5 consejos para sacarle el máximo provecho a Slack

Desde hace algunas semanas y el principio del confinamiento, la utilización de servicios de mensajería instantánea profesional ha aumentado vertiginosamente. Seguramente lo has notado, pues si trabajas desde casa, es probable que tu empresa también utilice uno de estos servicios para que puedas conversar con tus compañeros. Entre las herramientas más utilizadas encontramos Teams de Microsoft, Typetalk, Fleep y Slack, una de las aplicaciones más populares entre los trabajadores de todo el mundo.

De hecho, esta última ha roto su récord de usuarios activos simultáneos, con 12,5 millones de usuarios conectados al mismo tiempo el 25 de marzo. El éxito de la plataforma no se debe solo a las pymes, pues incluso el gigante IBM decidió recientemente inscribir a sus 350.000 empleados en Slack. Aunque a algunas personas les parece muy fácil de utilizar, otras pueden tener algunas dificultades al principio y necesitar un poco de tiempo para descubrir todo el potencial de esta herramienta. Así pues, te damos 5 consejos para sacarle el máximo provecho a Slack.

1. Hacer tuya la plataforma

Para empezar a sentirte a gusto con Slack, existe una regla de la que no podrás escapar: descargar la aplicación. A pesar de que puedes acceder a esta herramienta desde tu navegador, y que quizás esto te parezca más tentador para liberar espacio de almacenamiento, te recomendamos encarecidamente usar la aplicación móvil o de escritorio. Utilizarla de este modo (en lugar de añadirla a tus miles de pestañas abiertas) te permitirá sacarle más provecho. Este es el primer paso para familiarizarte con este servicio de mensajería instantánea profesional.

Una vez que hayas instalado Slack en tu ordenador, crea tu perfil y añade una foto, correo electrónico, número de teléfono y estado (por ejemplo, puedes especificar si estás en una reunión, enfermo o de vacaciones), si así lo deseas. Esto permite que tus compañeros te identifiquen y te ayuda a informarles sobre tu disponibilidad.

2. Entender la arquitectura de Slack

Una de las ventajas de la mensajería instantánea es su arquitectura simple. Sin embargo, es importante conocer los conceptos básicos de la aplicación. En Slack, formas parte de un “espacio de trabajo” en el que puedes encontrar a todos tus compañeros. En este espacio, existen varios hilos de conversación:

• Los “canales” (o channels) te permiten conversar con varios compañeros sobre un tema preciso que determina el nombre del canal. Por ejemplo: si tu empresa realiza actividades de prospección comercial, puede haber un canal llamado “prospección comercial” en el que todas las personas que participan en esta actividad intercambien información importante, buenas prácticas o consejos para que el trabajo se desarrolle de la mejor forma posible. En esta conversación grupal podrás encontrar a todas las personas relacionadas con el tema en cuestión, lo que facilita la colaboración para avanzar en los proyectos.

• Los mensajes directos te permiten conversar con una o varias personas. Si tienes una pregunta precisa para uno de tus compañeros, es mejor hacerla mediante un mensaje directo.

Para iniciar un nuevo hilo de conversación, solo debes hacer clic en el icono + ubicado en la parte superior de tu lista de canales o mensajes directos. Después, podrás completar el nombre y la descripción del nuevo canal o elegir los participantes si se trata de un mensaje directo.

3. Utilizar las funcionalidades para ganar tiempo y ser más productivo

Una de las razones para utilizar una plataforma de mensajería instantánea en lugar de correos electrónicos es que es posible prescindir de las fórmulas de cortesía tradicionales. En Slack, aunque las conversaciones giran en torno a la empresa y, por lo tanto, deben mantenerse profesionales, tienes un poco más de libertad en la forma de escribir los mensajes. Por supuesto, siempre es importante ser cortés, pero no tienes por qué dedicar tiempo a escribir saludos y despedidas cordiales cada vez que envíes un mensaje. Esto permite tener intercambios más dinámicos y ser más eficaz. Además, algunas funcionalidades de Slack te permiten ir directo al grano en tus mensajes y así ganar más tiempo.

Menciones (@) para obtener respuestas más rápidas

Puedes utilizar las @menciones para llamar la atención de tus compañeros. Al igual que en las redes sociales, el símbolo @ te permite mencionar a una persona específica. Es un medio ideal para conseguir una respuesta rápida a tus preguntas, pues envía una notificación a la persona en cuestión. De esta forma, tus conversaciones serán mucho breves que por correo electrónico. La “arroba” también te permite invitar rápidamente a otra persona al hilo de conversación.

“Reacciones” para favorecer intercambios más humanos

No dudes en reaccionar a los mensajes con los emojis que la aplicación ofrece. Estas reacciones te ayudan a reflejar el tono o las emociones deseadas en el espacio de trabajo virtual. Las encuentras al lado de cada mensaje de un hilo de conversación haciendo clic en el ícono con forma de emoji. Esta funcionalidad te permite dar tu opinión sin interrumpir las conversaciones de un canal o mensaje directo, pues tu “reacción” se añade al mensaje en cuestión sin crear uno nuevo, con el fin de no interferir en la lectura. Se trata de una excelente forma de responder a un compañero o transmitirle lo que piensas de su comentario sin saturar la conversación.

