?

Cieľom je cítiť sa na konci dňa spokojne s tým, čo ste dosiahli. Preto nie je vaším cieľom vykonať maximálne množstvo úloh zo zoznamu. To je najrýchlejší spôsob, ako si prácu znechutiť. To nie je dobré ani pre vašu disciplínu, pohodu, ani produktivitu. Zvládnete to?
Buďte pánom svojho rozvrhu

Váš pracovný deň je asi osem hodín dlhý a pracovať z domova je nemožné. Preto sa musíte zorganizovať. V prvom rade si napíšte všetky svoje stretnutia, schôdzky a brainstormingy. Nemôžete sa im vyhnúť, takže je vhodné si ich všetky zapísať do kalendára.

Naša rada: Kedykoľvek je to možné, plánujte svoje stretnutia na jeden alebo dva konkrétne dni v týždni. Zvyšok týždňa sa tak budete môcť venovať tomu, čo je potrebné spraviť. Ak to nie je možné, stretnutia plánujte vždy na skoré alebo neskoré poobedie.

Neplánujte si stretnutia na ráno

To je všeobecne čas, keď máte najviac energie a vaša schopnosť sústrediť sa je na najlepšej úrovni. Využite svoje rána na dokončenie najdôležitejších úloh svojho dňa a sústreďte sa na hlbokú prácu. Je to časť dňa, keď dokážete splniť úkony, ktoré vyžadujú najviac mozgovej kapacity, ako je písanie, prezentácia, stratégia, práca so súbormi, ilustrácia a rozvoj.

Vložte to do svojho diára a zadajte si na splnenie realistický časový úsek. Sledujte svoje najdôležitejšie (a najnaliehavejšie) úkony a na základe ich náročnosti (množstva času, čo im venujete), vyplňte zvyšok svojho diára rovnakým spôsobom. Vaše dni a týždne budú vyzerať ako bloky úloh. Na konci týždňa sami pocítite, koľko veľa času ste na svojich projektoch pracovali.

Vytvárajte si krok za krokom zvyky

Mohli by sme sa s vami podeliť o zvyky najproduktívnejších podnikateľov sveta, ale nie sme si istí, či vám to pomôže vo vašom každodennom živote.

Nájdite si svoju vlastnú rutinu

To, čo bude fungovať pre vašich kolegov, možno nebude fungovať pre vás. Každý si musí nájsť to, čo je pre neho najlepšie a vytvoriť si systém prispôsobením sa tomu, čo už existuje.
Zvyky vám umožnia:

• byť efektívnejšími (viac sebareflektovať a vylepšiť prínos do práce),
• redukovať stres (nájsť spôsoby, akými lepšie zvládať vonkajšie zdroje stresu),
• mať pod kontrolou svoj vlastný čas (vedieť, kedy ste najproduktívnejšími a ktoré úlohy musíte spraviť v ktoré kľúčové momenty dňa).

Keď už sme pri tom, rutiny neznamenajú, že sa zobudíte o 5.00, meditujete 25 minút, pracujete pol hodiny a potom v kúpeľni pozeráte do zrkadla a opakujete si pozitívne afirmácie.

Naučte sa spravovať si emaily

1. Kontrolujte ich
Opýtajte sa sami seba otázku: ako často počas dňa otvorím svoju schránku? Zdravým zvykom, ktorý vám odporúčame zaviesť, je zredukovať tento úkon na maximálne dva (až tri) razy za deň.

Skontrolujte si email, napríklad:

• Keď dorazíte do práce, nie predtým!
• Skoro poobede, keď sú úrovne energie zvyčajne nízke… a nutne po obede! Využite tento čas na odpoveď na najdôležitejšie emaily dňa.
• Na konci dňa si doprajte viac než 30 minút na odpovede, v závislosti od počtu emailov, ktoré musíme vyriešiť, aby ste si schránku vyprázdnili.
• Tri razy a dosť. Rozdiel pocítite na svojej efektivite aj produktivite.

2. Trieďte ich
Trieďte svoje správy pomocou štítkov, ako napríklad:

• Inbox: umožní vám triediť doručené emaily.
• Dnes: odpoveď, ktorá je potrebná dnes.
• Týždeň: odpoveď, ktorú treba napísať do konca týždňa.
• Mesiac: pre emaily, ktoré nie sú naliehavé a stačí na ne odpovedať do konca mesiaca.

Obmedzte raz a navždy rušivé zdroje**

Viete, že potrebujete aspoň 25 minút na to, aby ste znovunadobudli sústredenie na konkrétnu úlohu potom, čo je prerušené? To je dosť na osemhodinovú pracovnú dobu, počas ktorej vás môže niečo od práce vyrušiť mnohokrát.

Naša rada: Nedovoľte nikomu prerušiť vašu rannú prácu. Dajte si na uši slúchadlá a svojim kolegom tak naznačíte, že „Nie ste k dispozícii, aby ste odpovedali na ich otázky.“

Niekedy to nie sú iní ľudia, ktorí nás vyrušujú. Magazín Inc. publikoval štúdiu, v ktorej odborníci zistili, že svoj telefón kontrolujeme priemerne 150 krát denne. Množstvo času je, samozrejme, venované sociálnym sieťam, ale to nie je témou tohto článku.

Pozor na multitasking

Multitasking je častou témou diskusií. Napriek tomu mnohí ľudia striedajú pracovné úlohy každých 10 minút. Chcete byť počas dňa produktívnejší? Prestaňte robiť viac vecí naraz! Štúdia, ktorú uverejnila spoločnosť Fuze, dokázala, že ak striedate svoje povinnosti, trvá o 50 % viac času ich dokončiť. To nás vracia späť k nášmu systému priorizácie a plánovania. Ak si nájdete čas na plánovanie svojich dní vopred, multitasking už nebudete potrebovať.

Naučte sa hovoriť „nie“

„Rozdiel medzi úspešnými a veľmi úspešnými ľuďmi je, že veľmi úspešní ľudia hovoria ‚nie‘ takmer na všetko.“ Warren Buffet

Nejde tu o to, aby ste svojmu manažérovi povedali “nie” vždy, keď vás o niečo požiada. Je dôležité pochopiť, že váš čas nie je nafukovací. Odpovedať na všetko “áno” vás dostane späť na začiatok: nebudete nič môcť priorizovať a všetko budete robiť v zhone. A to vôbec nie je dobré.

Prijmite nedokonalosť a doprajte si pauzy!

Kognitívny psychiater a neuropsychológ Cyril Couffe skúmal sústredenie a produktivitu v škole a v práci. Pravidelné pauzy viedli k o 10 % lepšiemu výkonu. Sme permanentne bombardovaní stúpajúcim množstvom požiadaviek. „Aby ste sa cez deň zotavili, musíte si nájsť čas na skutočné prestávky, či už prostredníctvom vizuálnej aktivity (pozerajte sa von oknom) alebo zvukovej (počúvajte hudbu). Dostanete sa tak do zasnívaného stavu,“ vraví Couffe.

Viete, čo máte robiť! Než začnete znova, doprajte si pauzu.

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.

Preklad: Dorota Bachratá
Foto: WTTJ