Être plus productif, ça s'apprend. Suivez le guide !

« Une fois de plus, je n’ai pas réussi à terminer ma to-do list… »
« J’ai l’impression de ne pas avancer dans mon travail… »
« Pourquoi mes collègues n’arrêtent pas de venir me voir ? »
« Je suis sous l’eau, je ne m’en sors pas ! »

On parie que vous avez déjà connu l’une de ces quatre situations. Beaucoup de choses à faire, pas suffisamment de temps dans une journée pour tout accomplir… On vous comprend et vous n’êtes pas seul dans ce cas.
Wrike a récemment mené une étude sur le stress et la productivité au travail. Parmi les salariés interrogés, 94 % d’entre eux disent se sentir stressés au travail. Or un niveau de stress élevé n’est jamais très bon pour votre productivité. Alors, comment organiser sa journée pour être plus productif au travail ?

Comment changer les choses ?

On préfère vous prévenir tout de suite : il n’y a pas de méthode miracle pour mieux organiser vos journées et réduire votre niveau de stress. En revanche, il existe des principes simples que chacun peut s’approprier pour améliorer son quotidien et devenir plus productif :

• Hiérarchiser et séquencer sa journée.
• Se créer des habitudes, pas à pas.
• Limiter les interruptions dans sa journée.
• Utiliser la méthode contre-intuitive pour être plus productif (un peu de patience, on y vient.)

Hiérarchiser ses tâches pour séquencer ses journées

Certains préféreront anticiper la semaine à venir le vendredi en fin de journée, d’autres la veille au soir. Il n’y a pas de règle. En revanche, anticiper ses tâches et les planifier dans le temps sont deux choses indispensables. C’est la première condition pour vous enlever une source de stress : l’incertitude.
Comment hiérarchiser ses tâches ?

La matrice d’Eisenhower est une bonne base pour commencer. Pour la petite histoire, Dwight D. Eisenhower fut le 34ème président des États-Unis. Il avait, paraît-il, une capacité incroyable à organiser son emploi du temps.

Deux facteurs sont à prendre en compte :

• Le caractère urgent (ou non) d’une tâche.
• L’importance de cette tâche.
  À ces variables, on peut ajouter la difficulté du sujet à traiter.

Noter tout

Nous vous conseillons de noter tout ce que l’on peut vous dire au cours de la journée (e-mails, réunion, appels, …). Vous libérerez ainsi votre esprit en vous concentrant sur votre tâche actuelle plutôt que sur l’information reçue il y a 10 minutes.

Notre conseil : ayez toujours un carnet, des Post-it ou une application à portée de main pour ne pas oublier les prochaines tâches à accomplir. À la fin de la journée, vous pourrez ainsi les classer par ordre d’importance et les inclure dans votre to-do list. Tout est lié !

Comment planifier correctement ses tâches ?

Le but du jeu est de terminer sa journée en étant satisfait de ce que l’on a réussi à mener à bien. Votre objectif n’est donc pas de noter le maximum de tâches possibles sur votre planning de la journée ; c’est le meilleur moyen de ne pas être satisfait de vous-même. Et ce n’est pas bon pour votre moral, votre niveau de stress et votre productivité. Alors, comment s’y prendre ?

Maîtriser votre agenda

Vos journées de travail font plus ou moins huit heures, et pas question de travailler le soir chez vous. Alors, pour que cela n’arrive pas, il va falloir s’organiser.
La première chose à faire est de noter l’ensemble de vos réunions, rendez-vous, brainstormings et autres meetings en équipe. Vous ne pourrez pas y échapper, alors mieux vaut les avoir enregistrés dans votre calendrier.

Notre conseil : lorsque vous le pouvez, groupez vos réunions sur une, voire deux journées dans la semaine. Le reste du temps sera consacré à produire et délivrer ce que vous avez à faire. Si ce n’est pas possible, privilégiez le début ou la fin d’après-midi pour prévoir ces réunions.

Aucune réunion le matin : pourquoi ?

C’est généralement le moment où vous avez le plus d’énergie. Votre concentration est au maximum. Profitez donc de votre matinée pour terminer la tâche la plus importante de la journée. et vous consacrez à vos sessions de deep work. Ces moments vous permettent d’accomplir des tâches qui vous demandent de la réflexion et de la production : écriture, présentation, stratégie, dossier, illustration, développement etc.

Inscrivez ces moments dans votre calendrier en prévoyant une plage horaire réaliste. Suivant les tâches plus ou moins prioritaires (et urgentes) et selon leur niveau de difficulté (temps prévu), remplissez la suite de votre calendrier sur le même principe.
Votre journée et vos semaines ressembleront alors à une succession de blocs de tâches. À la fin de la semaine, vous aurez enfin le sentiment d’avoir avancé sur vos projets.

