Shaker: Jak v současné době nastavit systém vzdělávání a rozvoje pracovníků?

Jak nastavit systém online vzdělávání a rozvoje tak, aby z něj co nejvíce těžila jak firma, tak samotní zaměstnanci? Jaké by měly být priority při školení pracovníků a jak zaměstnance motivovat k tomu, aby se dále rozvíjeli? A jaká jsou úskalí online vzdělávání a jaké možnosti naopak oproti standardním formátům online školení nabízí? Odpovědi nejen na tyto otázky přinesl další díl webináře SHAKER, tentokrát s podtitulem „Jak na vzdělávání a rozvoj kolegů online?“, ve kterém nám pod pokličku svých L&D (Learning & Development) strategií dovolili nahlédnout Veronika Kyjovská, Senior Organizational Development Specialist společnosti Zebra Technologies, a Marek Premus, HR ředitel společnosti Alza.

Pokud tedy například nemá z dřívější doby vaše firma zkušenosti s tím, že její zaměstnanci pracují z domova, a vy teď potřebujete váš systém rozvoje zaměstnanců převést do online podoby, nebo pokud připravujete strategii vzdělávání pracovníků na další rok, určitě se vám budou hodit tipy, zkušenosti a konkrétní příklady řešení, se kterými se oba řečníci s posluchači webináře podělili.

Rozvoj zaměstnanců jako existenciální nutnost

Díky koronavirové pandemii se aktuální trendy a priority HR pro rok 2021 výrazně proměnily. Kvůli přesunu velké části pracovní síly na home office a u mnoha firem i kvůli zamrazení náborů nových pracovníků můžeme očekávat, že HR oddělení celé řady společností se v příštím roce spíše než na recruitment budou soustředit na zlepšení interní komunikace a na spokojenost a rozvoj zaměstnanců.

Pro některé firmy je pak rozvoj talentů v rámci společnosti doslova existenciální nutností. „Pro nás je školení otázka přežití,“ říká Marek Premus z Alzy. „Neustále rosteme, a proto musíme být hodně flexibilní. Pokud bychom se nerozvíjeli, tak bychom to nezvládli. Když totiž roste firma obratově, roste zpravidla i znalostně – to spolu souvisí. Proto chceme být učící se organizací a proto nutíme zaměstnance se vzdělávat.“ V Alze se tedy L&D principy uplatňují už při náboru nových pracovníků a cíleně se vyhledávají lidé, kteří v sobě mají chuť se učit.

Důležitost neustálého rozvoje pracovníků zdůrazňuje i Veronika Kyjovská ze Zebra Technologies. Podle ní se jedině školením může dosáhnout vyšší odolnosti zaměstnanců a jejich připravenosti na nástrahy, které přinese budoucnost. Tempo změn se zrychluje a školení je tu od toho, aby zaměstnanci rychleji získávali dovednosti, díky kterým mohou čelit novým výzvám. „Vzdělávání je kontinuální proces, do kterého se musí investovat,“ upozorňuje ale Veronika. Kvalitní rozvoj talentů však nevyžaduje pouze investici ze strany firmy, ale především ze strany samotných zaměstnanců. Jednotliví pracovníci tedy musí být připraveni do vlastního rozvoje investovat čas a energii.

Aktuální priority rozvoje pracovníků z pohledu zaměstnavatele

Při vytváření strategie rozvoje zaměstnanců a při nastavování vzdělávacích programů je nejdříve nutné ujasnit si priority. Co zaměstnavatel od rozvoje pracovníků vlastně očekává? A na co by se měl zaměřovat?

Veronika i Marek se shodují, že školení by se v každém případě mělo zaměřovat nejen na rozvoj tvrdých dovedností, ale i těch měkkých. Oba pak shodně zdůrazňují, jak důležité je docílit toho, aby všichni zaměstnanci přijali jednotnou firemní kulturu, připadali si jako tým a hovořili takříkajíc stejným jazykem. Alza tak například má pro zaměstnance povinné komplexní školení na firemní kulturu. Tímto společným základem s názvem Alza basics musí projít všichni kandidáti i noví pracovníci. Projití standardizovaným testem „kulturní blízkosti“ je u nastoupivších zaměstnanců dokonce podmínkou k úspěšnému absolvování zkušební doby. Jasně definovaná a komunikovaná firemní kultura je základem úspěšné, rozvíjející se společnosti, a školení je vynikající způsob, jak tuto kulturu předat jednotlivým pracovníkům. Toto školení může mít například i podobu buddy programu, tedy systému, kdy je každému novému pracovníkovi přidělen jeden stávající zaměstnanec, který ho má uvést do firmy a vysvětlit mu hodnoty firmy i její každodenní fungování.

