Ako nastaviť KPI pri výberovom konaní?

Či už ide o problém budovania značky firmy, o prijímanie nových zamestnancov, alebo o hľadanie výnimočných talentov, hlavným prostriedkom vašej spoločnosti sú jednoznačne peniaze. Keďže ide o peniaze, dôležitý je návrat investícií. Každá firma chce preto čo najrýchlejšie poznať výsledky svojej komunikačnej stratégie.

Práve tu vstupujú do hry KPI (z angl. Key Performances Indicators), teda kľúčové ukazovatele výkonnosti, alebo výkonové ukazovatele.

V článku sa pozrieme na osvedčené postupy, ich definície a správne použitie.

Prečo je dôležité nastaviť správne KPI?

Či už ide o obchodné, alebo iné účely spoločnosti, úloha KPI je v konečnom dôsledku vždy rovnaká: poznať konkrétne výsledky výkonu spoločnosti na kvalitatívnej a kvantitatívnej úrovni. Medzi ukazovatele, ktoré analyzujú výsledky na viacerých úrovniach, patria: cieľ, správa, forma, výber médií a komunikačná stratégia.

Dobrou správou je, že KPI majú dvojaký účel.

Umožnia vám nielen obzrieť sa späť a vyhodnotiť predošlé kroky, ale aj premyslieť si ďalší postup v oblasti komunikačnej stratégie. Vďaka analýze doterajších výsledkov je to jednoduchšie.

KPI vám pomôžu zjednotiť tímy, vedenie, oddelenie ľudských zdrojov, ale aj obchod a navyše sa vyhnete nekonečným debatám. Dôležité je však najskôr zostaviť databázu najdôležitejších kritérií a postupne ju optimalizovať.

1. zásada: Neunáhlite sa

Riešite neočakávané vypovede práve vo chvíli, keď ste zverejnili inzerát na nové pracovné miesta? Váš generálny riaditeľ vystúpil na pracovnom veľtrhu, ale vy práve nemáte žiadne voľné pracovné pozície? Spustil váš konkurent rozsiahlu kampaň v tom istom čase ako vy, navyše s istými podobnosťami?

Pochopili ste správne. Komunikačný proces nikdy neprebieha samostatne a ovplyvňujú ho rôzne faktory: vnútorné aj vonkajšie.

Nerobte preto unáhlené závery. Nezabúdajte, že je vždy potrebné dať do súvislosti výsledky činnosti spolu s KPI, porozumieť výkonnosti a odôvodniť ju.

2. zásada: Tvorba KPI môže byť zábavná

Možno tomu neveríte, ale nastavenie KPI môže byť tvorivý proces.Je iba na vás, aby ste do procesu vytvorenia kritérií, podľa ktorých budete posudzovať splnenie cieľov, vložili trochu kreativity. Ak ste v pozícii zamestnávateľa, máte k dispozícii viac zdrojov informácií.

Prečo nevyužiť príležitosť a nespýtať sa kandidátov, odkiaľ vašu spoločnosť poznajú? Vytvorte pre nových zamestnancov rýchly dotazník. Sledujte LinkedIn profil vašej spoločnosti. Snažte sa zistiť, aký obraz majú o vašej spoločnosti iné firmy.

Keďže KPI sú prostriedkom a nie cieľom, umožňujú vám získať množstvo informácií, ktoré využijete na zlepšenie komunikácie na oddelení ľudských zdrojov.

3. zásada: Pre každý cieľ nastavte iné KPI

Hovoríme o štyroch hlavných druhoch cieľov komunikačnej stratégie. Tieto ciele súvisia s budovaním značky. Pre každý cieľ existujú vhodné KPI, ktorými je možné merať návratnosť investícií.

Tu je niekoľko z nich:

Kognitívny cieľ: jeho úlohou je dať o spoločnosti vedieť vonkajšiemu svetu.

Je dôležité, aby kandidáti o vašej spoločnosti vedeli a poznali ju. Ak to tak nie je, dôvodom môže byť to, že ste začínajúca spoločnosť, malá či stredná firma s menším počtom zamestnancov, alebo vaša komunikačná stratégia nezodpovedá skutočným potrebám na oddelení ľudských zdrojov.

V tomto prípade budú mať zvolené KPI skôr kvantitatívny účinok. Pôjde o vytváranie reputácie firmy, včasné rozpoznanie nedostatku pracovnej sily, zvyšovanie počtu nevyžiadaných žiadostí o zamestnanie či zviditeľňovanie spoločnosti (pomocou sociálnych sietí, osobných stretnutí, zapojením PR, zvýšenia návštevnosti na firemnom webe atď.).

