Průvodce krok za krokem: Jak napsat motivační dopis jako student?

Vaše CV. A ještě něco navíc

Na svém oblíbeném portále konečně najdete nabídku, která vás osloví. V oboru, dosahu bydliště i s příjemným platem. Po důkladném updatu svého CV se odhodláváte jej odeslat, když vtom: „K e-mailu prosím kromě životopisu přiložte také krátký motivační dopis.“ Jako by se vám v žaludku objevil kámen velikosti melounu. Jak jako motivační dopis?!

Poznáváte se v této situaci? Ačkoli se nejedná o pravidlo, některé firmy po svých potenciálních zaměstnancích motivační dopis vyžadují. „Je mi jasné, že se do toho moc lidem nechce. A samozřejmě se to dá vyřešit pomůckami, jako je ChatGPT. Ale je fajn se na to koukat jako na příležitost, ne překážku,“ radí HR Business Partnerka Aneta Müllerová.

Co to ale motivační dopis je?

Z oficiálního hlediska se jedná o dokument, který vás má co nejvíc představit možnému budoucímu zaměstnavateli. Má obsahovat detailnější popis kvalifikace, charakteru, ale především zájem a motivaci k potenciální práci. Kromě základních údajů a úvodu, proč vás daná pozice zaujala, by měl obsahovat především podrobnější popis vašich pracovních zkušeností a dovedností – takový, který samotný životopis předat nemůže. „Já beru motivační dopis jako vysvětlení toho, proč se člověk hlásí do dané firmy a na danou pozici. Jsou v něm vysvětleny pohnutky, proč se chce přidat do našeho týmu,“ vysvětluje Müllerová.

A musím ho posílat?

Ve chvíli, kdy je motivační dopis specificky vyžádán, je opravdu na místě jej poslat. Pokud tak neuděláte, můžete ohrozit své možnosti na získání dané pozice, ať už je váš životopis jakkoli plný zkušeností a doporučení. V případě, že není specificky vyžádán, se pak může navíc jednat o vaši tajnou „superschopnost“. „Z mého pohledu je dobré ho poslat vždy. Zvlášť u studentů, kteří třeba nemají tolik praxe, a tím pádem nemusí jejich CV vypadat dostatečně ‚nabušeně‘. V motivačním dopise tak mohou více prodat, co umějí, jací jsou a to, proč si myslí, že by mohli být přínosem, i když nemají deset let zkušeností.“

Studenti vs. motivační dopis – jak k němu přistupovat?

Jak je naznačeno v předchozím odstavci – motivační dopis není nepřítelem, ale něčím, co vám může i v případě nedostatečných zkušeností zajistit body navíc. Nejedná se pouze o formální povinnost, ale příležitost projevit svou autenticitu a nadšení do možné budoucí práce. „Pokud mi někdo přiloží motivační dopis k reakci o pozici – je to pro mě signál, že si s reakcí dal práci. Také mi přijde, že tito lidé jsou více motivovaní pro práci u dané společnosti (když nepočítám motivační dopisy, které jen převyprávějí jinak CV),“ potvrzuje Aneta Müllerová. Tento signál nasvědčuje tomu, že se skutečně zajímáte o danou pozici i společnost, což je pro zaměstnavatele vždy důležitým faktorem.

Snažte se proto vždy ke svému „dílu“ přistupovat co možná nejvíc individuálně – ne aby působil jako generický text, který je posílán do všech možných firem. Hodnověrnost a promyšlenost o vás totiž poskytnou cenné informace. A aby tyto informace vypadaly co nejlépe a šly ruku v ruce s kvalitní prezentací profesních dovedností a zkušeností, připravili jsme si pro vás jednoduchý návod, jak krok po kroku vytvořit ten nejlepší motivační dopis.

Jak na to aneb podrobná kuchařka

V následujících krocích vám společně s naší expertkou detailně popíšeme tipy, jak vytvořit motivační dopis jako od ostříleného profíka! Jak napsat motivační dopis?

Krok 1: Seznamte se s požadavky a hodnotami společnosti

Prvním a možná tím nejdůležitějším krokem (minimálně z hlediska toho, jestli pro danou společnost opravdu budete chtít pracovat) je udělat si podrobnou rešerši firmy. K dispozici vám jsou vlastně všechny možné způsoby – jejich web, recenze, popřípadě jiné portály, které danou společnost představují. Díky tomu hlouběji porozumíte jejich kultuře i možným požadavkům pozice, na niž se chystáte odpovědět. A třeba i jazyku – pokud firma komunikuje všude #onlyEnglish, můžete tak napsat i motivační dopis v angličtině.

