Firemná kultúra a práca na diaľku. Poznáte systém troch mentorov?

Pomaly sa nám končí karanténa a začíname sa vracať do práce, no vo svete existujú aj firmy, ktoré si home office predĺžia až do roku 2021. Podľa štúdie z roku 2018 na Slovensku prácu z domu pravidelne využíva len 3,6 % zamestnancov. Príchodom pandémie koronavírusu sa toto číslo, prirodzene, na istý čas zvýšilo. V druhej polovici marca zostalo na pracoviskách približne 18 % zamestnancov. To, koľko ľudí bude home office preferovať po skončení pandémie, ukáže budúcnosť. Práca na diaľku, ktorú aj pred karanténou využívalo stále viac zamestnancov, nie je ani búrkou v pohári vody, ani tým najhorším možným scenárom, ktorý si táto krátkodobá výnimočná situácia vyžiadala. Vďaka internetu a dostupnosti komunikačných prostriedkov sa práca z domu stala bežnou realitou pracovného života aj mimo karantény.

Hoci sa koncept tzv. remote firiem, akými sú napr. Buffer, Basecamp, Automattic alebo GitLab, mohol pred nejakým časom zdať na míle vzdialený od reality, v súčasnosti sa štýl ich organizácie zdá byť viac ako na mieste. Vymysleli tieto firmy nápady, riešenia a metódy, ktoré by dnes mohli využívať všetky firmy? Spomeňme predovšetkým „systém troch mentorov“ (troch „buddies”) spoločnosti Buffer.

Startup Buffer, ktorého členovia tímu sa nachádzajú kdekoľvek na svete, vyvíja nástroje pre manažment a správu sociálnych sietí (tzv. „community management”). Buffer blog mal už od svojho začiatku dvojaké poslanie: poskytovať kvalitný obsah o používaní produktov Buffer a o spravovaní sociálnych sietí a ponúkať informácie o tom, ako tzv. remote firma funguje. Cieľom firmy bez fyzických kancelárskych priestorov bolo zviditeľniť svoju značku zamestnávateľa. Na začiatku zvažovali aj digitálny onboarding.

V rámci onboardingu na diaľku si v spoločnosti Buffer v roku 2014 vytvorili systém troch mentorov („3 buddies system“). Hoci firma systém onboardingu časom niekoľkokrát modifikovala, stále sa zakladá na princípe troch mentorov. Je užitočný nielen v rámci , ale môže byť poučný aj pre manažment.

Ako Buffer systém funguje?

Každému nováčikovi pridelia 3 mentorov (tzv. buddies), ktorí mu pomáhajú integrovať sa. Jeden z mentorov vystupuje ako mentor – líder, mentor – školiteľ ho zasväcuje do náplne pracovnej pozície a tretí ho oboznámi s firemnou kultúrou. Mentori nového kolegu predstavia ostatným členom tímu a sú mu počas celého integračného procesu oporou.

• Mentor – líder je „člen tímu s bohatými skúsenosťami, zvyknutý viesť nekompromisné rozhovory, aby nováčikom predstavil firemné hodnoty.“ Svojou úlohou sa nepochybne približuje najviac k úlohe tradičného manažéra. Je to zároveň človek, s ktorým sa nováčik rozpráva o kariére a profesijnej dráhe v spoločnosti.

• Mentor - školiteľ je „niekto, kto pozná pracovnú pozíciu, na ktorú nováčik nastupuje. Tento mentor odpovedá na otázky a zároveň nového kolegu zaúča.“ K nováčikovi má veľmi blízko, pretože je jeho seniornejšou, skúsenejšou verziou a venujú sa viac-menej rovnakej práci. U mentora – školiteľa dostane nováčik odpovede odbornejšieho charakteru.

• Mentor firemnej kultúry je „skúsený člen tímu, ktorý dokáže odhadnúť, do akej miery sa zamestnanci (noví a stáli) stotožňujú s firemnou kultúrou. Jeho úlohou je pomôcť nováčikovi adaptovať sa na špecifiká firemnej kultúry spoločnosti Buffer.“ Ide o najstaršieho člena z trojice mentorov. Nováčikovi pomáha oboznámiť sa s dlhodobou víziou, kultúrou a stratégiou spoločnosti. Prirodzene sa však nováčik najviac stretáva s prvými dvoma mentormi. O firemnej kultúre sa predsa netreba baviť tak často ako o náplni pracovnej pozície.

V spoločnosti Buffer sa tento systém vyvíjal od roku 2014, keď sa spoločnosť rozhodla upustiť od princípu onboardingu vo forme bootcampingu, ktorý bol pre nováčikov stresujúcim zážitkom (v podstate išlo o 45-dňovú skúšobnú dobu). Vymysleli preto jednotnejší systém, ktorým chceli u nových kolegov vyvolať pocit „psychologickej istoty“ už od nástupu. Koncept troch mentorov ponechali aj v novej organizácii onboardingu, ktorý sa zdá byť užitočný aj nad rámec onboardingu samotného.

V rámci takto rozdrobeného tímu môžu zamestnanci spoznať rôznorodejších ľudí. Je to spôsob, akým možno časom zovšeobecniť rôzne užitočné formy mentoringu. Riadiace funkcie sú rozvrhnuté horizontálnejším spôsobom a pomáhajú jednotlivcom rýchlo si rozšíriť siete svojich kontaktov. Čím viac rozmanitejších ľudí v organizácii spoznáme, tým budeme môcť byť v práci produktívnejší.

Pre mentorov, ktorí sú menej skúseným novým kolegom k dispozícii, je to príležitosť investovať do rozvoja tímu, zastávať rolu mentora alebo trénera a využiť svoje skúsenosti a vedomosti. Systém stimuluje motiváciu zamestnancov a vo firme ich udržiava. (Práve preto začal tento systém využívať aj Google).

V súčasnosti, keď sa mnoho ľudí stretáva s prácou na diaľku po prvýkrát, sa môžeme z bufferovského systému troch mentorov v mnohom inšpirovať. V rámci základných bufferovských princípov možno zohľadniť dva nasledovné aspekty:

• Výber komunikačných kanálov a frekvencia komunikácie v súlade so zvyklosťami firmy. Nie je vždy možné komunikovať synchrónne (telefonicky alebo cez videokonferencie) a vyžadovať od manažérov, aby sa sami venovali úlohám, ktorým by sa venovali v bežnej, fyzickej kancelárii. Tematickým rozdelením úloh (stratégia, pracovná pozícia, otázky odbornejšieho charakteru, kariéra…) na viacero ľudí je možné prehodnotiť koncept manažmentu na diaľku.

• Spôsob práce v tíme. Spoločné momenty sú dôležité, no netreba to ani preháňať (aby sme si zachovali kontrolu nad vlastnou organizáciou času). Niektoré veci je lepšie riešiť vo dvojici, spôsobom, ktorý využíva tie najlepšie metódy koučingu alebo mentoringu. O iných je možné asynchrónne komunikovať v skupinách. Rolu mentora – školiteľa môže napríklad suplovať skupina na platforme Slack alebo Teams. Účastníci tam dokážu odpovedať na otázky odbornejšieho charakteru súvisiace s danou pracovnou pozíciou. Niekedy je vhodné hľadať odpovede na otázky a riešenia na problémy práve v kolektíve. Podobne ako sa to hovorí v prípade výchovy detí, známe africké príslovie môžeme vysloviť aj pri školení nových zamestnancov: Potrebujeme celú dedinu (aby sme vyškolili nováčika).

Prekladateľka: Zuzana Chovancová