5 rád pre používanie aplikácie Slack

Od začiatku epidémie COVID-19 v posledných týždňoch doslova explodovalo používanie rôznych aplikácií na pracovnú komunikáciu. Ak počas tohto obdobia aj vy pracujete z domu, určite vám to neuniklo a je pravdepodobné, že vaša spoločnosť tiež využíva jednu z týchto komunikačných platforiem. Medzi tie najpoužívanejšie patria Microsoft Team, Typetalk, Fleep alebo Slack. Tá posledná uvedená je jednou z najpopulárnejších aplikácií pre zamestnancov na celom svete.

Aplikácia Slack prednedávnom prekonala svoj rekord v pripojení používateľov. 25. marca sa na aplikáciu súčasne pripojilo 12,5 milióna používateľov. Zdá sa, že úspech platformy sa netýka iba malých a stredných podnikov. K zavedeniu Slacku pre svojich 350 000 zamestnancov sa nedávno odhodlal aj taký gigant ako IBM. Aj keď je pre niektorých užívateľov používanie tejto aplikácie jednoduché, pre iných môžu byť začiatky o niečo komplikovanejšie. Preto vám ponúkame našich päť rád pre zvládnutie používania Slacku.

Osvojte si aplikáciu

Existuje jedno pravidlo, vďaka ktorému si prácu so Slackom rýchlo osvojíte: stiahnite si aplikáciu. Hoci používanie rovno z prehliadača by sa mohlo zdať užitočné kvôli uvoľneniu úložného priestoru, odporúčame vám stiahnuť si mobilnú aplikáciu alebo desktop verziu.

Vďaka tomu, že budete Slack používať ako aplikáciu, nie ako ďalšiu webstránku, budete sa môcť lepšie oboznámiť so všetkými možnosťami, ktoré ponúka. Je to prvá fáza potrebná na osvojenie si tejto komunikačnej platformy.

Po nainštalovaní Slacku do svojho počítača nezabudnite aktualizovať svoj profil pomocou fotografie, e-mailovej adresy, telefónneho čísla a stavu (môžete napríklad uviesť, kedy ste na schôdzi, či ste chorí alebo na dovolenke). Je to efektívny spôsob, ako vás môžu vaši kolegovia identifikovať a informovať sa o vašej dostupnosti. Už po tomto kroku zistíte, že si začínate aplikáciu postupne osvojovať. Bravo!

Oboznámte sa so štruktúrou Slacku

Aplikácia je založená na jednoduchej štruktúre, ale aj napriek tomu sa budete musieť naučiť jej základy. V Slacku sa stanete súčasťou pracovného priestoru, kde nájdete všetkých svojich kolegov. V tomto pracovnom priestore je niekoľko komunikačných kanálov:

• Kanály (z angl. channels, pozn. prek.) alebo chatovacie miestnosti vám umožnia komunikáciu s niekoľkými spolupracovníkmi ohľadom konkrétnej témy, ktorej názov je zhodný s názvom kanála. Napríklad, ak vaša spoločnosť robí obchodný prieskum, môžete mať kanál s názvom „obchodný prieskum“, v ktorom si môžu všetci zainteresovaní ľudia vymieňať dôležité informácie, osvedčené postupy a rady, aby prieskum prebiehal tak, ako má. Prednostne používajte spôsob pomenovávania tak, aby bolo ľahké nájsť konverzácie podľa ich priebehu. V rámci tejto skupinovej komunikácie nájdete všetkých ľudí, ktorých sa predmet týka. Tým budete môcť postupovať vo svojich projektoch skupinovo.
• Priame správy, ktoré vám umožnia chatovať s jednou alebo viacerými osobami. Ak máte nejakú konkrétnu otázku pre jedného z vašich kolegov, kliknite si na priame správy.

Ak chcete vytvoriť nový komunikačný kanál, jednoducho kliknite na malý symbol + v hornej časti zoznamu kanálov alebo v priamych správach. Zároveň uveďte názov a popis nového kanála alebo v prípade priamej správy mená zainteresovaných ľudí.

Funkcie na zvýšenie efektívnosti

Ďalším dôvodom uprednostnenia tejto komunikačnej aplikácie pred e-mailom je aj to, že sa vyhnete používaniu zbytočných zdvorilostných formuliek. Hoci témy súvisia s prácou, pri Slacku si môžete dovoliť v písaní správ väčšiu slobodu. Nemusíte sa zaťažovať systematickým používaním zdvorilostných formuliek, hoci zdvorilosť pri písaní správ sa, samozrejme, vyžaduje naďalej. Týmto sa vaša komunikácia zjednoduší a vy budete efektívnejší. Niektoré iné funkcie Slacku vám umožnia prejsť hneď k tomu podstatnému, a tým vám ušetria drahocenný čas.

Zavináč: nástroj na zrýchlenie reakcií

Vďaka znaku @ môžete získať rýchlu pozornosť svojich kolegov. Rovnako ako na sociálnych sieťach, tento znak vám umožní označiť konkrétnu osobu. Je to ideálny spôsob, ako získať rýchlu odpoveď na vaše otázky. Označená osoba dostane upozornenie a vaša komunikácia prebehne oveľa rýchlejšie než cez e-mail. Zavináč vám taktiež umožní rýchlo pozvať do diskusie ďalšiu osobu.

Emotikony v neformálnej komunikácii

Na správy môžete reagovať aj pomocou emotikonov, ponúkaných priamo v aplikácii. Ide o dobrý spôsob, ako ukázať svoje emócie vo virtuálnom pracovnom priestore. Emotikony nájdete vedľa každej správy v komunikačných kanáloch. Pomocou nich vyjadríte jednoducho svoj názor bez toho, aby ste zasahovali do konverzácií v danom kanáli alebo v priamej správe. Keďže vaša reakcia emotikonom bude pridaná pod priamu správu, nebude tým prekážať v jej čítaní. Ide o skvelý spôsob, ako reagovať na správu kolegu alebo ukázať, čo si myslíte o jeho návrhoch bez toho, aby ste zaplnili konverzáciu.

