Práca na diaľku: kancelária zbytočná. Kniha, ktorú si musíte prečítať

Jason Fried and David Heinemeier Hansson sa v polovici marca rozhodli vrátiť náklady každému, kto si zakúpil ich knihu Práca na diaľku: kancelária zbytočná, aby boli pracujúci na diaľku na túto úlohu lepšie pripravení. Ak ste si knihu nestihli kúpiť, ponúkame vám stručné resumé.

Toto povinné čítanie pomôže manažérom, ktorí majú svoj tím pod palcom zvyčajne každý deň od 8:00 do 16:00. V skutočnosti je manažovanie na diaľku pracujúcich zamestnancov efektívnejšie, keďže ide len a len o prácu! Práca na diaľku: kancelária zbytočná (2013) je určená všetkým „tradičným“ manažérom, ako aj tým „osvieteným“ a snaží sa priblížiť im pozitívne aspekty práce na diaľku. Kniha obsahuje množstvo praktických a cenných rád z oblasti ľudských zdrojov. Môžu si manažéri ešte dovoliť ignorovať prácu na diaľku vo svete, kde tento fenomén rýchlo naberá na obrátkach?

„Pokiaľ im to dovolíte, ľudia majú úžasnú schopnosť naplniť vaše vysoké očakávania ohľadne rozumne a správať sa primerane a zodpovedne.“
Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku.

Práca na diaľku je už druhým bestsellerom autorov Frieda a Hanssona.

V roku 1999 autori kníh Rework (2010, „Restart” v českom vydaní) a Remote (2013, „Práce na dálku” v českom vydaní) založili v Chicagu softvérovú firmu Basecamp, ktorej väčšina zamestnancov pracuje na
diaľku. Vďaka knihe Práca na diaľku využili príležitosť zviditeľniť svoju firmu Basecamp a ich nástroj na projektový manažment, ktorý vyvinuli s cieľom pomôcť ľuďom efektívnejšie pracovať na diaľku.

Hoci sa kniha týka biznisu jej autorov, je to to užitočná kniha z oblasti manažmentu, v ktorej vychádzali zo svojich skúseností. Ako zakladatelia firmy 37signals (dnes Basecamp) z prvej ruky získali skúsenosti s prácou, prijímaním a manažovaním zamestnancov pracujúcich na diaľku. Bez ohľadu na pôvodnú koncepciu knihy sú ich rady užitočnou pomôckou. S príchodom nových nástrojov pre spoluprácu na trh svoju relevantnosť nestráca. Knihu vydali v roku 2013, čiže viac ako rok pred vznikom aplikácie Slack, tri roky pred vznikom facebookovej aplikácie Workplace a aplikácie Microsoft Teams. Ak má táto kniha v niečom zmysel, je to skutočnosť, že sa ich produkt stal trochu nadbytočným!

Jason Fried a David Heinemeier sa čoraz viac venujú poradenstvu v oblasti manažmentu a produktivity, ako aj vyvíjaním softvérov zameraných na zvyšovanie produktivity. A sú v tom naozaj dobrí. Friedov blog o spolupráci, produktivite a povahe práce sa teší bezprecedentnej popularite.

„Záleží na práci, nie na hodinách.“
Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku.

Základným posolstvom knihy Práca na diaľku je poukázanie na množstvo výhod, ktoré sa s prácou na diaľku spájajú: prístup k najtalentovanejším ľuďom, možnosť nemusieť dochádzať do práce a najmä lepšiu produktivitu mimo tradičnej kancelárie, ktorej dni slávy sú už jasnou minulosťou.

Časy práce na diaľku sú tu.

Práca sa nerobí v práci:

„Kancelária je tým posledným miestom, kde chcú ľudia byť, keď potrebujú niečo naozaj dokončiť (…). Je tomu tak preto, lebo kancelária je továreň bohatá na ruchy a rozptýlenia.“

Palivom digitálnej ekonomiky sú developeri, textári, dizajnéri, a pod. Práve oni potrebujú dostatočne dlhý čas na to, aby priniesli výsledky svojej vzácnej práce. Ich pracovný deň je rozdrobený na „pracovné momenty“.

