5 rad pro správné používání aplikace Slack

Během posledních pár týdnů se začátkem karantény raketově stoupl počet uživatelů firemních komunikačních aplikací. Což vám jistě neuniklo, protože jestli pracujete z domova, je velmi pravděpodobné, že podobnou aplikaci pro psaní zpráv kolegům používáte ve vaší firmě i vy. Mezi ty nejrozšířenější aplikace patří především Microsoft Teams, Typetalk, Fleep nebo také Slack. A právě Slack je jednou z nejpopulárnějších aplikací, kterou využívají profesionálové po celém světě.

Kromě toho Slack nedávno překonal svůj rekord v počtu současně aktivních uživatelů: 25. března bylo zároveň připojeno 12,5 milionu uživatelů. A tento úspěch se netýká jen malých a středních podniků. Svých 350 000 zaměstnanců se na Slack rozhodla připojit i tak velká korporace, jako je americká společnost IBM. Přestože to, jak Slack funguje, může být pro mnohé samozřejmostí, začátky mohou být obtížné a chvíli trvá, než člověk objeví veškerý potenciál této aplikace. Proto vám představujeme pět tipů, jak se naučit se Slackem co nejlépe pracovat.

Osvojte si platformu Slacku

K tomu, abyste měli Slack v malíčku, je potřeba jeden základní krok, kterému se nevyhnete: je třeba si tuto aplikaci stáhnout. Přestože je možné Slack používat v rámci vašeho prohlížeče, což pro někoho může být kvůli možnosti ušetření místa na disku počítače lákavé, důrazně vám doporučujeme stáhnout si Slack na plochu počítače nebo jako mobilní aplikaci. Když budete Slack používat jako samostatnou aplikaci a ne jen jako další záložku internetového prohlížeče, umožní vám to ponořit se do jejího světa o něco hlouběji. A to je první krok k tomu, abyste se naučili s touto aplikací pro týmovou komunikaci pracovat.

Poté, co si Slack nainstalujete do počítače, aktualizujte svůj profil. Můžete si nastavit profilovou fotku, e-mailovou adresu, telefonní číslo a status (kterým svým kolegům sdělíte, že právě máte schůzku, jste nemocní či například na dovolené). Je to velmi efektivní způsob, jak dát ostatním vědět o vaší momentální dostupnosti. Toť vše, nyní můžete tento komunikační nástroj vzít útokem.

Porozumění rozvržení aplikace

Platformy instantních zpráv přitahují své uživatele především jednoduchostí jejich používání. I tak je však třeba obeznámit se se základy fungování aplikace. Na Slacku jste většinou součástí „pracovního prostředí“, kde pak najdete všechny své kolegy. Komunikovat můžete skrze několik diskuzních vláken:

• Kanály (z angl. „channels“, pozn. překl.) vám umožňují spolupracovat s několika kolegy na jednom tématu určeném v názvu místnosti. Uveďme konkrétní příklad: Pokud se vaše společnost zrovna zabývá průzkumem trhu, můžete založit komunikační kanál pod názvem „Průzkum trhu“. Tam mohou všichni zainteresovaní kolegové sdílet důležité informace, užitečné rady či osvědčené metody, které mohou pomoci v práci i zbytku týmu. Měli byste se snažit zvolit název, který bude snadno dohledatelný i později, až se konverzace přesune jinam, ale vy se jednoho dne budete chtít k danému tématu vrátit. V chatovacích místnostech najdete všechny, kteří se na daném projektu podílejí, můžete na něm tedy pracovat společně ruku v ruce.

• Osobní zprávy slouží ke komunikaci s jedním či více vybranými kolegy. Pokud máte otázku, na kterou se chcete zeptat konkrétního spolupracovníka, napíšete mu osobní zprávu.

Pro vytvoření nového diskuzního vlákna stačí kliknout na ikonu +, kterou najdete úplně nahoře nad seznamem diskuzních vláken a osobních zpráv. Pak už zbývá jen zvolit název a krátký popis vašeho nového kanálu, případně najít jméno kolegy, kterému chcete osobní zprávu poslat.

