Jak moc mám být proaktivní v práci? Benefity i limity žádoucí vlastnosti

Co si představit pod pojmem „proaktivita“?

Firemní psycholožka a psychiatrička Vanessa Laurairová říká, že být proaktivní znamená být zodpovědný sám za sebe, Cyrille Lafont, spoluzakladatel personální agentury Sonnar, však tuto definici posouvá o kousek dál: „Pro mě je proaktivní člověk někdo, kdo předvídá potřeby firmy, jde nad rámec svých běžných povinností a pokynů nadřízeného.“

Když se nad tím zamyslíme, je to vlastně kombinace obou definic. Proaktivní jednání totiž vyžaduje vlastní iniciativu, a tedy samostatnost, ale současně i jistou schopnost předcházet problémům a předvídat možné situace. Konkrétně může jít třeba jen o optimalizaci pracovního procesu, aby se ušetřil čas, ale také organizaci školení pro nově vznikající pracovní pozici nebo třeba strategické plánování zaměřené na budoucí výzvy a potenciální problémy. Být proaktivní zkrátka znamená převzít kontrolu, analyzovat aktuální stav věcí a podniknout vhodné kroky v ten správný čas, abyste odvrátili případné hrozby a přetavili je v příležitosti, něco změnili nebo zdokonalili zavedené postupy.

Z toho je jasně poznat, jaké výhody proaktivita přináší zaměstnavatelům, ale co z toho velkého snažení máte vy?

Má smysl být proaktivní?

Určitě to není bezpředmětná otázka. Člověk si totiž může snadno říct, že stačí plnit přesně zadané úkoly, nic víc nic míň, a nechat hledání případných zlepšováků na nadřízených. Proč dávat najevo vlastní iniciativu?

Cyrille Lafont bere proaktivitu jako příležitost udělat si to v práci trochu zajímavější. „Buď se omezíte na popis práce, což je naprosto v pořádku, nebo se k tomu postavíte čelem, vystoupíte z komfortní zóny a zkusíte navrhnout řešení, které může dobře posloužit vám nebo celé firmě. Jakmile dokážete nahlédnout i nad rámec běžných povinností, dodá to vaší práci zcela nový rozměr, bude zajímavější a inspirativnější,“ vysvětluje.

Kromě výhod pro duševní zdraví a seberealizaci přináší proaktivita i hmatatelnější výsledky. Studie dokázaly, že proaktivní zaměstnanci jsou vnímáni jako extrémně produktivní a jejich kariéra postupuje rychleji. Proaktivita tedy není jen soft skill velebený u pracovních pohovorů, ale také je to způsob, jak si vybudovat dobrou pověst, zazářit v kolektivu a rychleji se vyšplhat po žebříčku firemní hierarchie až nahoru.

„Z hlediska zaměstnavatele je pro rychlý postup kupředu lepší se zásobovat proaktivními zaměstnanci. Ale aby nesla proaktivita své ovoce, musí být kontrolovaná, vědomá a dobře promyšlená, musí mít nějaký smysl a efekt,“ upřesňuje Cyrille Lafont.

Převzít iniciativu se vyplatí, ale nezapomínejte na své priority

Trvalá snaha být o krok napřed si může vybírat svou daň – je to velký stres. Přehnaná snaha neustále se překonávat vás dostane pod velký tlak. To platí dvojnásob, pokud jste v očích nadřízených králem produktivity a dostává se vám uznání i finančních odměn. V takových případech reálně hrozí přepracování. Práce vás může totálně zavalit. Navíc, jakmile jste jednou v tom, nesmíte ani malinko polevit: Pokud si vaši kolegové příliš zvyknou na to, že zvládáte daleko víc, než co máte v popisu práce, pak v momentě, kdy zpomalíte, budou mít pocit, že to začínáte trošku flákat.

Cyrille Lafont proto varuje, že i proaktivita musí mít své meze. Jinak se vaše snaha mine účinkem, bude neviditelná, stane se z ní ztráta času. Budete litovat času a úsilí, které jste do toho dali. „Proaktivita má smysl pouze v případě, že je promyšlená a úmyslná, má vizi. Aby byl vidět skutečný přínos proaktivity, je nutné ji měřit a kvantifikovat výsledky veškeré činnosti konané z vlastní iniciativy. Proto je nezbytné mít nadřízené, kteří si dají tu práci a budou výsledky proaktivity pečlivě analyzovat a sledovat.“

Další věc je, že v přímém konkurenčním boji s proaktivitou jsou vaše běžné každodenní povinnosti. Standardní náplň práce musí být vždy prioritou číslo jedna. Ať se nestane, že budete dělat všechno – a nic. Ať vás proaktivita nerozptyluje od práce, pro kterou vás přijali.