Se créer des habitudes, pas à pas

Nous pourrions vous partager les habitudes des entrepreneurs les plus productifs du monde. Mais nous ne sommes pas sûrs que cela puisse vous faire avancer dans votre quotidien.

Trouver sa propre routine

Ce qui a marché pour votre voisin de bureau ne fonctionnera peut-être pas pour vous. Chacun doit trouver ce qui lui convient et se créer un système en adaptant ce qui existe.

Les habitudes vont vous permettre de :

• gagner en efficacité (se poser moins de questions, pour délivrer plus) ;
• réduire votre niveau de stress (définir un cadre pour mieux gérer la pression extérieure) ;
• avoir le contrôle de son temps (savoir quand vous êtes efficace et les tâches que vous devez faire à chaque moment clé de votre journée).

Et lorsque nous parlons de routine, cela ne veut pas nécessairement dire qu’on doit se lever à 5h du matin, faire 25 minutes de méditation, 30 minutes de sport et se regarder dans le miroir de sa salle de bain en se répétant qu’on est le meilleur.

Apprendre à gérer ses mails

1. Les consulter

Posez-vous la question suivante : combien de fois par jour actualisez-vous la page de votre messagerie ? Une habitude à prendre serait de réduire ce chiffre à deux (ou trois) fois maximum dans la journée.

Vous pouvez par exemple consulter vos e-mails :

• En arrivant au bureau le matin, pas avant !
• En début d’après-midi ; il y a toujours une baisse d’énergie… repas oblige ! Profitez-en pour répondre aux messages les plus importants de la journée.
• En fin de journée, accordez-vous une trentaine de minutes suivant le nombre d’e-mails à traiter pour vider votre boîte.

Trois fois, pas plus. Et vous sentirez déjà la différence sur votre niveau d’efficacité et de productivité.

2. Les trier

Triez vos messages par statut, comme suit :

• Boîte de réception : elle vous permet de trier vos e-mails entrants.
• Aujourd’hui : une réponse doit être faite aujourd’hui.
• Semaine : une réponse doit être faite avant la fin de la semaine.
• Mois : pour les e-mails qui ne présentent pas d’urgence particulière, donc à traiter avant la fin du mois.

Limiter les interruptions, définitivement

Saviez-vous qu’il vous faut près de 25 minutes pour vous (re)concentrer sur une tâche après avoir été interrompu ? C’est considérable sur une journée de huit heures où l’on peut être dérangé des dizaines de fois.

Notre conseil : ne laissez personne vous interrompre dans vos tâches le matin. Portez un casque ou des écouteurs est un bon moyen d’envoyer un signal à vos collègues : « Je ne suis pas disponible pour répondre à vos questions. »

Mais nous n’avons pas toujours besoin des autres pour être distrait. Une étude menée par le magazine Inc. nous apprend aussi que nous consultons en moyenne 150 fois par jour notre téléphone. Bien sûr, beaucoup de ce temps-là est consacré aux réseaux sociaux. Mais ce n’est pas le sujet d’aujourd’hui.

Se méfier du multitasking

Quant au multitâche, tout le monde en parle. Pourtant, encore beaucoup de personnes continuent de switcher d’une tâche à une autre toutes les 10 minutes. Vous souhaitez gagner en productivité sur vos journées ? Arrêtez simplement le multitâche ! Une étude réalisée par Fuze montre que, si vous jonglez d’une tâche à une autre, vous mettrez 50 % de temps en plus pour accomplir chacune d’elles.

Nous en revenons ainsi à notre système de hiérarchisation et de planification. Si vous prenez le temps de préparer vos journées en amont, le multitasking n’existera (bientôt) plus.

Apprendre à dire “non”

« The difference between successful people and very successful people is that very successful people say “no” to almost everything. » - Warren Buffett

Bien sûr, l’idée n’est pas de dire “non” à votre manager à chaque fois qu’il vous demande quelque chose. Mais ce qu’il faut comprendre, c’est que votre temps n’est pas extensible. Or dire “oui” à tout revient à ne rien prioriser et à tout faire dans la précipitation. Et ça ne sonne jamais très juste.

Accepter l’imperfection et faire des pauses !

Cyril Couffe, docteur en psychologie cognitive et neuropsychologue, a mené une étude sur la concentration et la productivité à l’école et au travail.

Faire régulièrement des pauses permettrait de gagner 10 % de performance en plus. Nous sommes en effet sollicités en permanence et les niveaux d’exigence sont de plus en plus élevés.
« Pour récupérer tout au long de la journée, il vous faut trouver régulièrement des moments de vraie pause, que ce soit par une activité visuelle (regarder par la fenêtre) ou sonore (écouter de la musique) qui vous met dans un état de rêverie. » explique Cyril Couffe

Vous savez ce qu’il vous reste à faire ? Faites une pause avant de vous y remettre.

Photo by WTTJ