Funkce pro zvýšení efektivity

Hlavní výhodou instantních zpráv oproti e-mailové komunikaci je to, že se vyhnete obvyklým zdvořilostním frázím. I když se témata komunikace na Slacku týkají vaší společnosti a tím pádem se váží k vašemu profesnímu životu, můžete si zde dovolit mnohem uvolněnější styl komunikace. Určitá míra zdvořilosti je samozřejmě na místě, není však třeba zatěžovat se s formálními pozdravy adresáta u každé odeslané zprávy. Vaše firemní komunikace se tak stane dynamičtější a díky tomu pak i efektivnější. Některé funkce Slacku vám také mohou pomoci jít ve zprávách přímo k věci a neztrácet tak zbytečně čas.

@Označování kolegů pro větší reaktivnost

Pozornost svých kolegů získáte především skrze jejich @označení. Stejně jako u ostatních sociálních médií můžete pomocí znaku @ v konverzaci označit konkrétního člověka. Je to ideální řešení, pokud potřebujete na své otázky co nejrychlejší odpověď, jelikož daná osoba automaticky okamžitě dostane upozornění. Ihned pocítíte, že je komunikace mnohem plynulejší než přes e-mail. „Zavináč“ vám také umožní do vlákna konverzace rychle přizvat dalšího člověka.

Možnost „reagovat“ pro trochu lidštější konverzaci

Určitě také vyzkoušejte možnost reagovat na zprávy skrze emotikony přímo v aplikaci. Právě ty často bývají nejlepším prostředkem k vyjádření emocí ve virtuálním světě. Tyto „reakce“ najdete u každé zprávy ve vašem diskuzním vlákně po kliknutí na emotikon po pravé straně. To vám umožní vyjádřit svůj názor, aniž byste přerušili plynulost diskuze v daném vlákně nebo museli psát osobní zprávu konkrétnímu člověku. Vaše „reakce“ pak bude uvedena u dané zprávy, aniž by sama fungovala jako další odeslaný příspěvek. Konverzace je tak stále snadno čitelná a přehledná. Jedná se o skvělý způsob, jak odpovědět kolegům a sdílet své pocity, aniž byste museli přerušit plynulý chod konverzace.

Podskupina diskuze

Z toho samého důvodu, ve snaze zachovat plynulost konverzace, přišel Slack s možností podskupiny diskuzního vlákna. U každé zprávy najdete emotikon bubliny, kterou otevřete novou podskupinu diskuze. Můžete tak pokračovat v konverzaci na toto téma s ostatními, kterých se týká, aniž byste do ní zapletli všechny ostatní v diskuzním vláknu. Každý, kdo je součástí podskupiny diskuze, dostane upozornění s novou přijatou zprávou.

Hledání v historii zpráv

A sakra! Kolega vám přes Slack poslal přihlašovací údaje vaší firemní stránky na Facebook, ale vy jste si je zapomněli zapsat. Není třeba panikařit, v historii konverzace je lze snadno dohledat. Stačí zadat klíčová slova (v tomto případě by to určitě byl „Facebook“ a „přihlašovací údaje“) do vyhledávače Slacku, který se nachází úplně nahoře na obrazovce. Pokud si pamatujete, v jakém konverzačním vlákně se hledaná informace nachází, přejděte rovnou tam a zmáčkněte control + F (u operačního systému Windows) nebo command + F (u Macu), tak jako když hledáte specifický obsah na webové stránce. Vmžiku tak příště najdete to, co hledáte, aniž byste se museli znovu zbytečně vyptávat svých spolupracovníků.

Připojte na Slack i ostatní aplikace, které denně používáte

Tohle je možná hlavní důvod, proč si Slack vede tak dobře. Nabízí vám možnost proměnit „pracovní prostředí“ na Slacku v hlavní platformu pro vaši interní komunikaci. Denně jistě používáte mnoho pracovních nástrojů, jako jsou Trello, Pipedrive, kalendáře Google, Asana, Google Analytics, Zapier nebo Zoom. Na Slacku si je můžete všechny přidat na pracovní plochu, a ušetřit tak drahocenný čas. Propojení s dalšími aplikacemi může být velmi užitečné, například sdílet soubory můžete přímo v aplikaci a není třeba z ní vycházet.