Účinky tejto stratégie sú zvyčajne okamžité. Ak nie ste s výsledkami úplne spokojní, znamená to, že nastal problém v súvislosti s cieľom alebo prostriedkom komunikácie.

Cieľ prijatia: jeho úlohou je dosiahnuť, aby ciele zodpovedali hodnotám spoločnosti.

Ako? Tak, že dáte do popredia to, na čom firme záleží, a zjednotíte tímy, čím podnietite záujem o hodnoty vašej spoločnosti.

Tentokrát pôjde skôr o kvalitatívne KPI. Tam patrí pozitívne vnímanie spoločnosti, znalosť v oblasti spoločenskej zodpovednosti podnikov (SZP) či online reputácia.

Citový cieľ: jeho úlohou je stať sa obľúbenou firmou. Týmto vstupujeme do emocionálnejšej oblasti.

Jedným z vlastností firmy môže byť aj to, do akej miery sa zaujíma o svojich zamestnancov. Spokojnosť svojich zamestnancov môže podnik zvýšiť napríklad snahou neustále interagovať.

Načo slúžia pri týchto cieľoch KPI? Sú pravidelnými ukazovateľmi vývoja vašej spoločnosti. Môžete takisto získať hodnotenie online reputácie. Zistite, akú má vaša spoločnosť povesť v online svete.

Motivačný cieľ: jeho úlohou v rámci oddelenia ľudských zdrojov je prijímanie životopisov.

KPI sa pri tomto cieli sústreďujú viac na oblasť správania (môžeme hovoriť oKBI, „Key Behavorial Indicators“), teda o kľúčových ukazovateľoch správania. Pri prijatých žiadostiach sa okrem množstva posudzuje relevantnosť kandidátov. Je dôležité sledovať efektívnosť, najmä pri zacielení inzerátu. Nezabudnite do merania efektivity zahrnúť aj cenu uverejneného inzerátu a počet relevantných kandidátov.

4. zásada: Rozdiel medzi krátkodobým a dlhodobým KPI

Cieľom KPI je efektívne riadiť kampaň. Ste na sociálnych sieťach? Takmer v reálnom čase budete schopní zmerať efektivitu vašej komunikácie (počet zdieľaní, mieru odozvy, správy atď.). Ak nie ste spokojní s výsledkom, môžete upraviť niektoré z kritérií, napr. zmeniť cieľovú skupinu, text alebo vizuál.

Niektoré KPI sú prístupné takmer v reálnom čase. Môžeme pritom vidieť výsledky v oblasti ľudských zdrojov, napr. počet prijatých žiadostí, počet zobrazení webovej stránky alebo zobrazení podstránky na voľné pracovné miesta. Všetky tieto zložky vám umožnia nastaviť správne vašu kampaň.

KPI však môžu byť účinné aj z dlhodobého hľadiska. Vnímanie značky či kvalita prijatých životopisov sa nedajú zmerať okamžite. Preto je dôležité kombinovať krátkodobé a dlhodobé KPI. Takto si budete môcť vytvoriť celistvý obraz.

Ubezpečte sa, že vaše tímy spolupracujú pri zhromažďovaní čo najväčšieho množstva údajov o vašej spoločnosti.

5. zásada: Nástroj na riadenie výsledkov

Môžete napríklad nastaviť jeden informačný nástroj, ktorý vám umožní rýchlo zobraziť všetky prebiehajúce akcie a skontrolovať ich stav. Vďaka nemu budete môcť všetko sledovať a mať pod kontrolou.

Nastavenie systému môže zabrať zo začiatku veľa času, kým určíte správne kritériá. Ukázalo sa však, že je to veľmi praktický nástroj, vďaka ktorému si môžete so svojím tímom rýchlo vymieňať informácie. Napríklad Trello je bezplatný nástroj, ktorý si môžete prispôsobiť podľa vlastných potrieb.

Čo je to vlastne efektívna kampaň?

Efektívna náborová kampaň je jednoducho taká, ktorá dosiahne svoje pôvodné ciele.

Pre veľkú spoločnosť je výzvou dostať napríklad 10 kvalitných životopisov, namiesto 1000 životopisov, ktoré bude musieť HR oddelenie pretriediť. Pre začínajúci startup, ktorý sa potrebuje zviditeľniť, je však cieľ presne opačný.

Efektívna kampaň je preto kampaň, ktorá dokáže zacieliť a splniť vaše výzvy. Nie je podstatné, či sa bude týkať budovania brandu, alebo sa zameria na počet prijatých životopisov. Je preto len na vás, aby ste KPI nastavili správne a efektívne podľa vlastných cieľov.

Preložila Martina Milcent