Subniveles de conversación

Con la misma finalidad de no interrumpir los mensajes, Slack ha añadido a su arquitectura un segundo nivel de conversación. Al lado de cada mensaje enviado en un hilo, se encuentra un ícono en forma de burbuja que permite abrir un segundo hilo de conversación dentro del mensaje. De esta manera, puedes seguir hablando sobre el tema con las personas interesadas sin saturar todo el hilo. Cuando participas en este subnivel, recibes una notificación cada vez que alguien envía un mensaje nuevo.

La búsqueda de contenidos anteriores

Imagina que un compañero te ha enviado por Slack los datos de acceso del Facebook de la compañía, pero olvidaste anotarlos. ¡Que no cunda el pánico! Para encontrar este contenido, basta con escribir las palabras clave (en este caso, “Facebook” y “datos de acceso”) en la barra de búsqueda de Slack, ubicada en la parte superior de tu espacio de trabajo. Si sabes en qué canal o mensaje directo se encuentra el mensaje que buscas, ve al hilo de conversación e introduce “Ctrl + F” (en Windows) o “Comando (⌘) + F” (en Mac), al igual que harías si buscaras una palabra específica en una página web. Esta funcionalidad te ayuda a encontrar rápidamente lo que buscas sin necesidad de molestar a tu compañero por segunda vez.

4. Sincronizar tus aplicaciones habituales con Slack

Esta es una de las funcionalidades que ha permitido a Slack desmarcarse, pues te da la posibilidad de transformar tu “espacio de trabajo” en una plataforma central de comunicación interna. En tu día a día, seguramente utilizas muchas herramientas, como Trello, Pipedrive, Google Calendar, Asana, Google Analytics, Zapier o hasta Zoom. Slack te permite añadirlas directamente a tu espacio de trabajo para ganar tiempo. La integración de aplicaciones es particularmente útil para evitar que debas salir del espacio Slack para compartir un archivo.

Así pues, puedes compartir directamente en Slack los documentos de Google Suite u Office 365, por ejemplo. Igualmente, integrar Google Analytics permite a los colaboradores ver la evolución de la audiencia de la página web de la compañía en Slack. También puedes invitar al equipo comercial a sincronizar Pipedrive para que todos se enteren por Slack cada vez que se firme un nuevo acuerdo.

En pocas palabras, la integración de las aplicaciones es una funcionalidad que no debes dejar de aprovechar, pues te hará la vida más fácil y te ayudará a ganar muchísimo tiempo. Por supuesto, también puedes integrar Giphy, la aplicación para compartir GIFs con tu equipo, ¡no se van a arrepentir! Este es otro de los beneficios que ofrece Slack: la posibilidad de relajar un poco el ambiente, como lo haría una broma en el open space.

Para sincronizar tus herramientas con Slack, haz clic en “Aplicaciones”, ubicado en la barra lateral izquierda, arriba de la lista de canales. Esto te presentará todas las aplicaciones instaladas, así como aquellas que podrías añadir.

5. Hacer los ajustes necesarios para desconectar del trabajo

Ahora que sabes todo sobre Slack, seguro que te has dado cuenta de que es una herramienta muy eficaz para avanzar en tus proyectos profesionales. Sin embargo, te recomendamos tener cuidado de no mezclar tu vida profesional con la personal, pues se trata de un límite muy fácil de cruzar con este tipo de aplicación, sobre todo en esta época de teletrabajo por obligación. Según explica Jaime DeLanghe, directora de gestión de producto en Slack, a la página Techcrunch: “Nuestros usuarios pasan aproximadamente nueve horas al día conectados a Slack y sabemos que utilizan activamente nuestra plataforma durante casi 90 minutos”.

Una plataforma colaborativa como esta puede volverse invasiva con facilidad si no sabes muy bien cómo utilizarla. Así pues, es importante ajustar los parámetros de tus notificaciones. Al igual que en la oficina, establece un horario de trabajo y no lo sobrepases (salvo si es un caso de fuerza mayor). Fuera de ese horario, no se supone que respondas mensajes, por lo que puedes activar el modo “No molestar” para pausar las notificaciones. Incluso si alguien te menciona, solo podrás verlo la próxima vez que te conectes a la plataforma. Cabe añadir que el emisor de un mensaje puede saltarse este modo si considera que de verdad es necesario. De esta manera, no te perderás de nada realmente urgente.

También puedes definir palabras clave de las que desees recibir notificaciones incluso cuando estés ausente. Para ello, debes hacer clic en “Preferencias” y luego en “Notificaciones”. Después, Slack te permite seleccionar los canales que deseas bloquear fuera de tu horario de trabajo. Esto significa que puedes elegir dejar algunos activos, si así lo deseas. Para ajustar estos parámetros, ve a la pestaña de “Preferencias” de tu perfil. La configuración establecida solo será válida en el espacio de trabajo en el que hayas hecho los cambios. Por lo tanto, si tienes varios “espacios”, recuerda hacer los ajustes en cada uno de ellos.

Aprender a utilizar Slack es muy fácil, especialmente desde su última actualización. Quién sabe, después de este período de confinamiento, ¡quizás ya no podrás prescindir de ella!

Traducido por Andreína Gil

Foto de WTTJ

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