Las 10 claves para aprender a ser más productivo

“Otra vez, no me ha dado tiempo a terminar las tareas de mi lista”
“Me da la impresión de que no avanzo en mi trabajo”
“¿Por qué mis compañeros no paran de interrumpirme?”
“Estoy hasta arriba de trabajo, ¡no doy abasto!”

Estamos seguros de que te identificas con alguna de estas cuatro situaciones. Tienes mucho que hacer, los días se te quedan cortos y no consigues dejarlo todo hecho… ¡No eres el único!

Wrike ha realizado hace poco un estudio sobre el estrés y la productividad laboral. El 94% de los trabajadores encuestados aseguran sentirse estresados en el trabajo. Tener un alto nivel de estrés no es bueno para la productividad, así pues, ¿cómo organizar tu jornada para que el tiempo te cunda más y puedas aumentar la productividad?

¿Qué hacer para cambiar?

Te avisamos desde ya: no existe ningún método milagroso para organizar automáticamente las jornadas de trabajo y reducir el nivel de estrés, pero estos sencillos consejos pueden ayudarte a optimizar tu día a día y conseguir ser más productivo:

• Prioriza y ordena las tareas que tengas pendientes.
• Instaura hábitos diarios.
• Limita las interrupciones.
• Utiliza el método contraintuitivo (con un poco de paciencia, lo conseguirás).

Prioriza las tareas y planifica tus jornadas

Hay quienes organizan la semana de trabajo los viernes por la tarde; otros, la noche anterior. No existe ninguna regla. Sin embargo, anticipar las tareas y planificarlas con tiempo resulta indispensable, pues así se elimina una importante fuente de estrés: la incertidumbre.

Pero, ¿cómo ordenar las tareas según el nivel de prioridad? La matriz de Eisenhower es una buena manera de comenzar. Dicho sea de paso, Dwight D. Eisenhower fue el presidente de Estados Unidos número 34. Al parecer, tenía una gran capacidad de organizar su agenda y administrar su tiempo.

Debes tener en cuenta dos factores:

• El carácter urgente (o no) de la tarea.
• La importancia de la tarea.
  A estas variables, podemos añadir la dificultad del tema a tratar.

Anótalo todo

Anota toda la información que vayas recibiendo durante el día (e-mails, reuniones, llamadas…). Esto te ayudará a liberar la mente para poder concentrarte únicamente en la tarea en mano y dejar a un lado la información recibida hace 10 minutos.

Nuestro consejo: ten siempre a mano una libreta, un bloc de notas tipo post-it o una aplicación móvil para apuntarlo todo. Así no se te olvidarán las tareas pendientes y, al final del día, podrás añadirlas a tu to-do list por orden de importancia. ¡Todo ligado!

¿Cómo planificar correctamente las tareas?

El objetivo terminar el día satisfecho de todo lo que has conseguido. No debes tratar de añadir el mayor número posible de tareas a tu planning diario, pues lo único que conseguirás es, precisamente, no sentirte satisfecho, y eso no es bueno para la moral (ni para los niveles de estrés) y menos aún para la productividad. Así pues, ¿cómo puedes hacerlo?

Utiliza bien tu agenda

Tus jornadas de trabajo duran unas ocho horas. Debes evitar trabajar por la noche en casa y, para conseguirlo, tienes que organizarte. Lo primero que debes hacer es anotar todas tus reuniones, brainstormings, citas, formaciones… No podrás librarte de ellas, así que más vale que las anotes en tu calendario.

Nuestro consejo: si es posible, intenta que todas las reuniones de la semana sean el mismo día (o en dos días, como mucho). Así podrás dedicar el resto del tiempo a realizar las tareas que tengas pendientes. Si no es posible, intenta al menos reunirte por las tardes.

Aprovecha las mañanas sin reuniones

Generalmente, por las mañanas tenemos más energía y nuestra concentración está en su nivel máximo. Aprovecha las mañanas para dedicarte a la tarea más importante del día en modo deep work. Trata de hacer cosas que requieran concentración: escribir, preparar una presentación, definir una estrategia, tramitar un expediente, trabajar en una ilustración, programar, etc.

Reserva las mañanas en tu agenda para este tipo de tareas, pero trata de ser realista cuando decidas el tiempo que necesitas para realizarlas. Según la prioridad (y urgencia) de las tareas, así como su nivel de dificultad, rellena todo tu calendario siguiendo el mismo método.

Tu día y tus semanas se convertirán en un conjunto de bloques de tareas, y al final de la semana, tendrás la sensación de haber avanzado en tus proyectos.

Instaurar hábitos diarios

Podríamos contarte cuáles son los hábitos diarios de los genios creativos más productivos del mundo, pero lo cierto es que no sabemos hasta qué punto te ayudarían.

