Organízate de una vez: aprende a dominar Trello

Para la mayoría de nosotros, el inicio del confinamiento no supuso el fin de las conferencias de negocios ni las reuniones de equipo, sino que simplemente estas pasaron a ser ‘online’. Según un estudio del Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas, el 34% de los españoles se pasó al teletrabajo debido a la pandemia del coronavirus. La nueva realidad virtual no se reduce a reuniones de trabajo: las cervezas entre amigos, las quedadas del fin de semana, las reuniones familiares, los cumpleaños, los conciertos e incluso las citas románticas, también se celebran a distancia.

A la hora de organizar nuestras apretadas agendas, somos muchos los que ya hace tiempo dejamos de lado la agenda de escritorio y los recordatorios en el móvil y empezamos a utilizar aplicaciones para la gestión de proyectos, como Trello. Si aún no conoces Trello, este podría ser el momento perfecto para probarlo. En esta guía te explicamos cómo utilizarlo para poder planificarte, organizarte y gestionar equipos, todo en un mismo lugar.

Trello alcanzó los 50 millones de usuarios en 2019, y lo utilizan grandes firmas como Google, Fender, Pinterest y Cosco. Esta aplicación web y móvil te permite gestionar un equipo de forma eficaz y pasar fácilmente de un proyecto a otro, lo cual hace que sea la herramienta perfecta para el teletrabajo. Utiliza tableros, listas y tarjetas para crear tareas y asignarlas a los miembros del equipo.

1. Los primeros pasos

El proceso de registro es bastante sencillo, solo necesitas introducir una dirección de correo electrónico y crear una contraseña. Si ya utilizas otras herramientas de Atlassian para desarrollo de software, gestión de proyectos o gestión de contenidos, podrás emplear una sola cuenta para todas ellas.

A continuación, deberás darle un nombre a tu equipo y, si lo deseas, elegir el tipo de equipo entre varias opciones, como “operaciones”, “pequeña empresa”, “educación”, etc. Puedes añadir al momento a los miembros del equipo por correo electrónico, o hacerlo más tarde.

En cuanto al precio, Trello ofrece tres modalidades: una gratuita, y dos de pago. La versión gratuita permite un número ilimitado de tableros, listas y tarjetas, pero solo puedes crear un máximo de diez tableros de equipo. Las opciones de pago, Business Class y Entreprise, permiten tableros de equipo ilimitados, opciones para la gestión de equipo más personalizadas y mejores funciones de administración y seguridad, entre otros complementos.

2. Familiarízate con el sistema Kanban

Trello utiliza un sistema de gestión de flujo de trabajo visual conocido como Kanban, que en japonés significa “letrero” o “valla publicitaria”. Este método está inspirado en el sistema de producción de Toyota de finales de los años 40, cuando los trabajadores de la línea de producción comenzaron a usar tarjetas físicas para ilustrar los pasos del proceso de fabricación y las tareas completadas. Este método permitía reducir el tiempo y los desperdicios, y optimizar la eficiencia del trabajo.

El sistema Kanban se basa en la comunicación en tiempo real y en una total transparencia en el trabajo, ya que los miembros del equipo pueden ver todas las tareas que se les atribuyen tanto a ellos como a sus compañeros. Es un método que fomenta la colaboración, y su éxito depende de la transparencia dentro del equipo y del equilibrio entre las tareas individuales y colectivas. Para aplicarlo de manera eficaz, te recomendamos tener en cuenta los siguientes principios:

Visualiza tu flujo de trabajo

La visualización es la clave del método Kanban, y no sin motivo, ya que es mucho más fácil entender y procesar los datos en una infografía, un gráfico o un mapa, que interpretar una serie de números en una hoja de cálculo de Excel.

Trello te ayuda a visualizar tu flujo de trabajo y a desglosarlo en tareas individuales. La interfaz de la aplicación permite combinar los tableros, listas y tarjetas de varias maneras en función del proyecto, de las preferencias de los miembros del equipo y de tus gustos personales. Así es como funciona:

• Crea un tablero, o varios si trabajas en varios proyectos o diriges a varios equipos. Trello ofrece una gran selección de plantillas de tableros. Algunas, funcionan como actividades para romper el hielo en el equipo y sus tableros se dividen en instrucciones, materiales y participantes del juego. Otras, como la plantilla de tablero de éxito comercial, te permiten hacer un seguimiento de todas tus cuentas y clientes. Cada plantilla está disponible en varios colores, y cuenta con fondos personalizados y listas predeterminadas.

• Elige tus listas: Puedes utilizar las listas predeterminadas o crear tus propias. Cada una cuenta con varias tarjetas que suelen representar, si así lo deseas, las tareas pendientes de completar.

• Personalízalo a tu gusto: Aquí no existen los criterios universales. Puede que para algunos tenga más sentido crear listas de tareas separadas para cada proyecto, mientras que otros prefieren hacerlo para cada día de la semana. Un enfoque bastante común consiste en designar una tarjeta específica para cada tarea y añadirla a una lista de trabajo “por hacer”, “en progreso” o “hecho”, de forma que puedas ir arrastrando cada tarjeta por las diferentes etapas del proyecto.

• Busca la sencillez : No sobrecargues las tarjetas con demasiado texto: un título o una descripción sencilla son más que suficientes. Siempre puedes entrar en más detalle haciendo clic en la tarjeta y añadiendo información como plazos, descripciones, archivos adjuntos o comentarios.

• Utiliza un código por colores: Si tienes que trabajar en equipo u organizar tareas, asignar un color a cada tarjeta según el tipo de trabajo te ayudará a encontrar lo que buscas más rápidamente.