Přímo ve Slacku tak můžete sdílet třeba i vaše dokumenty z Googlu nebo Office 365. Pokud jej propojíte s Google Analytics, vy a vaši spolupracovníci budete moci sledovat vývoj statistik návštěvníků vašich webových stránek. Díky synchronizaci s aplikací Pipedrive mohou být všichni vždy informováni o uzavření nové obchodní dohody. Jednoduše řečeno, určitě vyzkoušejte možnost integrace dalších aplikací! Usnadní vám to život a ušetří spoustu času.

Samozřejmě můžete také připojit službu Giphy, díky které si můžete se svým týmem GIFy posílat. Jistě vás nezklame. I to ke Slacku patří – určitá míra neformálnosti, větší prostor pro vtipkování, které jistě rozvíří pozitivní atmosféru v každé open office kanceláři.

Další aplikace do Slacku integrujete kliknutím na položku „Apps“ neboli „Aplikace“, která se nachází ve sloupci pod seznamem konverzací. Budete pak mít přehled o aktuálně dostupných nebo již nainstalovaných aplikacích.

Nezapomeňte si správně nastavit odhlášení ze Slacku

Je to tak, Slack je výborným pomocníkem pro zefektivnění práce a prosazení vašich nápadů. Radíme vám však, abyste si dali pozor a nemíchali svůj pracovní a osobní život. Díky podobným nástrojům se totiž hranice mezi nimi může výrazně rozvolnit, o to více teď, když většina z nás pracuje z domova. Jak říká Jaime DeLangheová, produktová manažerka společnosti Slack: „Naši uživatelé jsou ke Slacku připojeni v průměru devět hodin denně, z čehož podle nás tuto platformu užívají aktivně asi po dobu 90 minut.“

V případě, že se nenaučíte ji správně používat, se komunikační platforma, jako je Slack, může rychle stát přítěží. Proto je důležité si správně nastavit parametry oznámení v aplikaci. Stanovte si jasně svou pracovní dobu, stejně jako když docházíte do kanceláře, a tu nepřekračujte (alespoň pokud to nebude nezbytně nutné). Poté, co vaše pracovní doba skončí, nemusíte na zprávy odpovídat. Nastavte si proto status „Nedostupný“, čímž deaktivujete všechna nová upozornění. Když se vás pak někdo bude snažit kontaktovat, až do vašeho příštího přihlášení vás nezastihne. Je však důležité zmínit, že odesílatel má možnost vás „násilně kontaktovat“, pokud má za to, že se jedná o neodkladnou záležitost. Díky tomu nezmeškáte nic opravdu naléhavého.

Můžete také využít možnosti vytvoření klíčových slov. Ta když se objeví, dostanete upozornění, i když budete oficiálně mimo kancelář. Klíčová slova si stanovíte v možnostech „Nastavení“, v záložce „Oznámení“. Slack vám také umožňuje „blokovat“ určité komunikační kanály, které se pak nebudou mimo vaši pracovní dobu zobrazovat. Můžete si tedy následně vybrat, které z nich zůstanou aktivní. To vše se dá nastavit pomocí záložky „Nastavení“ vašeho profilu. Dané nastavení pak bude platné pouze tam, kde si jej zvolíte. Pokud tedy pracujete na více zařízeních, nezapomeňte, že je třeba pravidla nastavit jednotlivě na každém z nich.

Tak vidíte, pracovat se Slackem se naučíte rychle, a navíc vás to bude bavit. Od jeho poslední aktualizace je užívání této aplikace ještě o něco jednodušší. A až období karantény skončí, možná se vám ani nebude chtít se se Slackem rozloučit.

Přeložila Hana Furmánková

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na [Facebooku]http://facebook.com/wttj.cz) a LinkedIn a odebírejte každý den dávku toho nejlepšího z našich článků!