Jak být v práci produktivnější?

„Už zase jsem nesplnil všechny úkoly na seznamu…“
„Mám pocit, že jsem pořád pozadu.“
„Proč si za mnou chodí kolegové povídat?“
„Mám toho až nad hlavu a nevím, jak z toho ven!“

Určitě už jste alespoň jednu z těchto čtyř situací zažili. Spousta práce a dny příliš krátké na to, aby se vše stihlo… Rozumíme vám a nejste v tom sami.

Společnost Wrike nedávno provedla studii na téma stresu a produktivity v práci. 94 % dotázaných pracovníků uvedlo, že v kanceláři zažívá stres. Jeho vysoká míra však bohužel neprospívá naší produktivitě. Jak si tedy máme zorganizovat den tak, abychom byli v práci produktivnější?

Jak dosáhnout změny?

Nejprve si musíme ujasnit jedno: Neexistuje žádné zaříkadlo, které by samo od sebe zorganizovalo náš den a zbavilo nás stresu. Existuje ale několik jednoduchých zásad, pomocí kterých můžeme zlepšit svůj každodenní život a být produktivnější.

• Stanovte si priority a naplánujte si svůj denní program.
• Krůček po krůčku si vytvořte osobní návyky.
• Nenechte se příliš vyrušovat během dne.
• Abyste byli ještě produktivnější, použijte metodu, která není zcela intuitivní (o té ale více později).

Stanovte si priority a naplánujte si svůj denní program

Někteří rádi plánují celý následující týden v pátek večer, jiným stačí den předem. Neexistuje žádné univerzální pravidlo. Dva zásadní aspekty produktivity jsou ale předvídání úkolů a plánování dopředu. První překážkou na cestě k odstranění zdroje stresu je totiž nejistota. Jak si tedy můžeme stanovit priority?

Pro začátek můžete využít Eisenhowerův princip. Dwight D. Eisenhower byl 34. americký prezident, o kterém se říkalo, že měl mimořádné organizační schopnosti.
Při uplatnění stejnojmenného principu je třeba vzít v potaz dvě kritéria:

• (ne)naléhavost úkolu
• důležitost úkolu

U každé položky se pak sami sebe zeptejte, zda je naléhavá a jak moc je důležitá.

Všechno si poznamenejte

Doporučujeme vám zapsat si všechno, co je vám během dne sděleno, ať už v e-mailu, na schůzce či telefonicky. Tím odlehčíte své mysli a budete se moci soustředit na úkol, kterým se právě zabýváte, aniž by se do toho vměšovaly informace obdržené před 10 minutami.

Náš tip: Noste si s sebou poznámkový blok, nalepovací lístečky nebo aplikaci, která vám připomene dosud nesplněné úkoly. Na konci dne je pak seřaďte podle důležitosti a zahrňte je do svého seznamu úkolů. Všechno se pak hezky propojí!

Jak si správně rozvrhnout úkoly?

Vaším cílem by mělo být zakončit den s pocitem zadostiučinění. Neměli byste si tedy dávat na seznam příliš mnoho úkolů. To je naopak ten nejrychlejší způsob, jak být sami se sebou nespokojení. Uškodíte tak své morálce i produktivitě a ještě víc se vystresujete. Jak to tedy udělat?

Buďte pánem svého programu

Váš pracovní den trvá přibližně osm hodin a práce z domova je vyloučená. Musíte tedy se svým časem nakládat efektivně. Nejprve si udělejte seznam všech schůzek, jednání a brainstormingů. Těm se vyhnout nemůžete, takže si je rovnou zapište do kalendáře.

Náš tip: Jestli to půjde, zkuste si naplánovat veškeré schůzky do jednoho či dvou dnů v týdnu. Zbytek týdne vám pak zůstane volný na cokoliv, co je potřeba udělat. Pokud to nebude možné, domlouvejte si schůzky po obědě či pozdě odpoledne.

Nedomlouvejte si schůzky na dopoledne

To je totiž doba, kdy máte obecně nejvíce energie a dokážete se nejlépe soustředit. Rána si vyhraďte na dokončení těch nejdůležitějších úkolů a na náročné pracovní aktivity. V této denní době splňte ty úkoly, které vyžadují nejvíc vaší mozkové kapacity, jako např. psaní, prezentace, strategie, evidence, ilustrace a vývoj.

Přidejte si je do svého kalendáře a vyhraďte si na jejich splnění realistické množství času. Určete si ty nejdůležitější (a naléhavé) úkoly. Podle jejich úrovně obtížnosti (množství času nutného k jejich splnění) si pak vyplňte zbývající volný čas v kalendáři. Vaše denní a týdenní rozvrhy budou mít formu několika po sobě jdoucích bloků úkolů. Týden zakončíte dobrým pocitem z efektivně odvedené práce na všech projektech.

