Zorganizujte si život: Používajte Trello ako profík

Pre mnohých z nás neutíchli obchodné stretnutia a tímové mítingy ani počas karantény – jednoducho sa presunuli do online sveta. Podľa oficiálnych štatistík si na prácu z domova počas karantény zvyklo až 60 % Slovákov. Do virtuálneho priestoru sa presunuli nielen pracovné stretnutia, ale aj večerné drinky, víkendové posedenia s priateľmi či rodinou, oslavy narodenín, koncerty a randenie.

Aby sme si naplánovali zaneprázdnené rozvrhy, mnohí z nás sa vykašľali na papierové zápisníky a kalendáre v telefónoch a dali sme radšej prednosť aplikáciám spravovania produktivity a projektového manažmentu, akou je napríklad Trello. Pre tých, ktorí ešte Trello neobjavili, nastal ten správny čas vyskúšať ho práve teraz. V našom sprievodcovi zistíte, ako sa na platforme zorientovať, aby ste si mohli plánovať, organizovať a spravovať svoje tímy – a to všetko z jedného servera.

Trello pritiahlo od svojho vzniku už viac než milión užívateľov a využívajú ho aj firmy ako Google, Fender, Pinterest či Cosco. Trello je stránka a mobilná aplikácia, ktorá vám umožňuje efektívne spravovať tím a prepínať medzi jednotlivými položkami rôznych projektov, čo z nej robí skvelý nástroj pre prácu na diaľku. Trello využíva nástenky a kartičky, z ktorých vytvára zoznamy úkonov a jednotlivým členom tímu zadáva pracovnú náplň.

1. Ako na to?

Proces prihlasovania je celkom priamočiary: na registráciu potrebujete emailovú adresu a vytvorenie hesla. Ak používate iné nástroje od Atlassian – či už na vývoj softvéru, projektový manažment, alebo manažment obsahu – môžete si vytvoriť jeden účet, cez ktorý spravujete všetko.

Potom svoj tím pomenujte (povinné) a vyberte si typ tímu dostupný z možností (nepovinné), ako napríklad „Operations“, „Small business“ alebo „Education“ (operácie, malý podnik, vzdelanie, pozn. prek.) a podobne. Zároveň môžete rozoslať pozvánky všetkým členom tímu alebo to urobiť neskôr.

Používajte Trello zadarmo alebo si predplaťte prémiové účty. Verzia zadarmo vám umožňuje vytvoriť neobmedzené množstvo násteniek, zoznamov a kariet, môžete do nej však pridať len 10 tímov. Dva typy prémiových účtov umožňujú okrem iného vytvorenie neobmedzeného množstva tímov, prispôsobivejšiu ponuku pre prácu v tíme a vylepšené administrátorské a bezpečnostné možnosti.

2. Zoznámte sa s princípom kanban

Trello používa vizuálny systém manažmentu pracovnej náplne známy ako kanban, čo v Japončine znamená znak či bilbord. Metóda je inšpirovaná systémom japonskej firmy Toyota zo 40. rokov. Pracovníci v pásovej výrobe používali skutočné kartičky, pomocou ktorých naznačovali kroky v procese výroby a plnili úlohy. Zredukovalo to čas a odpad a zároveň maximalizovalo pracovnú účinnosť.

Systém kanban sa spolieha na komunikáciu v reálnom čase a na absolútnej transparentnosti práce, čo znamená, že členovia tímu vidia všetky úkony, ktoré náležia im a ich kolegom. Dôležitá je transparentnosť v tíme, ako aj rovnováha individuálnej a tímovej práce. Tento systém zároveň podporuje spoluprácu. Aby sa vám podarilo využívať systém efektívne, myslite vždy na tieto princípy:

Vizualizujte si svoju pracovnú náplň

Vizualizácia je pre metódu kanban kľúčovou. A to je správne, pretože je jednoduchšie porozumieť dátam a spracovať ich v informačných grafoch, tabuľkách, schémach či na mape než v tabuľke v Exceli.