Prácu na diaľku značne zjednodušili technológie. Basecamp bol jedným z prvých nástrojov pre spoluprácu ľudí pracujúcich na diaľku. Na zozname sa postupne objavili aj ďalšie: Dropbox, Google Doc, Google Hangout, Skype, Slack, WebEx, Facebook Workplace, Microsoft Teams, a pod. Na diaľku sa dá robiť takmer všetko! Vďaka týmto novým nástrojom sa zasynchrónnej spolupráce stáva realita. Ľudia už nielenže nemusia byť na jednom mieste, ale nemusia ani pracovať v rovnakom čase. Nie je potrebný žiaden rozvrh, dobre nastavená „diaľková“ politika funguje v rozdielnych časových pásmach, pre nočné sovy, ranostajov aj rodinné typy.

Mnoho zamestnancov bolo s rastúcimi cenami nehnuteľností v najdynamickejších mestských centrách, ktoré sú domovom kreatívcov, odsúdených na dlhé dochádzanie do práce. V priemere precestujeme do práce 400 hodín ročne, čo je pre firmy veľa strateného času. Ľudia sú kvôli dochádzaniu do práce vystresovaní a skľúčení a ničí to ich motiváciu a produktivitu.

Veľké mesta by v budúcnosti mohli prísť o svoj monopol na koncentráciu talentu. „Nie každý sa túži presťahovať do San Francisca.“ V mestách ako San Francisco je striedanie zamestnaní (tzv. job hopping) bežným javom. Zamestnanci si vždy myslia, že je lepšie niekde inde. Naopak, ľudia pracujúci na diaľku v menej preplnených oblastiach, ako napr. Idaho alebo Utah, majú tendencie byť voči svojim zamestnávateľom lojálnejší.

V podstate to nie je o peniazoch! Zamestnanci sa čím ďalej, tým viac zaujímajú o vyššiu kvalitu svojho života, flexibilitu a prácu, ktorá ich bude napĺňať. Zamestnávatelia majú čoraz väčší problém získať talentovaných zamestnancov. Práca na diaľku je pre obe strany niečím, čo stojí za pokus.

Zabudnite na zlé výhovorky

Autori odhaľujú skutočnú podstatu argumentov, ktoré často predkladajú ľudia oponujúci práci na diaľku. Tu sú tie najbežnejšie:

• “Zázraky sa dejú, len keď sme všetci na jednom mieste.“ V skutočnosti, naozaj veľké nápady nie sú také bežné a vyžadujú si dôkladné prehodnocovanie. Čím menej je osobných stretnutí, tým sú vzácnejšie.

• “Ako budem vedieť, že pracujú, keď ich nevidím?“ Mnoho zamestnancov má rafinované praktiky, ktorými prestierajú činnosť, hoci sa v práci ulievajú. Neexistuje žiadna záruka produktivity, no nedostatok dôvery produktivitu zabíja. Väčšina ľudí chce pracovať, ak ich práca baví a napĺňa.

• „Kto bude dvíhať telefón?“ Rôzni zamestnanci v rôznych časových zónach alebo s odlišnými rozvrhmi dokážu pokryť „šichty“ odpovedaním na telefonáty zákazníkov. Vyžaduje si to však dobrú koordináciu.

• „Ostatní budú žiarliť.“ Bežná výhovorka vzdorujúcich manažérov. Ak niektoré pozície nemožno vykonávať na diaľku, prečo by tak mali fungovať aj ostatní v rámci jednej firmy? Ľudia chápu, že rozdielne pozície sa spájajú s rozdielnymi požiadavkami.

• „A čo kultúra firmy?” Kultúra sa často prezentuje ako „zábava“, ktorú spolu kolegovia môžu zažiť, no v skutočnosti ide o každú „vypovedanú aj nevypovedanú hodnotu a činy“ firmy. Nemusíte byť fyzicky spolu, aby ste vybudovali pevnú kultúru firmy. „Práca na diaľku znamená zriecť sa ilúzie, že práca na kultúre spoločnosti je len o fyzickom kontakte.“