4 tipy pro proaktivní přístup k práci

Ujasněte si, co se od vás očekává

Než začnete překopávat celou firmu od základů, zeptejte se nadřízených, jakou míru proaktivity od vás čekají. „Domluvíte-li se s přímým nadřízeným, budete mít jistotu, že každá iniciativa a optimalizace nezůstane bez povšimnutí a nebudete jen zbytečně ztrácet čas. Díky tomu se nebudete namáhat nadarmo a můžete své snahy zaměřit tam, kde je to nejvíc potřeba,“ vysvětluje Cyrille.

Podle tohoto spoluzakladatele společnosti Sonnar má každá firma a každá profese zcela jiné potřeby. Třeba od produktového manažera se prakticky očekává, že bude extrémně proaktivní, v jeho případě je to totiž snadné. Ale třeba takovému obchodnímu zástupci mohou chybět potřebné informace k tomu, aby dokázal řešit a předvídat aktuální problémy firmy.

Dobrá organizace je základ

Nechcete-li, aby vaše povinnosti a cíle trpěly kvůli práci navíc, je naprosto klíčové pro nové projekty vyhradit přesně stanovený časový rámec, a ten nikdy nepřetahovat.

Ještě jednou připomínáme, že vaše optimalizační a zdokonalovací snahy vás mají motivovat a stimulovat, ale rozhodně by neměly zasahovat do základních pracovních úkonů a projektů. Berte proaktivitu jako takový bonus k běžné práci a věnujte jí například maximálně dvě hodiny týdně.

Kvantifikujte dopady přijatých opatření

Jak dokážete nadřízeným, že vaše těžce vydřená automatizace zpracování zákaznických e-mailů nebo potvrzování faktur je pro firmu skutečně užitečná? Jednoduše, změřte výsledky svých snažení a předložte vedoucímu konkrétní čísla.

Krásně díky nim dokážete svou dobře promyšlenou proaktivitu, ale také její přínosy pro firmu, včetně návratnosti investice věnované přijetí daných opatření. A když už jsme u toho, znáte snad větší uspokojení a zadostiučinění, než když člověk vidí konkrétní výsledky své dobře odvedené práce?

Synchronizace s kolegy

Proaktivní činnosti vás mohou v práci zavést mimo dosah vašich pracovních pravomocí, možná zasáhnete do náplně práce některých kolegů. Podobné situace způsobují spory a houstnoucí atmosféru… Když například takový obchodní zástupce zjistí, že v jedné z etap prodeje nejsou zákazníkům poskytovány dostatečné informační materiály, a právě v téhle etapě je odliv potenciálních klientů nejvyšší, tak začne přemýšlet nad tím, jaké zdroje zákazníkům poskytnout, dokonce je sám začne vytvářet. Ale nijak to nekonzultuje s oddělením, které má tyto věci na starost. Až po nějaké době se dozví, že už se dávno pracuje na celém novém systému pro zlepšení komunikace se zákazníkem přesně v této fázi prodejního procesu. Tolik času a energie tím obchodní zástupce promarnil!

Z toho plyne poučení – ano, buďte proaktivní, ale nehrajte sami za sebe! Než se do něčeho pustíte, vždycky chvíli popřemýšlejte nad tím, koho to může ovlivnit. Pak se spojte s dotčenými kolegy a snadno zjistíte, do jaké míry se můžete v celé záležitosti angažovat, aby to nikomu nevadilo. Zasvěťte je do svých plánů.

Pamatujte si, proaktivita není nutnost ani povinnost. Záleží na tom, jakou máte povahu, jak moc si chcete v práci dobrovolně nakládat, jaké máte kariérní cíle, v jaké firmě pracujete, ale také na tom, jakou máte vlastně profesi a kolik máte volného času. Cyrille Lafont je toho názoru, že každá proaktivní akce musí být pečlivě promyšlená a přesně cílená, ale také v souladu s plány nadřízených a ostatních oddělení firmy. Jinak byste také mohli vypadat jako „pes utržený ze řetězu“, který chaoticky pobíhá kolem a neví, co vlastně chce. A nakonec si pamatujte, jak říká americký filozof Elbert Hubbard, že „převzít iniciativu znamená dělat to, co je potřeba, aniž by vás o to kdokoli žádal“. Tak si to dobře promyslete.

Překlad: LexiPro
Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, Twitteru nebo Instagramu a začněte odebírat novinky a nechte si posílat inspiraci každý týden.