Staňte se profíkem v aplikaci Trello a lépe si zorganizujte život

Řada z nás se i navzdory karanténě a práci z domova musí nadále účastnit týmových setkání, konferencí a obchodních jednání. Ty se pouze přesunuly z fyzického do online prostoru. V průběhu března, dubna a května v Česku raketově vzrostl počet zaměstnanců pracujících z domova. Podle serveru Seznam zprávy byla v těchto měsících u mnoha tuzemských firem více než polovina pracovníků na home office. Na dálku neprobíhají jenom obchodní jednání, ale už i posezení s přáteli, party, teambuildingy, narozeniny, koncerty a rande.

Řada lidí už dávno dala stranou stolní kalendáře a notifikace v mobilu a začala k organizaci svého stále nabitějšího času a pracovních povinností používat aplikace určené k řízení projektů a produktivity, jako je například Trello. Pro ty z vás, kdo ještě Trello nepoužíváte, by právě teď mohla být vhodná doba tuto aplikaci vyzkoušet. Následující přehled vám pomůže se v Trellu zorientovat a začít jej používat k organizování a plánování práce týmů i jednotlivců. To vše na jednom místě.

Trello jen v roce 2019 přilákalo více než 50 milionů uživatelů a používají jej takové firmy jako Google, Fender, Pinterest nebo Cosco. Trello je aplikace jak do počítače, tak do mobilu, která vám umožní efektivně vést tým a řídit i více projektů najednou, k čemuž využívá nástěnky, sloupce a seznamy úkolů jednotlivých pracovníků v podobě kartiček. Jedná se tak o ideální nástroj pro práci na dálku.

1. Začínáme

Přihlášení je jednoduché a intuitivní. Pro registraci do systému zadáte svou e-mailovou adresu a zvolíte si heslo. Pokud využíváte další aplikace od společnosti Atlassian (jako jsou nástroje pro programování, projektové řízení nebo content management), stačí vám k přístupu do všech aplikací jen jediný účet.

Dále pojmenujte váš tým (povinné) a můžete si i navolit typ daného týmu (například provoz, malý podnik, vzdělávací služby a podobně). V tuto chvíli je možné i rovnou pomocí e-mailu pozvat do skupiny ostatní členy týmu, nebo si tento krok můžete nechat na později.

Používat Trello lze buď zdarma, nebo v rámci placených verzí „business class“ nebo „enterprise“. Verze zdarma nabízí jednotlivcům neomezené množství nástěnek, sloupců a karet, ale sdílet v rámci jednoho týmu lze maximálně deset společných nástěnek. Placené verze nabízejí mimo jiné i neomezený počet týmových nástěnek, týmové řízení šité na míru, více možností správy pro administrátory a pokročilejší bezpečnostní prvky.

2. Seznamte se s konceptem „kanban“, používaným pro řízení projektů

Trello využívá vizuální metodu k řízení projektů známou pod jménem „kanban“, což je výraz pocházející z japonštiny, který znamená „cedule“ nebo „billboard“. Tento princip vychází z produkčního procesu firmy Toyota, vyvinutého na konci 40. let. Zaměstnanci Toyoty v rámci kanban principu používali kartičky, které jim umožňovaly lépe se orientovat v jednotlivých krocích výrobního procesu a v tom, které úkoly jsou a nejsou hotové. To jim pomáhalo šetřit jak čas, tak i materiál.

Základem systému kanban je efektivní a rychlá komunikace a transparentnost práce celého týmu. To znamená, že pracovníci by měli vidět nejenom všechny své vlastní úkoly, ale i úkoly svých kolegů. Tato transparentnost navíc podporuje týmovou spolupráci a umožňuje jednotlivcům lépe vyvážit práci na osobních a kolektivních úkolech. Aby metoda kanban fungovala správně, musí se dodržovat následující základní pravidla:

Vizualizace pracovního procesu

Vizualizace je stavebním kamenem metody kanban. Pro pracovníka je totiž o hodně jednodušší pochopit data a pracovat s nimi, pokud jsou zobrazena jako infografika, grafy nebo mapy, než když se jedná o strohé tabulky v Excelu.

Trello pomáhá členům týmu vizuálně si představit pracovní proces a jeho rozdělení na jednotlivé úkony. Uživatelské rozhraní aplikace sestává z nástěnek, sloupců a karet, které jsou seskupeny a zkombinovány podle toho, o jaký projekt se jedná, jaké jsou potřeby daného týmu i jaké jsou vaše osobní preference. Jak to vlastně funguje?