Trello pomáha vizualizácii pracovnej náplne a rozdeľuje ju na jednotlivé úlohy. Rozhranie aplikácie tvoria nástenky, zoznamy a kartičky v rôznych kombináciách podľa toho, o aký projekt ide, aké majú preferencie jednotliví členovia tímu a podľa vkusu. Funguje to nasledovne:

• Vytvorte nástenku alebo rovno niekoľko násteniek naraz, ak pracujete na viacerých projektoch či spravujete rôzne tímy. Trello poskytuje celú škálu rozvrhov násteniek. Existuje napríklad Tím Icebreaker (prelomiť ľady, pozn. prek.), Surviving the Apocalypse (prežiť apokalypsu, pozn. prek.) a ďalšie. Navyše vám Customer Success Board (Nástenka úspešných klientov, pozn. prek.) umožňuje sledovať všetky účty a klientov. Každý prednastavený rozvrh je možné používať v rôznych farbách a s rôznymi pozadiami na mieru, prípadne si vybrať špecifický vzor zoznamu.
• Vyberte si zoznamy. Nechajte si prednastavené zoznamy alebo si vytvorte vlastné. Každý má niekoľko kariet symbolizujúcich úkony, ktoré treba bezprostredne splniť.
• Nechajte systém pracovať za vás. Neexistuje jednotný princíp. Pre niektorých z nás je zmysluplnejšie vytvoriť samostatné zoznamy úkonov pre rôzne ciele či dni v týždni. Najbežnejší prístup spočíva vo vytvorení špecifickej kartičky pre každú úlohu a roztriedení do zoznamov „Nesplnené“, „Plní sa“ a „Dokončené“. Jasne uvidíte, v akej pracovnej fáze sa zrovna nachádzate.
• Nekomplikujte si to. Neprepĺňajte karty priveľkým množstvom textu. Bude stačiť názov alebo krátky popis. Vždy sa môžete rozpísať tak, že kliknete na kartu a pridáte informácie ako deadline, popis, prílohy či komentáre.
• Používajte farebné kódy. Keď pracujete v tímoch alebo organizujete jednotlivé úkony, rôznofarebné kartičky vám umožnia rýchlejšie vyhľadávanie.

Sústreďte sa na dlhodobé ciele…

V tímovej práci sa vždy sústreďte na dokončenie svojho cieľa. Organizujete online udalosť, pripravujete veľkú výročnú správu alebo vyvíjate nový produkt? Myslite na to, kým pracujete na svojich každodenných povinnostiach, najmä tých rutinných. Vám a vášmu tímu to pomôže vizualizovať si cieľ, ku ktorému máte namierené.

Podľa štúdie o rozhodovaní platí, že ak myslíte na celkový plán, vy a váš tím urobíte častejšie správne rozhodnutia pre celú skupinu. „Ak si vytvoríte k svojmu rozhodovaniu nadhľad, je oveľa pravdepodobnejšie, že sa dokážete pozerať na veci z dlhodobého hľadiska a uvidíte aj skrz okamžité okolnosti tu a teraz,“ objasňuje Paul Stillman, autor štúdie.

… ale rozdeľte si veľké projekty na menšie úlohy

Metodológia kanban sa snaží obmedzovať zoznam rozpracovaných úkonov, aby vám umožnila „prestať začínať a začínať končiť”. Členovia tímu by na seba nemali brať priveľké množstvo práce, ale mali by skôr dokončiť efektívne tú, ktorú majú rozrobenú. Cieľom je stanoviť malé, dosiahnuteľné kroky, ktoré zvládne každý.

Nesmiete však ignorovať zoznam dokončených úkonov. Nielenže vám pomáha sledovať množstvo práce, ktoré ste splnili vy aj vaši kolegovia – a následne prispôsobiť podmienky budúcim očakávaniam – prehľad hotovej práce vás bude udržiavať motivovaných. Naše mozgy sú naprogramované tak, aby sme si užívali deľbu a dokončovanie práce. Prináša to uspokojenie.