Márcate tu propia rutina

Seguramente lo que le funciona a tu compañero de oficina… no te funcione a ti. Descubre lo que más se adapta a ti y crea tu propia rutina personalizada.

• Establecer hábitos diarios te permitirá:

• Ser más eficaz: te plantearás menos cuestiones y trabajarás más.

• Reducir tu nivel de estrés: trata de crear un ambiente que te ayude a disminuir la presión exterior.

• Controlar tu tiempo: saber cuándo eres eficaz y las tareas a las que debes dedicar cada momento del día.

Pero instaurarte una rutina no significa tener que levantarte a las 5 de la mañana, meditar durante 25 minutos, hacer deporte media hora y mirarte al espejo en el baño mientras repites “soy el mejor”.

Aprende a gestionar tus e-mails

Cuándo consultarlos
Piénsalo bien: ¿cuántas veces al día actualizas tu bandeja de entrada? Estaría bien que lo hicieras, como mucho, dos o tres veces al día.

Puedes, por ejemplo, consultar tus e-mails:

• Cuando llegues a la oficina por la mañana, ¡pero no antes!
• Después de comer. Tendrás menos energía porque estarás en plena digestión. Aprovecha este rato para contestar a los mensajes más importantes del día.
• Al final del día. Reserva unos treinta minutos (según la cantidad de e-mails) e intenta dejar vacía tu bandeja de entrada.

Tres veces es suficiente. Si sigues este consejo enseguida notarás un aumento de tu eficacia y productividad.

Cómo ordenarlos
Puedes ordenar tus e-mails por estado, por ejemplo:

• Bandeja de entrada: deja aquí los e-mails recibidos que aún no hayas leído.
• Hoy: ordena en esta carpeta los e-mails que debes contestar durante el día.
• Semana: añade aquí los que debes gestionar antes de que termine la semana.
• Mes: incluye en esta carpeta los que no presentan ninguna urgencia y puedes tramitar antes de que termine el mes.

No permitas que te interrumpan

¿Sabes que tardas casi 25 minutos en volver a concentrarte en una tarea cuando alguien te interrumpe? Es una cantidad de tiempo considerable si tenemos en cuenta que, en una jornada de ocho horas, nos molestan decenas de veces.

Nuestro consejo: no permitas que te interrumpan cuando estás ocupado por las mañanas. Si no lo consigues, ponte unos auriculares; es una buena manera de decir a tus compañeros “Estoy ocupado y no puedo contestar a vuestras preguntas”.

Lo cierto es que no solo nos distraen los demás. Un estudio realizado por la revista Inc. asegura que consultamos el móvil unas 150 veces al día. Además, gran parte de dichas consultas tienen que ver con las redes sociales… Pero este no es el tema de hoy.

Cuidado con el multitasking

El multitasking está de moda. Sin embargo, lo que realmente hacen muchos multitareas es pasar de una tarea a otra cada 10 minutos. ¿Quieres ser más productivo? ¡Olvídate del multitasking! Un estudio realizado por la empresa Fuze revela que, cuando vamos pasando de una tarea a otra, tardamos el doble de tiempo en realizar cada una de ellas.

Esto tiene que ver de nuevo con nuestra manera de priorizar y de organizarnos. Si conseguimos planificar las jornadas por avanzado, no tendremos que hacer multitasking.

Aprende a decir “no”

“La diferencia entre las personas de éxito y las personas de mucho éxito es que las de mucho éxito dicen no a casi todo”. - Warren Buffett.

Evidentemente, la idea no es decirle “no” a tu jefe cada vez que te pida algo, pero debes ser consciente de que tu tiempo es limitado. Decir que sí a todo conlleva dejar de priorizar y hacerlo todo de manera precipitada, y eso no es bueno.

Haz descansos de vez en cuando, ¡nadie es perfecto!

Cyril Couffe, doctor en psicología cognitiva y neuropsicólogo, ha realizado un estudio sobre la concentración y la productividad en el colegio y en el trabajo.

Hacer pausas de manera habitual nos permite ser un 10% más eficaces. La realidad es que estamos solicitados de forma permanentemente y los niveles de exigencia en el trabajo son cada vez mayores.

“Si no queremos ir perdiendo eficacia a lo largo del día, debemos hacer varias pausas. Además, para que sirvan de verdad, estas deben incluir una actividad visual (mirar por la ventana, por ejemplo) o sonora (escuchar música). Esto nos permitirá entrar en un verdadero estado de desconexión”, explica Cyril Couffe.

¿Sabes lo que te queda por hacer hoy? Hacer una pausa antes de volver al trabajo.

Traducido por María Gutiérrez Alonso

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