Onboarding: Ako čo najlepšie integrovať nových kolegov?

Nezáleží na type či veľkosti vašej spoločnosti – nejaký nováčik k vám iste nastupuje pravidelne. Vašou úlohou je vysvetliť mu, ako to uvás vo firme chodí, zasvätiť ho do všetkých formálnych pravidiel aj neformálnych zákutí firemnej kultúry a postupne ho zaškoliť na pozíciu, ktorú bude vykonávať počas najbližších mesiacov.

Hoci tento proces môže na prvý pohľad znieť jednoducho, ide o kľúčové obdobie nového kolegu v práci pre jeho zotrvanie a spokojnosť vo vašej firme. Prvé dojmy sú skutočne kritické: 33 % zamestnancov už po prvom týždni vie, či zostanú v spoločnosti dlhodobo. Čo robia úspešné firmy pre to, aby to tak skutočne bolo? To bolo témou nášho druhého eventu SHAKER

Pozrite si celý záznam eventu SHAKER.

Na otázky našej moderátorky Eriky a publika z radov HR profesionálov odpovedala:

• Petra Matejíčková, HR Manažérka zo Zásielkovne a
• Matúš Horváth, Head of People Operations zo Slido a HR Talent roka 2019.

Ako teda podľa nich čo najlepšie zvládnuť príchod nového člena do firemnej rodiny?

„Onboarding nie je len akýsi HR proces, ktorý stojí apadá na jednom personalistovi. Je to predovšetkým kultúrny asociálny proces, na ktorom by sa mal podieľať každý člen tímu.“
Petra Matejíčková

Kedy je potrebné začať sa onboardingom v spoločnosti zaoberať „vo veľkom“?

Matúš aj Petra nastúpili na svoje pozície včase, keď ich spoločnosti nemali ani len 50 zamestnancov. Situácia sa odvtedy zmenila. Obe spoločnosti narástli a každá z nich v súčasnosti zamestnáva viac ako 100 ľudí. Matúš začal onboarding výraznejšie riešiť vobdobí prudšieho nárastu Slido. Petra nám prezradila, že onboarding bol veľkou témou už od samotného začiatku a odvtedy skúšajú rôzne nové prístupy kintegrovaniu nováčikov.

Ako vyzerá onboarding v spoločnostiach Slido a Zásielkovňa?

Onboarding v Slido trvá 14 dní ado veľkej miery je rovnaký pre každého nového člena. Spočíva vtom, že za dva týždne si nový kolega prejde všetkými oddeleniami, s veľkým dôrazom na oddelenie spokojnosti zákazníkov, aby pri všetkej svojej neskoršej práci nestratil zo zreteľa koncového zákazníka. Aj vZásielkovni to vyzerá podobne. Každý účastník začína svoje prvé dni vsklade, vyskúša si rannú aj poobednú zmenu, neminie ho dokonca ani výjazd skuriérom. Nakoniec si prejde zvyšnými oddeleniami – od zákazníckeho servisu, až po back office. Obaja naši hostia sa zhodujú v tom, že onboarding „v teréne“ pomôže nováčikovi rýchlejšie alepšie pochopiť nielen jednotlivé procesy vo firme, ale hlavne fungovanie firmy ako celku.

Nebojte sa experimentovať a učiť sa z vlastných chýb

Podľa Petry môže byť onboarding vo svojej podstate aj kreatívny proces. Ako hovorí, práve vďaka vymýšľaniu, skúšaniu nových vecí anáslednej spätnej väzbe zisťujú, čo funguje ačo nie. Netreba sa teda báť ani agilného prístupu “pokus – omyl”. Je dôležité ďalej rozvíjať to, čo zafungovalo, a opustiť myšlienku, ktorá sa neosvedčila. Ani Zásielkovni sa omyly nevyhli. Zatiaľ čo sa u nich vminulosti vítali očakávaní kolegovia aj pár dní pred ich nástupom, prax ukázala, že s predstavením nováčika je niekedy lepšie počkať. Občas sa jednoducho stáva, že vybraný kandidát nenastúpi. Aaj keď tu nemožno hľadať vinníka, takéto situácie nevytvárajú práve najlepší dojem.

Za veľmi dôležitú pomôcku považuje Petra checklist, keďže onboarding zahŕňa mnoho krokov a povinností, oktorých aj samotný HR-ista môže (popri iných úlohách) ľahko stratiť prehľad. Vprípade, že na to máte priestor, dobrou voľbou je aj tzv. shadowing. Spočíva vtom, že nováčik sleduje prácu kolegov na svojom, ale pokojne aj na inom oddelení.

Čo s kolegami, ktorí nepracujú priamo na centrále?

V tomto prípade je odpoveď jasná. Novému kolegovi len prospeje, ak má možnosť čo najskôr navštíviť centrálu na týždeň, dva týždne či celý mesiac. Takýto pracovný pobyt mu umožní lepšie navnímať kultúru danej firmy, spoznať viacerých kolegov, ich filozofiu aj zmysel pre humor. Unováčika tak eliminujete pocit „oddelenia“ od ostatných zamestnancov azvyšku firmy. Pocit zaangažovanosti azačlenenia je práve unových ľudí veľmi dôležitý amôže výrazne ovplyvňovať aj ich pracovný výkon.

Optimálna dĺžka onboardingu

Presná formulka astriktné časové obdobie vtomto prípade neexistuje. Všetko závisí od danej spoločnosti, konkrétnej pozície avneposlednom rade aj osobnosti vybraného uchádzača.

„Najlepšou voľbou je preto vnímať onboarding ako neustály a dlhodobý proces, ktorý nie je ohraničený dňami alebo týždňami.“
Petra Matejíčková

Nemáte ešte vytvorený svoj onboardingový program? Pripájame pár tipov, na ktoré sa oplatí myslieť:

• Nenechávajte onboarding na jednom personalistovi. Ak je to možné, zapojte viacerých kolegov.

• Nástup nového kolegu komunikujte až v momente, keď je jasné, že skutočne nastúpi.

• Prichystajte si onboardingový checklist adôsledne si ho strážte.

• Nájdite si čas na zoznámenie nového kolegu so zodpovednými manažérmi a tímlídrom.

• Inšpirujte sa inovatívnymi firmami, ktoré obdivujete. Berte však do úvahy aj reálne možnosti svojej spoločnosti.

• Budujte svoj onboarding postupne, krok po kroku. Nenaložte si na plecia viac, než je potrebné. Nie každá firma potrebuje 20 stranový „guideline“ dokument. Záleží na maličkostiach a detailoch, ktoré viete zabezpečiť, aj keď ste firma s malým počtom zamestnancov.

• Nebojte sa svojich zamestnancov zasvätiť do výziev, ktorým firma čelí. Vcítia sa tak lepšie do „vašej kože“ a dosahovanie cieľov pôjde o niečo jednoduchšie.

• Otázky, otázky a ešte raz otázky. Nebojte sa pýtať – spätná väzba je pilierom vášho napredovania.