Nižší produktivita nebo zrušení kanceláří? Vysvětlujeme všechny mýty o hybridní práci

Hybridní práce přichází i do Česka

Jak potvrzují zkušenosti firem, jako je Vodafone nebo Creative Dock, s nimiž jsme na toto téma mluvili, pandemie ukázala jiný způsob práce i těm, kteří si docházku mimo kancelář nedokázali ani představit. Výsledek? Podle průzkumu McKinsey & Company z letošního jara by 87 % lidí rozhodně využilo možnostpracovat částečně z domova, kdyby ji měli.

Zároveň platí, že firmy vycházejí těmto požadavkům vstříc. Ve Spojených státech pracuje 58 procent lidí alespoň jeden den v týdnu z domova, 35 procent dokonce pět dní v týdnu, a to v každé části země i v každém odvětví ekonomiky. I v Česku se situace zlepšuje a podle výzkumu agentury Randstad už Češi práci z domova neberou jako benefit, ale nový standard.

„K hybridnímu režimu práce jsme přistoupili i na základě zaměstnaneckého průzkumu, který proběhl během pandemie. Z něj vyplynulo, že lidé chtějí i po pandemii část času pracovat z domova. Na základě toho jsme zaměstnancům pomohli s potřebným domácím vybavením, ať už šlo třeba o kancelářské židle, klávesnice nebo datové připojení. Pokud to povaha práce umožňuje, může z domova pracovat každý náš zaměstnanec,“ říká například Magdaléna Wavle, viceprezidentka pro lidské zdroje společnosti Vodafone.

Zaměstnanci hybridní model žádají, firmy jim vyhovují, tak kde je problém? O samotné práci v hybridním modelu koluje nemálo mylných představ, na jejichž základě pak dochází k nedorozuměním, nepochopení, nebo dokonce rozhození celého týmu a rytmu fungování. Které mýty patří mezi ty nejčastější?

Home office, nebo remote office?

Hybridní způsob vykonávání zaměstnání nemá žádnou pevnou definici, vychází jen z kombinace fyzické přítomnosti v kanceláři nebo sídle firmy a práce odkudkoli. „Mou osobní definicí je, že zaměstnanci nemusí být pět dní v týdnu přítomni v kanceláři, díky čemuž mohou firmy optimalizovat výdaje na kanceláře,“ popisuje například Simona Zábržová, zakladatelka firemního online programu péče o duševní zdraví Soulmio. Je tedy jedno, jestli chcete (nebo můžete) pracovat mimo kancelář den, dva, nebo víc a chodíte jen na poradu. Pořád hovoříme o hybridním modelu práce.

Naučil nás covid vše, co potřebujeme?

Lidé, ať už zaměstnanci nebo zaměstnavatelé, někdy v dobré víře podlehnou dojmu, že během nuceného home office během pandemie už jsme si takovou práci vyzkoušeli, a vše už tedy dobře umíme. Jenže tehdy to bylo dočasné, byl nouzový stav a chyby se víceméně odpouštěly.

Dnes je naprosto zásadní ujasnit si na začátku pravidla hybridní práce, která jsou určitě v něčem jiná než v době covidu. Už proto, že teď nenastavujete provizorní řešení, ale trvalé a dlouhodobě funkční.

„U nás je vždy nutné se na konkrétním nastavení práce z domova a v kanceláři domluvit s nadřízeným tak, aby dobře fungovala spolupráce jak s jednotlivcem, tak i v rámci týmu,“ popisuje Magdaléna Wavle, jak to funguje ve Vodafonu. Zhruba 300 tamních manažerů absolvovalo školení, jak se vypořádat s přechodem na flexibilní práci a hybridní model, kdy část týmu pracuje z domova a část z kanceláře. Je potřeba se připravit zejména na úplně nový způsob komunikace, naučit se pracovat s novými technologiemi a umět se dostatečně namotivovat k požadovaným výsledkům v jiném prostředí. Díky takovým změnám pak může přechod na hybridní model proběhnout hladce a zaručit (minimálně) stejnou efektivitu práce.

Hybridní práce vyžaduje schopné šéfy

Na předchozí bod navážeme spolu se Simonou Zábržovou, která se domnívá, že zásadní roli (při jakékoliv firemní změně) hrají vztahy mezi kolegy a kvalitní leadership: „Bez oboustranné důvěry se neobejdete. Schopnost manažerů řídit a motivovat lidi na dálku a vytvářet takzvané psychologické bezpečí je alfou a omegou úspěšných hybridních týmů.“

Jak poznat, že je váš tým a vaše vedení připravené na nový pracovní model? Důležité je mít nastavenou jasnou vizi, na které všichni společně pracujete. Máte k dispozici kolaborativní nástroje a vaše interní komunikace dobře funguje, je diverzitní a přístupná všem. Důležitou roli hrají i jasně nastavená pravidla, kterým rozumíte a především jsou férová. Což nás zároveň přivádí k poslednímu bodu, kdy pravidla, která po vás vyžaduje vaše vedení, by měli i oni dodržovat.

Zpomaluje home office práci?

„Pro mě je důležité, aby byla práce hotová, a to tak, že jsme s ní všichni spokojeni. V kolik nebo kde přesně se dělá, pro mě není důležité. Jsou lidé, kteří chodí do práce každý den, a jsou lidé, kteří se tam neukážou, když nemusí, třeba rok, a pracují skvěle a za firmu dýchají. Z někoho dělá home office asociálního tvora a někomu to nevadí. Neexistuje jednoznačná odpověď,“ popisuje provozní ředitelka společnosti Creative Dock Gabriela Teissing.

