Data mluví jasně, nikdo nepracuje osm hodin. Naučte se, jak pracovat méně, ale lépe

Zeptali jsme se lektora produktivity Daniela Gamrota, jak z tohoto omezení vytěžit maximum pro sebe nebo celý tým a proč je pro firmy tak těžké vědecké závěry přijmout.

Z nedávného dotazníku mezi programátory vyplynulo, že většina stráví produktivní prací jen čtyři hodiny denně. V těsném závěsu jsou pak ti, co pracují tři nebo pět hodin. To zdánlivě potvrzuje domněnky šéfů, že se v práci tajně flákáme, které se projevovaly třeba obavami manažerů, že zaměstnanci na home office ve skutečnosti nic nedělají.

Na domácí půdě to zapadá do širšího narativu, že Češi jsou v práci neproduktivní. Za zbytkem vyspělých evropských států totiž podle nejnovějších dat o kvalitě trhu práce zaostáváme a velký vliv na to má nízká produktivita. A do toho vyskakují články jako tento, které tvrdí, že v práci údajně promrháme skoro tři hodiny za den. „Firmy to měsíčně stojí 11 566 korun na osobu a v ročním úhrnu 138 798 korun,“ tvrdí zpravodajský web iDnes.

Tak co s tím? Abychom pomohli vytáhnout Česko z postpandemického ekonomického propadu, měli bychom se zapřít, trávit dlouhé přesčasy v práci, anebo se aspoň těch osm hodin „neflákat“? S takovým přístupem bychom se daleko nedostali. Staví na nepochopení toho, co je produktivita znalostních pracovníků, kteří mají přinést největší přidanou hodnotu. Ti nebudou produktivnější s růstem času, který stráví v práci.

Celá tato debata opomíjí to, že skutečně nikdo nepracuje osm hodin. Aspoň ne efektivně. Podle řady výzkumů ani není fyzicky možné být absolutně soustředění a zcela produktivní po takovou dobu. Není náhoda, že zmiňovaný článek na iDnes je postavený na tiskovém prohlášení firmy, která prodává sledovací softwary.

„To, že se budeme snažit sedět v práci osm hodin, naši produktivitu nezvýší. Nápady se nedají naplánovat do kalendáře, napadají nás často, když se jdeme projít, bavíme se s kolegy, koupeme se, nebo třeba jezdíme na skejtu. Nemá smysl ořezávat tyto aktivity, které nám naopak pomáhají,“ říká Daniel Gamrot, lektor osobní produktivity.

Vy taky nepracujete osm hodin?

Když nastoupíte do první práce po škole, jste často nadšení a plní energie, vděční, že vám někdo dal šanci ukázat se. Přicházíte s představou, že když vás platí za osm hodin denně, musíte těch osm hodin nepřetržitě pracovat. Čerství zaměstnanci pak často sdílí své rozčarování z toho, jak málo se v jejich práci „maká“.

„Lidi v práci si povídají, surfují na internetu, jsou na telefonech. […] Nejdřív jsem tomu dával(a) 100 %, ale po pár měsících se začínám flákat, […] pracuju mezi třemi a šesti hodinami za den a stejně stihnu všechny úkoly,“ popisuje své zkušenosti na diskuzním fóru Reddit jeden ze zaměstnanců a ostatní přitakávají. Ukazuje se, že není vůbec snadné najít někoho, kdo by kontinuálně soustředěně pracoval osm hodin v kuse, pět dní v týdnu.

Ti demotivovanější (podle průzkumů až 40 procent zaměstnanců) možná tiše přikyvují nebo si vybaví slova Petera Gibbonse z filmu Office Space:

Peter: „Většinou přijdu tak o 15 minut pozdě. Jdu zadním vchodem, aby mě neviděl šéf. Potom tak na hodinu prostě vypnu.“

Bob: „Vypneš?“

Peter: „Jo. Koukám do stolu, ale vypadá to, že pracuju. Dělám to i tak hodinu po obědě. Řekl bych, že za týden udělám asi tak 15 minut opravdové, skutečné práce.“

Zkuste se sami pro sebe zamyslet, kolik je to pro vás. Dvě hodiny? Možná tři? Buďte v klidu, takové číslo zhruba odpovídá vědeckým závěrům o tom, jak dlouho se člověk dokáže soustředit.