Concéntrate en las tareas a largo plazo…

Cuando trabajas en equipo, es importante no perder de vista el objetivo final de un proyecto. Tanto si estás organizando una reunión online, preparando un informe detallado o desarrollando un nuevo producto, intenta tener ese objetivo en mente mientras trabajas en las tareas diarias, especialmente las más banales. Esto os permitirá a ti y a tu equipo mantener la motivación.

Según un estudio sobre la toma de decisiones publicado por la Universidad de Ohio en 2018, si un equipo es capaz de mantener una visión de conjunto, es más probable que tome mejores decisiones de grupo. “Cuando nos distanciamos mentalmente de un tema antes de tomar una decisión, tendemos a ver las cosas de una manera más acorde con los objetivos a largo plazo, y esto nos permite ver más allá de las consideraciones inmediatas del momento presente”, afirma Paul Stillman, autor del estudio.

…y divide los proyectos en tareas más pequeñas

El método Kanban trata de reducir al máximo la lista de tareas en curso para, según uno de sus fundamentos, “dejar de empezar y empezar a terminar” (“stop starting, start finishing”). El objetivo no consiste en trabajar en varias tareas al mismo tiempo, sino en ir completándolas de manera eficaz y, sobre todo, en que dichas tareas sean pequeñas y asequibles para todos.

Otro elemento a tener en cuenta es no descuidar la lista de trabajo “hecho”, que te permite hacer un seguimiento de la cantidad de trabajo que tanto tú como tus compañeros habéis entregado y, en consecuencia, reajustar vuestras expectativas en el futuro. Por otra parte, te hará feliz, ya que el cerebro humano está programado para sentir satisfacción cuando desglosamos y completamos tareas, por lo que esta lista te ayudará a mantener la motivación.

La acción de tachar elementos de una lista de tareas también libera espacio mental. En 1927, la psicóloga rusa Bluma Zeigarnik llevó a cabo un experimento en el que asignó a varios participantes muchas tareas sencillas y luego dejó que completaran algunas de ellas pero interrumpió otras. Los resultados mostraron que los participantes tenían el doble de probabilidades de recordar las tareas inacabadas que las que habían terminado. Esto corrobora la idea de que completar tareas despeja la mente.

Mantén el espíritu de equipo

Usar Trello en equipo tiene muchas ventajas. Por un lado, podrás ver de un vistazo qué están haciendo y qué tienen programado los otros miembros del equipo, en lugar de tener que rebuscar en una cadena interminable de correos electrónicos. Tampoco tendrás el problema de que a alguien no le llegue alguna información importante si se te olvida hacer clic en “Responder a todos”.
Sin embargo, si utilizas Trello para dirigir a un equipo, es importante aclarar ciertas reglas. Cada miembro del equipo debe tener claro quién puede atribuir tareas a quién, quién es responsable de trasladarlas de una lista a otra y qué significan las diferentes etiquetas.

Si eres tú quien distribuye las tareas, asegúrate de contar con un sistema mediante el cual tus compañeros puedan “validar” el trabajo asignado, de forma que no los sobrecargues.

3. Conviértete en un experto en Trello

Descubre el poder de los Power-Ups

Ahora ya estás listo para llevar tus conocimientos sobre Trello a un nivel superior. La aplicación ofrece Power-Ups, que son funcionalidades adicionales como calendarios, campos personalizados, análisis y automatizaciones, por no mencionar la sincronización con aplicaciones como Slack, Dropbox y Google Drive. De esta manera, tendrás todos los datos e información que necesites en un solo lugar. Los usuarios que utilicen la versión gratuita disponen de un solo Power-Up, mientras que las versiones de pago ofrecen Power-Ups ilimitados.

Incluye listas de comprobación y haz seguimiento del progreso

Si tu proyecto es demasiado complejo, siempre puedes dividirlo en partes más pequeñas y asignar una tarjeta para cada una de ellas. Para ello deberás utilizar la función de “Checklist”, que puede añadirse a cada tarjeta. De esta manera, podrás ir marcando como completado cada elemento dentro de un proyecto más pequeño, sin que eso te impida seguir moviendo las tarjetas de una lista a otra.

Si quieres seguir el progreso de una determinada tarea, añádete a una tarjeta, lista o tablero y haz clic en “Seguir”: esto te permitirá recibir una notificación cada vez que alguien añada algo o haga un cambio.

Atajos de teclado y trucos

Si eres un virtuoso del teclado, con los atajos de Trello podrás ahorrarte mucho tiempo. La página de Consejos profesionales de Trello enumera algunos de los más utilizados:

• ¿Quieres ver rápidamente todas tus tarjetas en un tablero? Entonces presiona la tecla “Q”.
• Si quieres añadirte a una tarjeta puedes hacerlo pasando el ratón por encima y pulsando la barra espaciadora, o la tecla “M” si lo que quieres es añadir a otros miembros.
• Para añadir fechas de vencimiento a las tarjetas, pulsa la tecla “D”.
• Presiona al mismo tiempo las teclas Máyus e Intro para guardar una tarjeta.

También puedes importar listas y hojas de cálculo directamente a Trello. Para ello, copia y pega la lista en una nueva tarjeta de Trello, haz clic en “Añadir” y Trello te preguntará si deseas convertir cada elemento de la lista en una tarjeta independiente.

En todos los ámbitos de la vida, especialmente el profesional, tenemos un montón de listas de tareas, lo cual a veces hace que nos sintamos desbordados. Trello es una herramienta eficaz que te ayudará a organizarte, a recordar los plazos y a promover una comunicación transparente con tus compañeros. Es fácil ponerla en marcha y, con un poco de tiempo y práctica, verás cómo os facilita el trabajo tanto a ti como a todo tu equipo.

Traducido por Rocío Pérez

Foto de WTTJ

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