• Založení nástěnky: V případě, že pracujete na více projektech nebo řídíte více týmů najednou, můžete si založit více nástěnek. Trello vám umožňuje vybrat si z celé řady předpřipravených šablon. Tak například nástěnka typu Team Icebreaker: Surviving the Apocalypse (Ledoborec: Přežití v apokalypse, pozn. překl.) funguje jako interaktivní hra s nástěnkami poskytujícími instrukce, informace o zásobách a o přeživších. A nástěnka Customer Success (Úspěch u klientů, pozn. překl.) vám zase umožňuje udržovat si přehled o všech vašich klientech. U každé ze šablon můžete využít jiných barevných kombinací, volitelných pozadí i nabídky výchozího nastavení.
• Výběr sloupců: Ponechejte předpřipravené sloupce, které se vám automaticky nabídnou, anebo si vytvořte své vlastní. Každý sloupec obsahuje několik karet, které ve většině případů, zjednodušeně řešeno, symbolizují úkoly, které je potřeba splnit.
• Uzpůsobení systému svým preferencím: Různí lidé preferují různá řešení. Některým z nás vyhovuje nemít jen jeden seznam úkolů, ale vytvořit si jich více, například podle dnů v týdnu nebo podle témat, kterých se dané úkoly týkají. Standardní postup je přidělit každému úkolu jednu konkrétní kartu a vložit ji do sloupce úkolů k udělání, úkolů v řešení nebo dodělaných úkolů.
• V jednoduchosti je síla: Nezahlcujte karty (a sebe) příliš velkým množstvím textu. Nadpis nebo krátký popis stačí. Podrobnosti můžete k úkolu kdykoliv přidat tak, že kliknete myší na kartu a doplníte další informace, například termíny, popisy, přílohy nebo komentáře.
• Používejte odlišení pomocí barev: Při organizaci týmové práce vám barevně odlišené karty pomohou se vždy v úkolech rychle zorientovat.

Zaměřte se na dlouhodobé cíle…

V rámci týmové práce se snažte neztratit z dohledu vaše hlavní, finální cíle. Připravujete online kongres, pracujete na důležitém reportu, nebo vyvíjíte nový produkt? Mějte tyto své hlavní mety stále na paměti, zvláště při práci na každodenních, nudnějších a zdlouhavějších dílčích krocích. Jedině tak můžete vy i váš tým efektivně postupovat směrem k cíli a podle plánu.

Ze studie univerzity v Ohiu týkající se rozhodovacích procesů vychází, že pokud tým při své práci vidí věci v širším kontextu, je schopen činit lepší rozhodnutí. „Pokud jste schopni se při rozhodování podívat na aktuální situaci z nadhledu, vidíte vše více v souvislostech s vašimi dlouhodobými cíli, a jste tak schopni se vymanit z toho, že vidíte pouze ty nejbližší důsledky vašeho rozhodnutí,“ uvádí Paul Stillman, jeden z autorů studie.

… ale rozdělte velké projekty na menší, dílčí kroky

Pomocí metodologie kanban postupně redukujete svůj seznam úkolů v řešení a učíte se méně začínat nové úkoly a více dokončovat ty, které jsou rozdělané. Členové týmu by se měli vyvarovat toho, aby si brali příliš velký objem práce najednou, a měli by se učit spíše efektivně své úkoly dotahovat do konce. Pro úspěch týmu je zcela klíčové nastavit si proces, v rámci kterého jsou všem jednotlivcům nastavovány menší, splnitelné úkoly.

Tím, že si budete tyto dílčí kroky poctivě odškrtávat jako hotové, nejen že získáte lepší přehled o tom, co jste vy a vaši kolegové zvládli a na čem jste pracovali (a díky tomu budete moci v budoucnu lépe nastavovat své strategie a plány), ale zároveň se tím skvěle namotivujete. Lidský mozek je totiž účinně stimulován ve chvíli, kdy si rozdělíte velké úkoly na menší, tyto úkoly postupně plníte a tím máte pravidelný přísun pocitu uspokojení.