• „Potrebujem odpoveď hneď.“ Trvá istý čas uvedomiť si, že nie všetky otázky si vyžadujú okamžitú odpoveď. E-maily poskytujú dostatok priestoru na všetko. Rýchle správy slúžia pre urgentnú komunikáciu. Telefón môžete použiť v krízových situáciách a otázkach života a smrti. Menej ruchov zvyšuje produktivitu. „Prelomenie závislosti od “potrebujem to okamžite” nepríde len tak samo od seba.“

Ako pracovať na diaľku

Autori sa pokúsili vytvoriť zoznam nástrojov a spoločných zásad potrebných pre úspešnú prácu na diaľku. Tu sú tie najdôležitejšie:

• „Prekrývajúci sa pracovný čas.“ Pracovný čas zamestnancov by sa mal určitým spôsobom prelínať. Ideálne je pracovať simultánne 4 hodiny, aby ste sa vyhli zbytočným prieťahom na projektoch a udržali si pocit tímovej spolupráce.

• „Uverím, keď uvidím.“ Vďaka nástrojom ako WebEx, Join,me, GoToMeeting je dnes zdieľanie obrazovky také jednoduché… Je to ako sedieť vedľa seba pred rovnakou obrazovkou! Akurát, že len z čisto pracovných dôvodov.

• „Prístupy pre každého.“ Dôležité dokumenty by nemali byť skryté v osobnom e-maile jednotlivca, ale prístupné pre všetkých na zdieľanom disku. Pomôžu vám k tomu Dropbox, GitHub a ďalšie.

• „Virtuálny kávovar.“ „Len pri samotnej práci bez žiadnej zábavy človek osprostie.” Je preto dôležité vytvoriť komunikačný priestor, kde sa možno trochu uvoľniť, zdieľať fotky mačiek, hovoriť o politike a socializovať sa rovnako, akoby ste stáli pri skutočnom kávovare v kancelárii.

• „Záleží na práci.“ Pri práci na diaľku je jediným meradlom výkonu jednotlivca práca samotná. Stratégia či čaro osobnosti sú druhoradé.

• „Opatrne s poradami a manažérmi.“ Čím menej porád a stretnutí s manažérmi, tým viac sa dá spraviť. Porady by mali byť „vzácnou delikatesou.“

Získavajte a držte si tých najlepších

Hľadanie nových kolegov mimo svojej geografickej polohy je skvelý spôsob, ako zaloviť po talentoch v medzinárodných vodách a zostaviť tak pestrý tím kolegov. Je to zároveň aj dobrý spôsob, ako si udržať talent vo firme. Občas sa ľudia túžia presťahovať, aj keď milujú svoju prácu. Najstabilnejší zamestnanci sú v práci na diaľku najlepší, pretože poznajú kultúru, tím, požiadavky… Prečo si ich neudržať?

Je mylné myslieť si, že prechodom na prácu na diaľku sa ľudský kontakt pri hľadaní nových zamestnancov stáva nepotrebným. Nič nie je ďalej od pravdy. Dôležité je túto diaľku prežiť, pretože udržiavať vzťahy bez fyzického kontaktu môže byť náročné. Práca na diaľku si žiada ľudí so zdravým rozumom, dobrou vôľou, dávkou benevolencie, trpezlivosti. Priestor pre „blbcov“ tu nie je. Zlá atmosféra by mohla ohroziť tímovú prácu.

Výberové konanie sa nemôže zakladať na riešení hravých zadaní či rébusov. Schopnosť skladať puzzle totiž nevypovie nič o schopnosti riešiť reálne pracovné problémy. Najlepšou metódou pri prijímaní nových kolegov je pozrieť sa na samotnú prácu. Testovací projekt je najlepší spôsob, ako začať. Výberový proces môže napríklad prebiehať formou týždňového alebo dvojtýždenného mini projektu. Pri práci na diaľku je základom vedieť sa dobre písomne vyjadrovať, čiže ak to jednotlivec dokáže, má predpoklad byť dobrým zamestnancom na diaľku. Aj preto je vhodné prijámací proces zahájiť motivačným či sprievodným listom. Osobný pohovor tak prichádza do úvahy len pokiaľ kandidát úspečne prešiel týmito prvotnými skúšami.

Zamestnanci, ktorí pracujú v menších mestách by mali byť ohodnotení rovnako ako kolegovia z metropol! „Rovnaká pláca za rovnakú prácu“ nie je len známym klišé, ale aj spôsobom udržania si talentu vo firme.

