Évènementiel : Au coeur de l’organisation d'un TEDxParis

En novembre dernier, Welcome To The Jungle assistait à l’édition 2017 de TEDxParis. En aval, c’est l’occasion de faire le point sur les différents métiers qui se rencontrent sur l’organisation d’un événement tel que TEDxParis. Nawal Hamitouche, CEO de Brightness et co-fondatrice de TEDxParis, nous emmène en coulisses et partage avec nous les temps forts de l’organisation d’un évènement d’une telle envergure. Immersion dans un quotidien à 100 à l’heure.

1 an avant l’événement

Tout commence d’abord par la recherche d’un lieu inspirant et d’une date, c’est le point de départ à tout projet. « Même si on l’anticipe, cette étape est loin d’être évidente. En effet, il est compliqué de trouver un lieu qui soit dans l’air du temps, qui corresponde à l’énergie que l’on a envie d’insuffler à notre événement, et qui soit disponible de surcroît ! Et c’est d’autant plus difficile qu’il faut sans cesse se renouveler ! On est également tiraillé entre la nécessité d’accueillir toujours plus de monde et en même temps la volonté de garder le côté chaleureux, le côté proximité entre la scène et l’audience. Garder en tête ce côté communauté qui fait notre singularité. __L’évènementiel c’est aussi ça : composer et essayer en permanence de trouver en permanence le juste équilibre. »

Une fois le lieu et la date déterminés, tout le monde se met en route en même temps. Concrètement, l’équipe éditoriale va être en charge de tout le contenu, l’équipe évènementielle va traiter les aspects production et logistique, l’équipe commerciale va se concentrer sur le développement et la recherche de partenariats et l’équipe communication aura pour mission de promouvoir l’événement auprès des médias et d’animer la communauté.

9 mois avant l’évènement

C’est le moment du choix du thème. « En général, c’est Michel Levy-Provençal, fondateur de TEDxParis, qui impulse la première idée. Il s’inspire toujours des tendances émergentes et innovantes qu’il a repéré en France ou à l’étranger. Ensuite c’est un choix collégial de toute l’équipe pour déterminer ensemble un univers. Déterminer un univers : c’est déterminer un angle qui nous permet d’avoir un cadre de travail sans être trop restrictif en terme de contenu. »

Réunion chez Brightness

6 mois avant l’évènement

En fonction de cet univers, l’équipe éditoriale met en place des comités appelés « Brain Trust ». « Ces comités sont composés de personnalités extérieures à l’agence Brightness et qui vont nous aider à identifier des thématiques ou des intervenants auxquels nous n’aurions pas pensé. L’objectif de TEDxParis, c’est d’être précurseur d’où l’importance du Brain Trust pour dénicher avant tout le monde les nouvelles tendances. »

3 mois avant l’évènement

Il est temps de finaliser le choix des différents intervenants. « Le choix des intervenants, c’est toujours délicat, car tant de gens ont une histoire inspirante à raconter et à partager, qu’il est difficile de faire un choix parmi tant de pépites ! »

Idéalement tous les speakers sont choisis au moins deux mois avant l’évènement car il faut en moyenne un mois et demi pour les coacher efficacement. « C’est le temps nécessaire car nos intervenants sont généralement peu ou pas connus et n’ont pour la plupart aucune expérience de prise de parole en public. »

2 mois avant l’évènement

Le coaching des intervenants se fait en interne par des coachs formés à la méthode Brightness. « C’est eux qui sont chargés de préparer nos intervenants à raison de quatre à six rendez-vous. D’abord en « one to one » puis devant des personnes du bureau. Nos coachs travaillent autant le fond que la forme. Ce n’est pas de la censure, c’est de l’accompagnement. Nous connaissons notre audience et ce qu’elle attend. Le contenu ne doit pas être trop accessible car il serait jugé déceptif mais pas trop complexe non plus. L’idée est de donner au public l’envie de réfléchir seul plus tard au sujet. Une conférence TEDxParis, c’est une porte d’entrée, une invitation à aller plus loin. Ce qui est drôle c’est que les talks les plus regardés sur notre chaine Youtube sont les talks scientifiques, comme quoi vulgariser et bien amener un sujet complexe peut plaire et éveiller la curiosité ! »

