Collaboration à distance : découvrez le système des « 3 buddies » de Buffer 

Le télétravail, qui était déjà en forte croissance avant le confinement, n’est ni un feu de paille, ni un pis aller imposé par une situation exceptionnelle de courte durée. Internet et l’ubiquité des moyens de communication en ont fait quelque chose de « normal », même sans confinement.

C’est pourquoi les réflexions et méthodes élaborées par les entreprises sans bureau telles que Buffer, Basecamp, Automattic, ou Gitlab, qui pouvaient sembler hier trop éloignées de la réalité des entreprises avec bureaux, paraissent aujourd’hui tout à fait pertinentes. Et si ces entreprises avaient trouvé des idées, des solutions, des méthodes qui peuvent être utiles à toutes les entreprises aujourd’hui ? C’est le cas notamment du système des « 3 buddies » mis au point par l’entreprise Buffer.

Cette startup qui développe des outils de gestion et d’animation de réseaux sociaux (des outils de community management) a une équipe disséminée aux quatre coins du globe. Dès l’origine, le blog de Buffer a eu une double vocation : diffuser des contenus de qualité concernant l’utilisation des produits Buffer et la gestion des communautés, et diffuser des contenus sur le travail en remote de manière à faire rayonner la marque employeur de cette entreprise sans bureau. Dès l’origine, on a pensé aussi à l’intégration des nouvelles recrues à distance.

Le système des buddies a été conçu dès 2014 pour l’onboarding à distance. S’il a subi quelques modifications avec le temps, le triple parrainage/marrainage sur lequel il repose encore est riche d’enseignements pour le management, au-delà du seul moment de l’onboarding. Voici en quoi consiste le système :

Chaque nouvelle recrue se voit appareillée avec trois «parrains/marraines» (buddies) pour son intégration : il y a le « buddy-leader », le « buddy-rôle » et le « buddy-culture ». Ces parrains/marraines leur sont présenté.e.s à leur arrivée dans l’équipe et les accompagnent tout au long de leur phase d’intégration.

• Le/la buddy-leader est « un membre de l’équipe doté d’une grande expérience et habitué à mener des conversations sans concession pour initier les recrues aux valeurs de Buffer. » C’est celui/celle dont le rôle s’approche sans doute le plus d’un.e manager classique. C’est aussi la personne avec qui l’on parlera de carrière et de parcours dans l’entreprise.
• Le/la buddy-rôle est « quelqu’un qui connaît le rôle que le salarié est destiné à jouer dans l’équipe. Il est là à la fois pour répondre à ses questions et pour lui enseigner son rôle. » C’est un.e pair.e qui fait plus ou moins le même travail et saura répondre à des questions plus techniques. Comme un reflet de soi-même, mais plus avancé.e dans la carrière, le/la buddy-rôle a une grande proximité avec la nouvelle recrue.
• Le/la buddy-culture est « un membre expérimenté qui a prouvé sa capacité à mesurer l’adéquation entre les salariés (existants et nouveaux) et la culture de l’entreprise. Son rôle est d’aider le participant à assimiler les spécificités de la culture de Buffer. » Cette personne est la personne la plus senior des trois, et est pertinente pour aider la jeune recrue à comprendre la vision de long terme de l’entreprise, sa culture et sa stratégie. La fréquence de la relation est naturellement moins soutenue qu’avec les deux autres. Nul besoin de se parler toutes les semaines !

Le système a évolué depuis 2014 puisque Buffer a abandonné le principe de l’onboarding comme bootcamp de 45 jours, qui pouvait être vécu comme anxiogène (c’était de fait une période de mise à l’épreuve) pour aller vers un processus plus unifié, censé apporter dès le premier jour davantage de « sécurité psychologique » aux recrues. Néanmoins, l’idée du triple parrainage/marrainage a été conservée dans les grandes lignes. Et cette idée se révèle utile aussi au-delà de la période d’onboarding.

En effet, le système offre aux salarié.e.s un champ relationnel bien plus diversifié que celui dont ils/elles bénéficieraient en temps normal, dans le cadre d’une équipe distribuée. C’est une manière de généraliser des formes de mentorat bénéfiques sur la durée. C’est une manière de redistribuer les fonctions managériales de manière plus horizontale et d’aider les individus à étendre rapidement leurs réseaux. Plus on connaît de personnes différentes dans une entreprise, plus on peut être efficace dans son action.

Du côté des buddies qui parrainent/marrainent des recrues moins expérimentées, c’est une opportunité de s’investir dans le développement de l’équipe, de jouer un rôle de mentor ou de coach, de valoriser son expérience et ses connaissances. Le système permet d’accroître la motivation et la rétention du personnel. (C’est d’ailleurs pourquoi Google a également mis en place un système similaire.)

Dans une période comme celle que nous vivons aujourd’hui où beaucoup d’individus sont des novices du télétravail, on aurait beaucoup à gagner à s’inspirer de systèmes comme celui des « 3 buddies ». Il y a en particulier deux types de réflexions à mener autour des principes qui sous-tendent le système de Buffer :

• Une réflexion sur le choix des canaux de communication et la fréquence de communication selon les usages : on ne peut pas communiquer constamment de manière synchrone (par téléphone ou visio) et demander aux managers de faire seuls et à distance ce qu’ils/elles pouvaient faire dans un espace physique partagé. Distribuer les fonctions selon les types de sujets (stratégie, rôle, culture, technique, carrière…) à plusieurs personnes permet de repenser le management à distance.
• Une réflexion sur la manière de travailler en équipe : les moments partagés, c’est important, mais il n’en faut pas trop non plus (sous peine de n’avoir plus aucune maîtrise de son emploi du temps). Certaines choses sont idéales en binôme, dans une relation qui prend le meilleur du mentorat ou du coaching. D’autres peuvent aussi être déléguées à des groupes d’individus dans des formats plus asynchrones. Par exemple, la fonction remplie par le buddy-rôle pourrait être remplie par un channel Slack ou Teams composé de pair.e.s capables de répondre à plusieurs à des questions plus techniques liées au rôle. Parfois, c’est donc un collectif qui est plus approprié pour répondre à une question ou résoudre un problème individuel. On pourrait étendre au management ce proverbe africain à propos de l’éducation : It takes a village (to manage a recruit).