Vyškrtávanie položiek zo zoznamov tiež uvoľňuje mentálnu kapacitu. V roku 1927 uskutočnil ruský psychológ Bluma Zeigarnik pokus. Účastníkom zadal niekoľko jednoduchých úkonov: niektoré prerušil, zatiaľ čo dokončovali iné. Účastníci si oveľa lepšie pamätali nedokončené úkony než tie, ktoré dokončili. Tento záver podporuje hypotézu, že dokončovanie práce nám pomáha vyčistiť si hlavu.

Buďte tímovými hráčmi

Používať Trello v tíme poskytuje mnohé výhody. Jediným pohľadom zistíte, čo práve robia ostatní a čo sa chystajú urobiť. Už sa nemusíte prehrabávať nekonečným reťazcom emailov. Rovnako odpadá možnosť, že niekto prehliadne dôležité informácie, pretože ste zabudli kliknúť na „Odpovedať všetkým“.

Ak však Trello používate na manažment tímu, je dôležité ujasniť si pravidlá používania. Každý člen tímu by mal vedieť, kto má na aké úlohy kompetenciu, kto ich zadáva, kto ich presúva a čo znamenajú jednotlivé označenia.

Ak ste to vy, kto rozdáva úlohy, uistite sa, že máte vytvorený systém, v ktorom môžu vaši kolegovia schváliť stav jednotlivých úkonov, aby ste ich nezahlcovali prácou.

3. Staňte sa Trello profesionálom

Naučte sa o ďalších výhodách

Teraz ste pripravení na ďalšiu úroveň platformy Trello. Aplikácia ponúka ďalšie služby: kalendáre, vlastné prispôsobiteľné rozvrhy, analýzu a automatizáciu, ako aj synchronizáciu s aplikáciami ako Slack, Dropbox či Google Drive. Budete tak mať všetky dáta a informácie na jednom mieste. Ak používate Trello zdarma, môžete si vybrať jednu službu navyše. Majitelia prémiových účtov ich môžu získať neobmedzené množstvo.

Využite zoznam pracovných povinností a sledujte, ako postupujete

Ak je váš projekt komplikovaný, premyslite si, či radšej nechcete jednotlivé Trello kartičky využívať na označovanie menších projektov. Využite na to zoznam a každý menší projekt pridajte na samostatnú kartu. Týmto spôsobom môžete vyškrtať všetko, čo stihnete dokončiť v rámci menšieho projektu, a pohybovať kartičkami v zoznamoch.

Ak chcete sledovať vývoj určitej kartičky, pridajte sa na ňu, prípadne na celý zoznam či nástenku a kliknite na „Watch“ (sledovať, pozn. prek.). Budete potom dostávať notifikácie vždy, keď sa na kartičke niečo zmení, alebo tam niekto niečo pridá.

Skratky a triky

Ak ste klávesnicový virtuóz, skratky na Trello vám ušetria čas. V odporúčaniach nájdete niekoľko favoritov:

• Chcete rýchlo zobraziť všetky svoje kartičky na nástenke? Stlačte „Q“.
• Ak sa chcete na nejakú kartičku pridať, nasmerujte na ňu kurzor a stlačte medzerník. Ostatných môžete na kartičky pridávať klávesom „M“.
• Na určenie termínov jednotlivým kartičkám stlačte „D“.
• Na uloženie kartičky stlačte kombináciu „Shift“ + „Enter“.
• Môžete tiež importovať zoznamy a tabuľky priamo na platformu. Skopírujte a prilepte zoznam na novú Trello kartičku a zvoľte „Add“ (pridať, pozn. prek.). Trello vám navrhne vytvorenie samostatnej kartičky pre každú položku na zozname.

Naše dni sú preplnené rôznymi zoznamami povinností v rámci rôznych životných sfér. Trello je efektívnym nástrojom na plánovanie, pamätanie si dôležitých termínov či na transparentnú a prehľadnú komunikácie s kolegami. Založiť ho je jednoduché a s trochou času a cviku sa môžete naučiť, ako pracovať efektívne. Nielen kvôli sebe, ale aj kvôli svojmu tímu.

Preložila Dorota Bachratá

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.