Odškrtáváním úkolů si také čistíte hlavu a uvolňujete si kapacitu k práci na jiných úkolech. V roce 1927 provedl Bluma Zeigarnik pokus, při kterém zadal účastníkům řadu jednoduchých úkolů. U některých úkolů pak účastníka přerušil a daná úloha tak zůstala nedokončena. Jiné úkoly ale nechal účastníky dodělat. A zjistil, že lidé si v průměru dvakrát lépe pamatují ty úkoly, které nedokončili, než ty, které dokončili. A tím dokázal, že dokončováním úkolů si čistíme paměť a uvolňujeme naši mentální kapacitu.

Buďte týmový hráč

Používání Trella přináší řadu výhod. Zaprvé budete mít v jakoukoliv chvíli okamžitý přehled o tom, co dělají ostatní členové vašeho týmu a co mají naplánováno v blízké i daleké budoucnosti. Nebudete se tak muset neustále přehrabovat starými e-maily. Odpadá také strach z toho, že by se k někomu nedostala důležitá informace jenom kvůli tomu, že jste ho zapomněli přidat do kopie e-mailu nebo že jste zapomněli stisknout „Odpovědět všem“.

Avšak pokud používáte Trello k vedení týmu, tak i zde platí, že je nutné nejdříve precizně definovat komunikační pravidla a sjednotit používané postupy. Každý člen týmu musí vědět, kdo komu může přidělovat úkoly, kdo je zodpovědný za přesun karet mezi sloupci a co znamenají různá označení a barevná odlišení.

Pokud jste to vy, kdo rozdává úkoly, máte možnost nastavit, že jednotliví pracovníci musejí potvrzovat, že si berou přidělený úkol na starost, čímž zároveň potvrdí, že nejsou příliš zahlceni prací.

3. Staňte se profíkem v Trello

Naučte se pracovat s nadstavbami

Teď už jste připraveni postoupit v Trellu o úroveň výše. Tato aplikace totiž nabízí řadu nadstaveb. Jedná se o doplňkové funkce, jako jsou kalendář, editovatelná pole, analytické nástroje, automatizace nebo synchronizace s aplikacemi jako například Slack, Dropbox nebo Google Drive. Všechna potřebná data a informace tak budete mít na jednom místě. Uživatelé používající Trello zdarma si mohou vybrat z jedné nadstavby. Vyšší verze pak nabízí neomezené množství nadstaveb.

Zakomponujte do svého přehledu i odškrtávací seznam nebo přehledy o postupu

Pokud je projekt, na kterém pracujete, velmi komplexní, mohou vaše Trello karty představovat nikoliv pouze drobné dílčí kroky, ale rovnou menší, samostatné projekty. K tomu slouží funkce „checklist“, tedy funkce odškrtávacího seznamu podúkolů, který může být přidán ke každé kartě. Takto můžete označit jednotlivé dílčí úkoly v rámci menšího projektu jako dokončené, ale zároveň stále můžete celé karty posouvat i mezi různými sloupci.

Zkratky a triky

Pokud rádi používáte klávesové zkratky, Trello vám nabízí možnost dělat vše ještě o něco rychleji. Mezi tipy, které aplikace doporučuje zkušeným uživatelům, jsou i tyto nejoblíbenější zkratky:

• Chcete rychle zobrazit všechny karty v rámci aktuální nástěnky? Stiskněte „Q“.
• Pokud se chcete přidat k určité kartě, stačí na ni najet myší a stisknout mezerník. Jiné uživatele můžete ke kartám přidat pomocí tlačítka „M“.
• Pro přidání termínu dokončení karty použijte tlačítko „D“.
• Kartu můžete uložit pomocí Shift+Enter.

Přímo do Trella lze také importovat seznamy a tabulky. Jednoduše zkopírujte požadovanou tabulku a vložte ji do nové Trello karty, stiskněte „add“ (tedy „přidat“) a Trello vám nabídne možnost importovat každé políčko v kopírované tabulce jako jednotlivou kartu.

Denní program moderního člověka je plný všelijakých seznamů úkolů, týkajících se všech myslitelných oblastí života. Trello je efektivní nástroj, díky kterému si lépe zorganizujete čas, nezapomenete žádné termíny a budete schopni transparentně komunikovat se svými kolegy. Registrace i počáteční nastavení jsou velmi jednoduché a stačí jenom trochu času a zkušeností, aby se Trello stalo neocenitelným přínosem pro vás i váš tým.

Přeložil Matěj Moravec

Foto: Welcome to the Jungle

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.