Diskusná podskupina

V štruktúre Slacku existuje niečo podobné ako druhá úroveň komunikácie za účelom zabrániť preťaženiu hlavnej diskusnej správy. Vedľa každej správy, ktorú odošlete v kanáloch, sa nachádza znak bubliny. Tá vám umožní otvoriť druhú úroveň v tejto správe. Ide o spôsob, ako pokračovať v diskusii o určitej téme so zainteresovanými ľuďmi bez toho, aby sa tým rušila celá diskusia. Ak sa zúčastníte na druhej úrovni diskusie, dostanete upozornenie pri každej novej správe.

Vyhľadávanie starého obsahu

Predstavte si, že vám kolega poslal cez Slack prihlasovacie údaje na firemný Facebook, ale zabudli ste si ich zapísať. Zachovajte pokoj! Ak chcete tento obsah nájsť, stačí zadať kľúčové slová (napr. Facebook, prihlasovacie údaje atď.) vo vyhľadávacom paneli Slacku, na vrchu pracovnej plochy. Ak viete, v ktorom kanáli alebo priamej správe je správa, ktorú hľadáte, prejdite tam a zadajte CTRL + F (v systéme Windows) alebo CMD + F (v systéme Mac), akoby ste hľadali konkrétny obsah na webovej stránke. Hľadanie vám nebude trvať dlho a svojho kolegu nebudete musieť ešte raz otravovať.

Pridajte si do Slacku svoje každodenné aplikácie

Slacku sa veľmi dobre darí pravdepodobne aj vďaka tejto funkcii, ktorou môžete premeniť svoj pracovný priestor na centrálnu platformu komunikácie. Určite každodenne používate nástroje ako Trello, Pipedrive, Google Calendar, Asana, Google Analytics, Zapier alebo Zoom. Slack umožňuje priame pridanie týchto nástrojov do pracovného priestoru a ušetrí vám tým čas. Je to obzvlášť užitočné napríklad pri zdieľaní súborov, keď nebudete musieť zakaždým opúšťať Slack.

Dokumenty z Google Suite alebo Office 365 môžete zdieľať priamo cez Slack. Pomocou služby Google Analytics môžu vaši kolegovia sledovať návštevy vašej webstránky.

Stručne povedané, nevynechajte integráciu svojich aplikácií. Uľahčí vám to život a ušetrí vám to veľa času. Nebudete sklamaní ani vtedy, ak si pridáte aplikáciu Giphy na zdieľanie súborov GIF so svojím tímom. Štipkou ľahkosti a humoru v otvorenej kancelárii, aj tým sa vyznačuje aplikácia Slack.

Ak si chcete svoje nástroje pridať na platformu Slack, kliknite na tlačidlo „Aplikácie“ alebo „App“, ktoré sa nachádza v paneli priamo nad zoznamom kanálov. Získate tým prehľad v už nainštalovaných aplikáciách a v aplikáciách, ktoré si môžete pridať.

Nebuďte neustále online

Správne ste pochopili, že Slack je veľmi efektívnym nástrojom pri napredovaní vašich profesionálnych projektov. Pri tomto druhu nástroja je však veľmi jednoduché prekročiť hranicu medzi súkromným a profesionálnym životom, a to hlavne v období nútenej práce z domu. Odporúčame vám preto, aby ste svoj súkromný a profesionálny život príliš nemiešali. Ako uviedla Jaime DeLanghe, manažérka produktového oddelenia spoločnosti Slack: „Naši používatelia sú pripojení okolo 9 hodín denne, ale z toho času našu platformu aktívne využívajú iba necelých 90 minút.“

Slack, aplikácia určená hlavne na pracovnú komunikáciu, sa môže veľmi rýchlo stať rušivou. Ak ju nezvládnete. Preto si musíte rozumne nastaviť svoje upozornenia. Tak ako v kancelárii, stanovte si svoj pracovný čas a zbytočne ho neprekračujte. Keďže mimo toho času by nikto nemal očakávať vašu odpoveď, prejdite do režimu „Nerušiť“ a vaše upozornenia nebudú aktivované. Keby si na vás niekto spomenul, uvidíte to až pri vašej nasledujúcej návšteve aplikácie. Napriek tomu vám môže v mimoriadnych prípadoch kolega poslať upozornenie. Vďaka tomu nepremeškáte nič, čo by bolo skutočne naliehavé.

Môžete sa tiež rozhodnúť pre definíciu kľúčových slov, na ktoré chcete byť upozornení aj vo vašej neprítomnosti. Stačí prejsť na „Preferencie“ (Preferences) a následne na „Notifikácie“ (Notifications). Slack vám umožní ponechať aktívne iba niektoré kanály a zvoliť si tie, ktoré chcete mimo vášho pracovného času zablokovať. Toto všetko môžete spravovať v časti „Preferencie“ vo vašom profile. Parametre, ktoré definujete, budú platné iba v pracovnom priestore, v ktorom ste tieto zmeny vykonali. Preto ak máte niekoľko pracovných priestorov, nezabudnite ich nastaviť v každom z nich.

Sami uvidíte, že používanie Slacku je veľmi jednoduché a rýchlo si naň zvyknete. Aplikácia bola pred časom aktualizovaná a jej používanie je teraz ešte jednoduchšie. Je možné, že po skončení epidémie COVID-19 si prácu bez Slacku už nebudete vedieť ani predstaviť.

Preložila Martina Milcent

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.