Ale vždyť já nestíhám, nesvačím a vůbec nic už nestačím

Než se podíváme na důvody, proč tomu tak je, měli bychom zmínit i druhý extrém. Ty (zatím) motivované, kteří jsou pořád ve strašném shonu. Nikdy nic nestíhají, mají plný diář, dělají úkoly často podle toho, co zrovna hoří nebo co kdo potřebuje, a dělají toho hodně. Přeskakují, zapomínají a pak to s obtížemi dohánějí.

Kromě toho, že takové tempo se dá před vyhořením vydržet nanejvýš několik let, toho takoví lidé ve skutečnosti neudělají o moc víc, jen jsou z práce pak daleko vyčerpanější. „Dřív se hodně řešila produktivita, jak toho stihnout co nejvíc, jak odbavit co nejvíc e-mailů a tak podobně. Časem jsme ale přešli spíš na to, jak být co nejefektivnější,“ vysvětluje Gamrot. To znamená dělat ty správné úkoly ve správný čas. Preferovat ty věci, které nás vedou k našemu cíli, místo těch, které se daly klidně delegovat nebo bez důsledků vypustit.

A nejde ani tak o to, že bychom to nevěděli. Spíš se nezastavíme a skutečně nepřemýšlíme nad tím, jestli děláme to, co dělat máme anebo chceme. Pokud si nejste vědomi toho, co kdy děláte, a nevyhrazujete si na to čas, jednoduše se může stát, že vás někdo nebo něco vyruší, a tak přelétáme jako včelky od jedné věci k druhé, aniž bychom si dali čas se skutečně soustředit.

Pokud vám to dělá problém, existují způsoby, jak si tento problém zvědomit. Můžete si začít psát, co kdy děláte. Říkejme tomu výkaz práce, ale lepší a zábavnější. Jde to online, ale i v papírové podobě. Už jen vidět, čím jste trávili svůj pracovní čas, vám může otevřít oči. Další krok je pak určit si, jakou prioritu a naléhavost jednotlivé úkoly měly a kolik jste kterými ztratili času.

Věda mluví jasně, soustředit se osm hodin nejde

Taková revize pracovního dne je důležitá proto, že všichni máme v jednom dni omezené kapacity soustředění. Měli bychom tak pečlivě vážit, kdy a kolik soustředěné práce budeme dělat, a nastavit si k ní vhodné podmínky.

Soustředěnou prací se myslí to, co je často předmětem vaší práce, psaní reportů, vytváření strategií, kódování nebo jakákoli další činnost, na kterou potřebujete plnou pozornost, musíte držet v hlavě několik věcí najednou a často trvá docela dlouho, než se do ní dostanete. Naopak administrativa, meetingy a další vedlejší úkony sem nepatří.

O soustředěné práci se často mluví v souvislosti s pravidlem 10 000 hodin psychologa K. Anderse Ericssona, který sledoval studenty hudby usilující o to, stát se virtuosy. Tolik hodin soustředěného cvičení nebo studia podle něj prý trvá, aby se člověk stal expertem. A ti nejlepší studenti z jeho výzkumu cvičili zhruba pět hodin denně.

Na to, jak dlouho zvládneme být produktivní, se zaměřuje i autor Alex Soojung-Kim Pang ve své knize Rest: Why You Get More Done When You Work Less (česky Odpočinek, 2017). Závěrem jeho průzkumu studií a pracovních návyků velmi produktivních a úspěšných lidí je, že ideální čas je něco mezi čtyřmi a čtyřmi a půl hodinami za den. A k podobným závěrům dochází i profesor Jan-Emmanuel De Neve, který vede Centrum výzkumu blahobytu na Oxfordské univerzitě.

