PDF, DOC, nebo ODT? V jakém formátu (ne)posílat životopis

Na formátu záleží

Životopis je jakousi výkladní skříní kandidáta. Zprostředkovává první kontakt mezi uchazečem a personalistou, a proto hraje důležitou roli v tom, jaký udělá kandidát na náboráře první dojem. Je nasnadě, že úhledný, přehledný a dobře strukturovaný životopis výrazně zvýší šance kandidáta na pozvání na osobní pohovor. A právě formát životopisu, který zvolíte, může dobrý dojem z vašeho CV podpořit, nebo naopak zhatit.

„V rámci výběrového řízení je fajn mít na paměti, že kandidát často ‚soupeří‘ o jedno volné místo s dalšími desítkami uchazečů a i vzhled CV může ovlivnit rozhodování,“ upozorňuje Aneta Müllerová, HR Partner ve společnosti Slevomat. „Nevhodné formáty typu odt, obrázku nebo printscreenu mi navodí pocit, že kandidát si nedal moc práce s přípravou, a motivace pro spolupráci tedy asi není úplně vysoká.“

Jak tedy nepokazit první dojem a napsat dokonalý životopis, kterým oslníte? Pojďme se podívat na možné formáty i jejich hodnocení z pohledu náboráře.

PDF: Jistota, která nikdy neurazí

Formát PDF (Portable Document Format) asi není potřeba dlouze představovat. Jedná se o hojně používaný formát, který může obsahovat obrázky i text a který vyvinula společnost Adobe. K otevření dokumentu se nejčastěji používá prohlížeč Adobe Reader. A jak PDF vytvoříte? Snadno – dokument ve formátu PDF vygeneruje Microsoft Word, ale umějí to i bezplatné alternativy jako OpenOffice Writer nebo LibreOffice Writer.

Výhodou PDF je, že byl vytvořen tak, aby se dokument zobrazil na všech zařízeních stejně, nehledě na používaný software, hardware nebo nainstalovaná písma. Máte tedy téměř jistotu, že stejně, jak vidíte svůj životopis a informace v něm vy, tak ho uvidí i náborář. A právě z toho důvodu se jedná o oblíbený formát i mezi personalisty.

„Z mého pohledu je PDF asi nejpraktičtější formát životopisu. U něj se nám téměř nestane, že by nešel načíst, otevřít nebo se v rámci nahrávání ‚rozsypal‘ (grafika přes text, fotka na jiné straně apod.),“ říká Aneta Müllerová.

PDF je tedy formát, kterým nikdy nic nezkazíte a kterým personalistu určitě nikdy neurazíte.

Z pohledu uchazeče má PDF jednu drobnou nevýhodu – a sice, že se složitě edituje. Pokud byste tedy chtěli svůj životopis před zasláním na určitou pozici upravit, nebude to tak lehké. I když existují programy, které umějí dokumenty ve formátu PDF upravovat (jako třeba PDF-XChange Editor), editace PDF je v nich většinou nespolehlivá a krkolomná (a občas i dost frustrující!). Lepší způsob je tedy mít dokument uložený v původním editovatelném formátu (DOC, ODT a podobně), upravovat životopis v něm a pak jej znovu vygenerovat do nového PDF.

A nezapomeňte si životopis před odesláním zkontrolovat. Poslat na danou pozici špatnou verzi by bylo hodně zbytečné trápení!

DOC nebo DOCx: Často používaná, druhá nejlepší volba

Lidí, kteří si životopis s dovednostmi vypiplají v Microsoft Wordu nebo OpenOffice Writeru a pak rovnou uložený dokument posílají ve formátu DOC nebo DOCx, je poměrně hodně. Podle Anety Müllerové jsou totiž z její zkušenosti životopisy v DOC druhé nejčastější, hned po PDF.

Dokument ve formátu DOC vytvoříte samozřejmě v Microsoft Wordu, ale opět i v bezplatných alternativních programech, jako je třeba OpenOffice Writer nebo LibreOffice Writer. Můžete do něj vkládat text i obrázky.

Výhodou DOC dokumentů je, že je každý otevře a že jsou snadno editovatelné. Nevýhodou však je, že se jedná o editovací formáty a jejich vzhled není nutně tak neměnný a stabilní jako u PDF. Pokud tedy například zvolíte k napsání životopisu v DOC písmo, které ale člověk, který dokument otevírá, nemá nainstalované, změní se mu písmo na jiné. U DOC je tak obecně o něco málo vyšší šance, že se adresátovi váš životopis zobrazí jinak než vám. Nebo že se mu zpřehází text, rozpadne struktura, překryjí obrázky.