Et même si le temps de préparation est indispensable, les équipes Brightness ne s’empêchent pas de programmer un intervenant à la dernière minute si cela est pertinent. De même, il est tout à fait possible de déprogrammer un intervenant s’il n’est pas prêt à se prêter à l’exercice. « Notre force c’est de ne pas avoir de « tête d’affiche » et de ne jamais annoncer la liste des speakers à l’avance. C’est plus confortable en termes d’organisation. »

Jour J

L’évènement commence en réalité un peu avant le Jour J avec une répétition générale la veille ou l’avant-veille pour permettre à tous les intervenants de se rencontrer et de s’entraîner une dernière fois. Le jour de l’évènement c’est l’équipe évènementielle qui supervise les opérations. Et le maître mot c’est l’anticipation. Tout est extrêmement préparé en amont grâce notamment à la production d’un document dans lequel on peut trouver la mission de chacun minute par minute.

« En événementiel, on adore ce jour-là. Arriver à 6h du matin pour voir les camions décharger, organiser le début du montage et se dire que tout ça, ça va servir à faire en sorte que l’événement ait lieu. Le jour J, en coulisses, il faut certes avoir bien planifié chaque action en amont, mais la condition nécessaire pour gérer tout événement inattendu ou changement de dernières minutes, est la bonne entente dans l’équipe. Rien ne remplace une équipe qui s’écoute, s’apprécie et se soutient en toutes circonstances ! Ayant intégré l’ensemble des métiers au sein de notre agence, nous sommes une équipe qui avons l’habitude de travailler ensemble. C’est notre force. »

Car l’évènementiel, c’est surtout la gestion d’imprévus et la capacité de savoir trouver des solutions dans n’importe quelle situation. « J’ai une anecdote qui montre l’importance d’avoir la capacité de s’adapter et d’être touche-à-tout dans les métiers événementiels. Pour l’édition de TEDxParis 2014, nous avons accueilli sur scène au Théâtre du Châtelet, un mouton ! Inutile de vous dire que le mouton a très peu de considération pour le planning fixé, on a eu du mal à l’amener au bon moment sur scène ! Sans oublier les dégâts collatéraux en coulisses, je vous laisse imaginer… »

Mais l’évènementiel c’est aussi profiter de l’énergie incroyable d’un tel évènement, des échanges avec les intervenants, de la collaboration entre les équipes… C’est l’adrénaline du moment. C’est une sensation incroyable. « Quand on y a goûté, on a envie de recommencer. »

Après l’évènement

Une fois la salle vide et les lumières éteintes, mission accomplie pour les équipes éditoriales et évènementielles. « Dès le lendemain, on passe à autre chose. On imagine déjà le prochain évènement à organiser, la prochaine histoire à raconter. »

L’équipe Communication, elle, travaillera sur l’évènement encore environ deux mois en s’occupant notamment du montage des vidéos, de leur diffusion sur Youtube, de la gestion des interviews, des retombées presse, de la satisfaction de la communauté…

Le conseil de Nawal pour travailler dans l’évènementiel :

Rigueur, anticipation et exigence sont les trois qualités indispensables pour réussir dans ces métiers. La curiosité est également fondamentale. Il faut sans cesse observer pour être capable de sentir les tendances, les nouveautés et ce qui intéressera une audience. Il faut avoir la soif d’apprendre !

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TEDxParis a imaginé un évènement plus complet et plus ambitieux en terme de contenu : L’Échappée Volée. L’Échappée Volée, ce sont deux jours d’inspiration et d’action avec 50 speakers, 80 démos et 3000 participants. La prochaine édition se tiendra les 4 et 5 juillet 2018 et aura pour thème cette année, Time of Wonders, Expectations & Reality.

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