Nejde ale jen o to, kolik soustředěné práce zvládneme. Třeba průzkum mezi newyorskými zaměstnanci zjistil, že nejproduktivnější jsou v 10.22 ráno, ale že od půl druhé jejich produktivita klesá. Tato studie odhaluje, že pracovní den je pro mnohé jako na houpačce s energetickými vrcholy a pády v různé časy. Podle ní jsou pak hlavními důvody, proč nemají v práci dostatek energie: příliš času stráveného před počítačem (27 %), vyrušování kolegy v kanceláři (24 %) a nedostatek přestávek (22 %).

Některé firmy to přijímají, jiné instalují monitorovací softwary

Některým firmám v respektování těchto faktů brání povaha jejich práce, ale mnohé by se mohly s trochou snahy přizpůsobit. Některé na to přistoupí a jsou ochotné respektovat, že zaměstnanci pracují v různé časy. Možná tolerují i to, že když plníte své úkoly a firma prosperuje, můžete si v rámci útlumové pauzy klidně na dvacet minut zahrát World of Warcraft. Problémem pak může být, když přijde na návštěvu klient a mohl by to vnímat neprofesionálně. „Myslím, že je zaměstnavatelům nepříjemné i to, že platí někomu za čas, kdy hraje hry. Bojí se ztráty kontroly,“ dodává Gamrot.

Druhým modelem jsou firmy, které takové chování nerespektují, ale tiše přijímají, že se nepracuje celých osm hodin. Jednoduše zaměstnanci, kteří mají hotovo nebo jsou zrovna v útlumu, před šéfy předstírají, že pracují. Třeba tak, že mají na monitoru otevřenou tabulku a koukají do blba nebo do telefonu. Jsou to i tzv. bullshit jobs, o kterých psal antropolog David Graeber, tedy práce, které nemají žádnou přidanou hodnotu pro společnost, nebo jí přímo škodí, ale existují proto, aby měli lidé osm hodin za den co dělat. Šéfové pak zase tolerují zbytečné úkoly nebo poznámky zaměstnanců, které mají ukázat, že „makají“.

„Vidím ještě třetí model, a to jsou firmy, které nic takového nerespektují, nepřistupují na to, že zaměstnanci jsou lidi, že mají vlastní životy nebo se mezi sebou liší. Vezmou zaměstnance a neustále je monitorují a ždímou, co to jde, protože vědí, že jsou motivovaní finančně a že na jejich pozici čeká sto dalších mladých dravců,“ popisuje Gamrot.

Proč je přizpůsobení se tak složité

I kdyby vaše firma spadala do první kategorie, uvědomit si to je často ten nejjednodušší krok. „Firmy o sobě často tvrdí, že jsou řízené změnami, ale je to jen na papíře. Uvědomí si třeba, že pracovat osm hodin v kuse nejde, něco si k tomu načtou, přistoupí na to a myslí, že si dají jedno školení a všechno bude fungovat,“ upřesňuje Gamrot.

Posuny různých aktivit v rámci týmu nebo firmy tak, abychom respektovali výkonnostní špičky, ale můžou trvat roky. „S týmy pracujeme pravidelně a postupně ladíme, aby to nejlíp fungovalo, ale chce to výdrž,“ dodává lektor, který se produktivitě věnuje už patnáct let.

A co dělat, když víte, že se nejde osm hodin soustředit, máte vysledované své rytmy a potřebujete fungovat s kolegy? Můžete jim dát zpočátku vědět, že něco takového existuje a že se chcete na tato biologická omezení adaptovat. Ale postupujte pomalu, firmy mají nějak zajeté fungování a nemůžete přijít a ze dne na den chtít všechno dělat jinak.

„Zkuste si nastavit své hranice, to je alfa omega, třeba třicetiminutové intenzivní pracovní bloky, kdy nechcete být rušeni a neodpovídáte na zprávy, a držet si je aspoň čtrnáct dní. Třeba si nasazujte sluchátka. Ostatní si toho všimnou a pak můžete malými krůčky postupovat dál,“ radí Gamrot.

Při vyjednávání nového modelu práce s manažery a šéfy je důležitá hlavně otevřená komunikace toho, co se od nás chce. Dalším krokem pak může být to, že navrhnete vlastní podmínky splnění těchto úkolů. Bez spolupráce vedení se budou tyto změny zavádět složitě, ale pokud ukážete, že váš model funguje, není důvod vám v tom bránit.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.