Krůček po krůčku si vytvořte osobní návyky

Mohli bychom se s vámi podělit o návyky světově nejproduktivnějších podnikatelů, ale nejsme si jistí, jak moc vám to pomůže ve vašem každodenním životě.

Najděte si vlastní rutinu

To, co vyhovuje vašim kolegům, nemusí vyhovovat vám. Každý si musí najít to svoje a vytvořit si vlastní systém na základě existujících praktik.
Návyky vám umožní:

• být efektivnější (méně o sobě pochybovat a podat lepší výkon),
• snížit míru stresu (najít způsob, jak se vypořádat s vnějšími zdroji stresu),
• být pánem vlastního času (rozpoznat dobu, kdy jste nejefektivnější, a také úkoly, které je během ní třeba udělat).

Když už jsme u toho, je mylné domnívat se, že rutina znamená vstávat v 5 ráno, 25 minut meditovat, 30 minut cvičit a dívat se na sebe do zrcadla, zatímco sami sobě přednášíme povzbuzující proslovy.

Naučte se pracovat s e-maily efektivně

1. Zkontrolujte je
Položte si otázku: Kolikrát denně aktualizuji složku s doručenou poštou? Správně byste měli aktualizace redukovat nanejvýš na dvakrát (až třikrát) denně. Poštu si čtěte, až budete v kanceláři, nikoliv dříve!

Kdy je ideální čas na čtení emailů?

• Po obědě, kdy vaše energie obvykle skomírá. Využijte tuto denní dobu tak, že odpovíte na ty nejdůležitější e-maily.
• Koncem dne si podle potřeby vyhraďte dobrých 30 minut či více, abyste odpověděli na všechny doručené e-maily.
• Třikrát a víckrát ne. Pak už jen sledujte, co to udělá s vaší efektivitou a produktivitou.

2. Roztřiďte je
E-maily si roztřiďte pomocí štítků:

• Doručená pošta: Umožní vám roztřídit si příchozí zprávy.
• Dnes: E-maily, na které je nutné odpovědět ještě dnes.
• Týden: E-maily, na které stačí odpovědět do konce týdne.
• Měsíc: Tento štítek je určen pro méně naléhavé e-maily, na které stačí odpovědět do konce měsíce.

Už se nenechte vyrušovat

Věděli jste, že když nás něco vyruší od úkolu, na kterém pracujeme, trvá nám skoro 25 minut, než se do něj znovu ponoříme? To je spousta času, když vezmeme v potaz, že pracovní den má osm hodin a během něj můžeme být vyrušeni mnohokrát.

Náš tip: Nenechte se vyrušovat během dopoledních úkolů. Nasaďte si sluchátka a dejte tím svým kolegům jasně najevo: „Teď nemám čas odpovídat na vaše dotazy.“

Někdy ale vyrušení nepřichází zvnějšku. Studie, kterou provedl časopis Inc., ukázala, že kontrolujeme svůj mobil průměrně 150x za den. Většinou brouzdáme na sociálních sítích. To je ale téma na jindy.

Dávejte si pozor na multitasking

Multitasking je často rozebírané téma. Přesto mnoho lidí i nadále přeskakuje z úkolu na úkol každých 10 minut. Chcete, aby byl váš den produktivnější? Přestaňte s multitaskingem! Výzkum provedený společností Fuze tvrdí, že pokud skáčeme od úkolu k úkolu, trvá nám o 50 % déle úkoly dodělat. To nás opět přivádí k již zmiňovanému systému stanovování priorit a plánování. Pokud si své pracovní dny naplánujete dopředu, multitaskingu se (brzy) zbavíte.

Naučte se říkat „ne“

„Rozdíl mezi úspěšnými lidmi a skutečně úspěšnými lidmi je ten, že skutečně úspěšní lidé odpovídají ‚ne‘ skoro na všechno.“ – Warren Buffett.

Samozřejmě to neznamená, že byste měli odpovědět „ne“ pokaždé, když vás nadřízený o něco požádá. Důležité je ale pochopit, že váš čas je omezený. Když totiž přijímáte spoustu úkolů najednou, nelze si stanovovat priority a nakonec vše děláte naráz a ve spěchu. To jednoduše nevěstí nic dobrého.

Tolerujte nedokonalosti a dělejte si přestávky!

Kognitivní psychiatr a neuropsycholog Cyril Couffe provedl výzkum, ve kterém se zabýval soustředěním a produktivitou ve škole a v práci. Účastníci, kteří si dávali pravidelné přestávky, pracovali o 10 % lépe. Jsme neustále bombardováni narůstajícím počtem požadavků. „Abyste si během dne odpočinuli, musíte si najít čas na skutečné přestávky, ať už vizuálního charakteru (koukání z okna) nebo zvukového (poslouchání hudby), kterými docílíte zenového stavu,“ říká Couffe.

Teď už víte, co máte dělat! Udělejte si přestávku, než znovu začnete pracovat.

Přeložila Eva Mazalová

Fotografie: Welcome to the Jungle