Krok 2: Formátujte stylově

Tím neříkáme, abyste si z wordových šablon vybrali tu nejbarevnější, spíš se zaměřte na přehlednost a detaily. V horní části dopisu nejprve uveďte své jméno, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu (v případě potřeby můžete uvést také odkaz na svůj profil na síti LinkedIn nebo osobní webové stránky). Pod své kontaktní údaje pak uveďte datum a kontaktní údaje příjemce. Co se fontů a velikosti písma či řádkování týče, sázejte spíše na klasiku – patková písma jako Times New Roman, Garamond či Georgia jsou snáz čitelná a velikost 12 s řádkováním 1,5 zajistí „normostranový“, tedy svým způsobem akademický vzhled.

Krok 3: Začněte osobním zaujetím

Kromě klasického představení (příklad: „Dobrý den, jmenuji se Ema Novotná, je mi 21 let a studuji marketingovou komunikaci a PR…“) přejděte co možná nejdříve k tomu, co vás na dané pozici přitahuje. Můžete vypíchnout i faktory, které vás zaujaly na samotné firmě, a co konkrétně vás přivedlo k tomu, abyste si vybral/a právě tuto společnost a tuto pozici. „…jsem přesvědčený/á, že bych mohl/a být ideálním kandidátem, a to z následujících důvodů.“ Opět radíme se držet především upřímnosti a autenticity.

Krok 4: Vyzdvihněte své kvality

Tento krok je asi tou nejdůležitější esencí. Měl by být tedy nejdelší a co nejpodrobnější. Neradíme násilně natahovat, ale jít do toho s tím, že právě toto může být místo, kam potenciální zaměstnavatel přeskočí, aby viděl, zda jste pro danou firmu „to pravé“. Určitě tedy začněte zkušenostmi, u nichž jste si jistí, že budou pro společnost atraktivní. I kdyby se jednalo o neplacenou stáž či dobrovolničení – zkušenost je zkušenost. A pokud jste se právě tam naučili nejvíce, nebojte se rozepsat. Jaká byla vaše náplň práce? V čem se perfektně orientujete? Naučili jste se něco navíc? Právě tímto totiž získáváte onu superschopnost, něco, co vám CV samo o sobě neřekne.

Krok 5: Specifikujte svůj přínos

Stále se pohybujeme v oblasti, která je pro zaměstnavatele nejdůležitější. Na základě vašich vypsaných znalostí se pokuste definovat konkrétní oblasti, ve kterých byste mohli společnosti přinést přidanou hodnotu. Zvládáte kromě požadavků i něco extra? Shodují se vaše dosavadní zkušenosti a naladění s filozofií firmy? Nebojte se i trochu pochválit – opravdu tu jde především o to vyzdvihnout vaši hodnotu a přesvědčit čtenáře o tom, že právě vy jste tím, kdo na danou pozici sedí nejlépe.

Krok 6: Poděkujte, rozlučte se… prostě buďte zdvořilí

Ačkoli se (zpravidla) jedná o elektronický dopis, stejně jako na začátku pozdravíte, na konci byste se měli rozloučit. A nejen to. Ideální je určitá forma díků za to, že si dali práci váš motivační dopis vůbec přečíst („Předem děkuji za Váš čas“ / „Děkuji za Vaši pozornost i čas“ / …). A poté přichází rozloučení. Záleží na vás, jaké zvolíte. Samosebou se může jednat o klasické „S pozdravem“, ale pokud chcete přidat hezký obrat navíc, určitě se neztratí „S přáním krásného zbytku dne“ či „Přeji příjemný zbytek dne“.

Krok 7: Přehlednost je klíč

Posledním bodem, jemuž byste měli věnovat pozornost, je samosebou konečná korektura textu. Kromě toho, že si projdete pravopisnou správnost (klidně si ho nechte od ostatních překontrolovat), zaměřte se i na dostatečnou přehlednost textu. „Mně osobně nevadí dopis s odrážkami nebo vytučněná slova. Zásadním pro mě je to, abych se v myšlenkách kandidáta neztratila, aby se zbytečně nezacházelo do detailů, které nejsou podstatné (typu babičce jsem už jako předškolák prodávala kamínky…), aby to vizuálně hezky vypadalo (takže klidně odstavce, pokud je dopis delší…),“ radí na závěr HR Business Partnerka Slevomat.cz Aneta Müllerová.

Extra přínos, nebo rozhodující faktor?

Pevně věříme, že jsme vás tímto podrobným průvodcem přesvědčili, že psát motivační dopis je benefit a privilegium, jež se sice mnoho studentům může zdát jako „zbytečná práce navíc“, v mnoha případech se ovšem může jednat o vaši největší výhodu. Stejně jako dobrovolné domácí úkoly/eseje/práce, je i motivační dopis plus, které ocení každý šéf či recruiter. Proč se tedy na chvíli neposadit a nepochválit se (v přibližně 250–400 slovech)?

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.