Jednu výhodu ale DOC má. A to ve chvíli, kdy firma, kam se hlásíte, používá k úvodnímu filtrování životopisů automatický systém, který v doručených CV skenuje klíčová slova a vyhodnocuje jejich obsah. Tyto systémy s dokumenty ve formátu DOC mohou fungovat o něco lépe než s PDF. Pokud víte, že zaměstnavatel automatické systémy ke skenování životopisů používá, v takové chvíli má smysl se nad formátem DOC nebo DOCx zamyslet.

ODT, obrázky, skeny: Na to všechno raději zapomeňte

Nyní se pojďme podívat na některé z formátů, kterým byste se měli obloukem vyhnout. Jejich volba se řadí mezi jedny z častých chyb v přípravě životopisu.

• Formát ODT, tedy Open Document Text, je výchozím formátem bezplatných programů OpenOffice Writer a LibreOffice Writer. Někdo by mohl namítnout, že je takový chudší a méně spolehlivý bratranec formátu DOC. Je náchylnější k tomu, aby se detaily formátování textu a především grafických prvků zobrazily jinému člověku jinak než vám. Aneta Müllerová se proto podle svých slov s formátem ODT často trápí: „Tam neuděláte hezky vypadající životopis, často je to absolutně nepřehledné a nedělá to dobrý první dojem,“ uvádí Aneta.
• JPEG, PNG, BMP a jiné obrázkové formáty se sice běžně používají pro grafické soubory, jako životopisy jsou ale nevhodné a také ne úplně oblíbené u personalistů. Důvodem je fakt, že text v těchto souborech není formátován jako text, nýbrž jako pixely nebo grafické křivky. To mimo jiné znamená, že text z těchto souborů nelze kopírovat, a kdyby chtěl náborář kupříkladu část textu z životopisu překopírovat a někomu poslat, tak nemůže. Obrázkům se proto vyhněte.
• Ručně psané životopisy jsou rozhodně originální, ale náboráře jimi spíše vyděsíte. Žijeme ve 21. století, takže CV napsané v ruce nebo na psacím stroji působí v drtivé většině oborů silně nepatřičně nebo minimálně na hraně recese.
• Tou úplně nejhorší možnou volbou je zkombinovat více těchto nevhodných formátů do jednoho. S tímto ultimátním odstrašujícím příkladem se občas setkala i Aneta Müllerová: „Párkrát jsem CV dostala i napsané v ruce a přiložené jako fotografie. Vzhledem k tomu, že člověk to nějak dokázal nahrát na náš web, tak přístup k PC/telefonu asi měl a mohl to vyřešit jinak. A hlavně lépe čitelnou formou,“ uvádí Aneta.

Životopis ve formě videa: Ano, či ne?

Poměrně netradičním formátem životopisu, často v kombinaci s motivačním dopisem, je video CV.

Podle Anety Müllerové býval životopis ve formě videa před časem poměrně hit: „Bylo období, kdy se říkalo, že pokud chcete zaujmout, musíte poslat videomedailonek.“

Ona sama ale video coby CV příliš v lásce nemá. „Psaný životopis se dá rychleji přečíst, nasdílet s hiring manažerem, člověk si nemusí dělat poznámky vedle.“
Navrhuje proto, že pokud chcete poslat zdravici ve formě videa, je dobré přece jen poslat i klasické psané CV. A videoživotopis pouze připojit jako zajímavost navíc.

„Pouhé video je pro mě velmi nepraktické a paradoxně mě moc nezaujme,“ dodává Aneta.

Jaký formát životopisu tedy vybrat?

Jak tedy zní finální verdikt a v jakém formátu byste měli životopis poslat?
V prvé řadě prozkoumejte důkladně inzerát, na který odpovídáte. A ujistěte se, jestli se tam výslovně nezmiňuje, v jakém formátu náborář CV chce. Pokud je tam tato specifikace uvedena, rozhodně pošlete životopis ve zmiňovaném formátu. Ať už inzerát požaduje cokoliv – PDF, ODT, TXT nebo klidně i husím brkem popsaný pergamen.

Pokud o formátu nic v inzerátu zmíněno není, nejlepší volbou vždy bude PDF, případně za určitých podmínek připadá v úvahu DOC nebo DOCx.

Správný výběr formátu není zdaleka to jediné, co o vzhledu a efektu vašeho CV rozhoduje – důležitý je především obsah a struktura. Ty pak vybíráte podle konkrétních vzorů životopisů. Ale není radno se zbytečně připravovat o příležitosti tím, že byste posílali CV v nevhodném formátu, jako je obrázek nebo nedejbože psaný dokument.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.