Struktura, tonalita, načasování. Jak má vypadat motivační dopis?

Při hledání práce je naprosto automatické, že lidé svému potenciálnímu zaměstnavateli posílají životopis. Z posílání „CVček“ se stalo v podstatě synonymum pro hledání práce. Jenže motivační dopis už tolika lidem k srdci nepřirostl. Přitom může s životopisem vytvořit funkční a efektivní tandem.

Žadatelé o zaměstnání ale často vnímají motivační dopis jen jako suchopárný úřední dokument. Pravý význam tohoto textového útvaru je přitom úplně opačný. Motivační dopis má rozvíjet informace uvedené v životopisu a především odpovídat na nejrůznější otázky, které by si mohli na HR oddělení při pročítání CV klást.

„Motivační dopis je dokument, který se přikládá k životopisu, měl by jej doplňovat. Každá firma jej může vnímat trochu jinak, někdo jako nezbytnou součást přihlášky a někdo naopak jako nadbytečnou součást přihlášky,“ uvádí recruiterka Dominika Pivodová Lišková.

„Já ale vnímám jeho smysl a velký přínos v tom, že může osvětlit kandidátovu motivaci. Například proč se hlásí na danou pozici, a to i v případě, že to není na první pohled zřejmé. Třeba v případě kariérních změn a tranzic nebo když se zkušený kandidát hlásí na juniornější pozici. Motivační dopis dokáže kandidáta odlišit od ostatních. Zároveň také poskytuje prostor pro doplnění informací v životopise o kontext, další zkušenosti – typicky ty mimopracovní, zájmové – a pro popsání, co kandidáta na pozici nejvíce zaujalo,“ doplňuje odbornice na HR.

Jak má motivační dopis vypadat?

Při psaní motivačního dopisu lidé tápou nejen nad obsahem, ale také nad formou. Netuší, jaký tón zvolit. Nevědí, jak moc se mohou při psaní odvázat. A pak často po hodinách dumání sáhnou po šabloně motivačního dopisu z internetu. Tím ale své šance na zaujetí spíše sníží, než zvýší. Poradíme vám lepší tipy, jak napsat opravdu dobrý motivační dopis.

1) Dopis šitý na míru

Na HR oddělení budou jásat, pokud zjistí, že jste motivační dopis sestavili na míru pro danou firmu. Pokud uvidí, že jste si nastudovali informace o firmě a jejím fungování.

„Základ je psát přehledně, gramaticky a pravopisně správně a bez klišé. Šablonou motivačního dopisu staženou z internetu se neodlišíte a nezaujmete – doporučila bych tedy, aby byl opravdu tvořený na míru dané pozici, firmě i kandidátovi, co se na pozici hlásí,“ radí Pivodová Lišková.

„Posílat personalizovaný motivační dopis ke každé přihlášce je ideální, zároveň ale chápu, že pokud kandidát reaguje na dvacet pozic denně, není v jeho silách napsat pro každou osobní motivační dopis. Použila bych proto přímou úměru – čím větší mám o pozici zájem, tím víc bych si měla dát záležet s životopisem i motivačním dopisem,“ dodává.

2) Jasná struktura

Se vzory je totiž obecně často problém. Člověk se k nim chce přiblížit až příliš. To platí i u motivačního dopisu. Správný a jasně daný vzor navíc u motivačního dopisu ani neexistuje. Přesto jsou v platnosti určité náležitosti, které, pokud se jich uchazeč drží při psaní, zvyšují jeho šance na přijetí.

„Z hlediska struktury doporučuji začít oslovením, pokračovat motivací, proč se hlásím na pozici a do dané firmy. Následně je na místě shrnout, co zaměstnavateli na dané pozici přinesu, a případně reagovat i na konkrétní požadavky uvedené v inzerátu. Například jakou mám zkušenost nebo výsledky s požadovanou činností – znovu připomínám, že by motivační dopis měl doplňovat životopis, ne jenom opakovat údaje z životopisu,“ zdůrazňuje recruiterka.

3) Tón a výraz dopisu

Tone of voice je v kontextu motivačního dopisu mimořádně štiplavé téma. Řada lidí si totiž dokument plete s románem a snaží se prostřednictvím motivačního dopisu odhalit své básnické střevo. Tonalita dokumentu by ale měla být přizpůsobená firmě (případně i pozici), do které se žadatel hlásí.

To znamená, že korporátní HR spíše ocení uvážlivější motivační dopis, malá marketingová agentura vás naopak ráda uvidí v dokumentu zazářit.

„Doporučuji zvolit podobný tón, jakým je psán inzerát a jakým firma vůči uchazečům – na kariérních stránkách a v employer brandingu – komunikuje,“ radí HR odbornice.

4) Finální poslání dopisu

Když už je motivační dopis napsaný, zbývá jediné – poslat ho. To ale může být těžší, než se zdá. Možností je totiž více. Uchazeč ho může vložit do mailu, ale i do přihlašovacího formuláře. A musí se rozhodnout, jestli motivační dopis uvede už jako součást průvodního textu, nebo ho přiloží jako samostatný dokument. Druhá možnost často vede uchazeče k obavám, že si na HR oddělení motivační dopis vůbec nepřečtou.

„Obojí má ale své výhody i nevýhody. U vloženého textu je vyšší pravděpodobnost, že si ho někdo všimne, ale taky vyšší pravděpodobnost, že se nedostane, kam má. Přihlášky kandidátů se často importují a propisují do nejrůznějších systémů na správu kandidátů, kde s nimi HRisté dále pracují,“ vysvětluje Pivodová Lišková.

„Ať se tedy přihlásíte přes jakýkoli kariérní portál, recruiter vaši přihlášku uvidí v ATS nebo CRM systému. U samostatného souboru se zase může stát, že si ho recruiter ani hiring manažer neotevře, soubory se ale většinou importují správně,“ pokračuje.

Jsou motivační dopisy stále platné?

I když jsou motivační dopisy neoblíbené nejen u žadatelů o práci, ale paradoxně také u některých HR pracovníků, kteří se jimi musejí prodírat, společnosti je nevyžadují jen tak pro nic za nic. Firmy na základě motivačních dopisů filtrují uchazeče mnohem efektivněji než v případě životopisu.

„Jako HR musím říct, že motivační dopisy moc ráda čtu. Když jsem v roli hiring manažera, pomáhají mi s rozhodováním, kterého kandidáta pozvat, zároveň je čtu, i když obsazuji pozici pro některého z kolegů, a navazuji na ně v další komunikaci s kandidátem,“ potvrzuje Pivodová Lišková důležitost motivačního dopisu.

Žadatelé o práci by tak měli tohoto dokumentu využít. A nestěžovat si, že jde o nudný a nepotřebný text. Protože to tak být nemusí.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.