„Nehľaďte na prácu na diaľku ako na príležitosť znížiť platy!“
Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku.

Manažovanie zamestnancov na diaľku

Vo všeobecnosti je najlepšie s prácou na diaľku začať čo najskôr. Je jednoduchšie, ak kultúru vašej firmy definujú „diaľkoví“ zamestnanci. Pre začiatok je vhodné dovoliť aktuálnym zamestnancom pracovať na diaľku niekoľko dní do týždňa. Malé kroky vás privedú na správnu cestu.

Manažovanie zamestnancov na diaľku už nie je len o „organizácií
stoličiek,“ ale len a len o práci. Efektívne manažovanie takéhoto tímu si vyžaduje znalosť práce samotnej. Manažéri by mali mať napríklad schopnosť porozumieť, prečo projekt mešká, kreatívne riešiť opakujúce sa problémy, rozdeliť prácu na menšie zvládnuteľné časti, a pod.

Svet open source softvérov poskytuje veľa vzácnych skúseností.

„Adepti na prácu na diaľku sa majú veľa čo učiť od spôsobu, akým open source softvér za posledné desaťročia dobyli svet komerčných gigantov. Je to triumf asynchrónnej spolupráce a komunikácie, akú svet často nevidel.“
Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku.

Za úspechom open source-u stojí silná vnútorná motivácia. Programátori to robia z lásky, nie pre peniaze!

Na ceste za efektívnou prácou na diaľku je potrebné ostrániť všetky bariéry. Na kolegov pracujúcich na diaľku nemožno hľadieť ako na druhoradých občanov, ale ako na niekoho, kto si môže sadnúť za vrch stola, mať určité slovo a robiť rozhodnutia… Každý zamestnanec by mal mať prístup ku všetkému, čo potrebuje. Chyby tu boli a budú, a to je v poriadku. Je to cena za ponaučenia a cestu k samostatnosti.

„V skutočnosti je to nadpráca a nie ulievanie sa, ktorej treba čeliť na ceste za úspešným pracovným prostredím na diaľku,” najmä pokiaľ ide o tímy v rôznych časových pásmach. Pri práci na diaľku sa hranica medzi prácou a oddychom stiera. Je na zodpovednosti každého jednotlivca odkontrolovať, či sa nevenuje len práci, inak riskuje syndróm vyhorenia. Z dlhodobého hľadiska sú najlepšími zamestnanci tí, ktorí odpracujú rozumný počet hodín. 40-hodinový pracovný týždeň je rozumný a udržateľný priemer.

Status: zamestnanec na diaľku

„Diaľkovým“ zamestnancom sa dostáva slobody a flexibility. Bez hraníc a limitov sa však život môže občas skomplikovať. Väčšina ľudí určitý druh rutiny potrebuje. Je preto dôležité vytýčiť hranice medzi prácou a zábavou, napr. prostredníctvom rozdielnych zariadení, izieb, zvykov a rituálov.

Práca na diaľku nie je čierna alebo biela, môže mať rôzne hybridné formy, ako napr. doobedie doma a poobedie v kancelárii, alebo tri dni doma a dva dni v kancelárii. Ak nie je možnosť pracovať v kancelárii, kaviarne či coworkingové priestory sú vhodné alternatívy, ako pracovať a udržiavať si motiváciu.

Nové prostredia prispieva k novým nápadom. Čím viac perspektív o určitom probléme máme, tým ľahšie nájdeme riešenie. Vďaka rovnováhe medzi prácou a voľným časom a viac času stráveného v rodinnom kruhu sú zamestnanci všestrannejší a zdravší. V konečnom dôsledku tak podávajú aj lepší pracovný výkon.

Čo sa týka práce na diaľku, prelomový bod sa nezadržeteľne blíži. Koncept klasickej kancelárie je na ústupe.

„Keď o 30 rokov technológie dosiahnu ešte väčší pokrok, ľudia sa budú pozerajúc do minulosti čudovať, ako mohli kancelárie vôbec existovať.“
Richard Branson

Ilustrácie: Pablo Grand Mourcel
Preklad: Zuzana Chovancová