Přestože uznává, že někteří lidé jsou tak šťastnější, vnímá i negativní dopady: „Museli jsme zavést pravidla, abychom se včas dostávali k informacím, a protože nám celkově klesala efektivita práce v týmech. Hodně jsme se plošnými home office zpomalili. Když sedíte u jednoho stolu, řeknete si to rychleji, najednou a všichni více rozumí kontextu. V mé práci pracujeme v týmech, a když všichni dlouho pracovali z domova a neviděli se, docházelo častěji k nedorozuměním i neporozumění,“ vzpomíná Gabriela Teissing.

Ve Vodafonu ale mají jinou zkušenost: „Pro práci z domova platí stejné výkonnostní cíle jako pro práci z kanceláře. Home office může být stejně efektivní jako kancelář, jen je dobré se zamyslet nad tím, co je vhodnější pro konkrétní situaci.“ V tom se přitom obě firmy shodují. „Z mé zkušenosti je home office vhodný pro samostatnou práci, která nevyžaduje častou interakci s ostatními. Doma se cítíme bezpečně a dobře, takže to v nás navozuje pohodu a pozitivní myšlenky. Nevýhodným se home office stává, pokud trvá příliš dlouho. Je obtížné být dobrým kolegou a rychle reagovat na změny.“

Nicméně i ve společnosti Creative Dock práci na dálku nakonec efektivně vyřešili: „Začali jsme organizovat pravidelné kempy. To znamená, že celý tým, i když je z různých zemí a různých profesí, se sjede na jedno místo, kde týden v kuse v jedné místnosti společně pracuje a tráví společně i část volného času. Máme s tím skvělou zkušenost. Jsou některé týmy, které preferují stálou práci v kanceláři, ale někdy to prostě nejde kvůli mezinárodním týmům, často i z několika zemí.“

Nepodceňujte technologie

Hybridní práce není jen o morálce a schopnosti pracovat, i když šéf nestojí za zády. Někdy to celé může drhnout jen kvůli špatným technologiím. „Základním požadavkem na funkční hybridní model práce je dostupnost pokročilých technologií ve firmě, aby spolu pomocí propojených nástrojů mohli jednotliví členové týmu komunikovat. Sdílení dokumentů, vyhodnocování dat, dostatečná komunikace, kde se sdílí aktuální informace, jsou podmínkou vzdálené práce. Dále tam určitě patří i kvalitní připojení k internetu,“ vysvětluje Zábržová.

Komu vlastně práce na dálku prospívá?

Pak je tady ještě naprosto stěžejní otázka: Spousta lidí touží po tom, aby nemuseli každý den chodit do kanceláře. Ale doopravdy to všichni mohou zvládnout? Ne vždy to totiž může být výhra. „Tento způsob práce není vhodný pro lidi, kterým každodenní změna prostředí přináší únavu a stres. Ne všichni jsme nastaveni na neustálé přizpůsobování se, nové vjemy a změny.  V průběhu vzdálené práce se může také objevit spousta příznaků, že to není pro daného člověka to pravé. Mezi ně patří například změna nálady nebo chování, způsob interakce s ostatními, nedostatek motivace, špatné soustředění nebo pocit únavy či úzkosti, nedostatečné zapojování se do firemní komunikace,“ upozorňuje Simona Zábržová.

Skvělé výsledky podle ní naopak mívají lidé s přirozenou zodpovědností za svou práci. Jsou to jedinci, kteří jsou si plně vědomi důvěry zaměstnavatele, jsou za ni rádi a zároveň si mohou svůj čas organizovat podle vlastních potřeb. Celkově je to pak win-win pro obě strany. 

Pokud přemýšlíte, zda takto pracovat zvládnete, prostě to na nějakou dobu zkuste a důkladně u toho pozorujte svou výkonnost, pocity a rozdíly. „Následně bychom měli vyhodnotit, zda to mně i firmě spíše prospívá, nebo se mi naopak mnohem lépe pracuje v kanceláři, protože tam mám například svůj klid,“ doplňuje Zábržová.

Kanceláře už nejsou důležité?

Ať už se home office či remote office rozmáhá jakkoli rychle, stále ještě to neznamená, že jsou kanceláře zbytečné. Mění se ale jejich účel i celkové pojetí. V první řadě mohou být menší a například fungovat více jak working huby, kde není nutné, aby každý měl svůj vlastní pracovní stůl.

Kanceláře už přizpůsobili aktuální době i ve Vodafonu: „Rozhodli jsme se také přizpůsobit naši firemní centrálu – její část jsme zrekonstruovali a vytvořili tak prostor vhodný pro setkávání a společnou kreativní práci v širších týmech. Osobní kontakt tím ale nepozbyl na důležitosti a jsou momenty, kdy díky němu dosáhnete lepšího výsledku – příkladem je zaškolení při nástupu do firmy, různá jiná školení, kreativní workshopy, týmové aktivity a podobně.“

Podoba i využití kanceláří se mění i ve společnosti Creative Dock: „Proměňujeme jedny z našich kanceláří na ,kempové kanceláře‘, tedy prostory pro workshopy, přednášky, semináře a zmíněné týdenní kempy. Také mám děsnou radost, že se mi podařilo najmout nového facility managera, který pracoval 20 let v gastro byznysu, ve skupině Ambiente. Považujeme kanceláře a všechno, co se v nich odehrává, za službu. Všichni bychom se měli v kanceláři cítit skvěle.“