Další prioritou je samozřejmě školení vyplývající ze současné nestandardní pandemické situace. Jak v Alze, tak i v Zebra Technologies proběhla školení o využívání online nástrojů a například o ovládání platforem pro organizaci videohovorů. Neméně důležité je pak školení pro manažery, které je předem vybaví znalostmi, jak postupovat v případě výskytu onemocnění covidem-19 v týmu a jak přistupovat ke karanténě zaměstnanců. V Zebra Technologies proběhl na začátku pandemie i povinný kurz pro manažery s názvem „Leading in Covid“ o vedení lidí v online prostředí a třeba i o tom, jak poznat, že má nějaký člen týmu psychické problémy.

Z pohledu zaměstnavatele je pak extrémně důležitá i viditelnost dovedností pracovníků. Základním úkolem HR oddělení totiž obecně je mít ve firmě dost kvalitních lidí se znalostmi a dovednostmi, které společnost potřebuje k plnění svých obchodních cílů. Moderní technologie v čele s online školením pak umožňují zaměstnavateli mít poměrně detailní přehled o tom, jaké dovednosti ve firmě jsou, kde je společnost silná a kde má naopak díry. V Zebra Technologies tak například pracovníci doplňují do systému dovednosti, které manažeři u jednotlivých zaměstnanců následně hodnotí. Výsledkem dvouletého fungování tohoto systému je na 30 tisíc hodnocení dovedností u konkrétních pracovníků, díky čemuž má firma detailní přehled o schopnostech a potenciálu své pracovní síly. V Alze k monitoringu dovedností pracovníků využívají systém „badgů“, tedy jakýchsi odznaků kompetence. Zaměstnanci by měli každý kvartál splnit dva až tři tyto testy kompetence v různých odvětvích a specializacích. Pro získání odznaku nemusí pracovník nutně absolvovat školení – pokud již má potřebné znalosti, může akorát projít testem a odznak tak získat. Tento „badgový“ systém certifikovaných dovedností pak umožňuje HR oddělení podrobně vidět, co jednotliví zaměstnanci umí.

Co se týče měkkých dovedností, kvůli současné situaci nabývají na důležitosti i školení o wellness nebo o zvládání stresu. Vzdělávání ve volnočasových aktivitách nebo například nabídnutí možnosti dobrovolnictví pak může pracovníkům poskytnout potřebné uvolnění a určitou mentální vzpruhu v těžkých časech. Aktuální je i poskytnutí psychologické pomoci zaměstnancům, kteří zvládají karanténu nebo jiná omezení špatně.

Výhody a nevýhody online vzdělávání

V porovnání se standardními formami školení se k online vzdělávacím programům váží některé nevýhody, ale i výhody.

Mezi výhody online školení podle Veroniky patří fakt, že je to systém rychlejší a inkluzivnější. Tedy že se jím dá pokrýt celá široká báze zaměstnanců snadno a rychle. Celé řady platforem online školení, jako je například LinkedIn Learning, pak nabízejí velmi široké spektrum kvalitně pokrytých témat, díky kterým lze pak rozvoj lépe individuálně upravit potřebám jednotlivých pracovníků. Online školení je také často dostupné kdykoliv a odkudkoliv a mnohdy bývá časově úspornější jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Odstranění místních i časových bariér kvituje i Marek, který zároveň dodává, že existují určité typy lidí (jako třeba introverti), kterým může online školení nabídnout větší komfort než standardní offline kurz.

K nevýhodám online formátu samozřejmě patří především absence socializace zaměstnanců a jejich networkingu. Jak uvádí Marek, spousta know-how se předává tím, že lidé jsou spolu, že spolu pracují a sdílejí informace. To u online školení chybí. Dalším nedostatkem je pak fakt, že zatímco normální školení mohou trvat hodiny i celé dny, v online prostředí je nutné tuto dobu zkrátit. Při školení naživo je dobrý kouč zpravidla schopen udržet pozornost účastníků celé hodiny, ale kurzy a workshopy online jsou v tomto ohledu mnohem méně účinné. „Školení pro nováčky, které normálně trvá jeden nebo dva dny, jsme museli předělat na tříhodinové virtuální školení,“ uvádí Veronika. Při transformaci vašich stávajících vzdělávacích programů do online podoby je tak nutné počítat s tím, že školení se musí restrukturalizovat, zkrátit a znovu utřídit.

Interní vs. externí zdroje

Věčný boj a věčná otázka: měly by se u školení využívat interní, nebo externí zdroje?

Základní problém v samotném položení této otázky vysvětluje Veronika. Když se řekne vzdělávání zaměstnanců, většina lidí si představí zasedací místnost, kde stojí kouč a školí přítomnou skupinku zaměstnanců. Ve skutečnosti má ale rozvoj zaměstnanců podobu „70-20-10”. Ze 70 % se pracovník rozvíjí zkušenostmi, které získává přímo při výkonu práce, 20 % rozvoje pochází z interakce s ostatními pracovníky a pouze 10 % má původ ve formálních vzdělávacích akcích. Z tohoto pohledu tedy standardně 90 % rozvoje pracovníka pochází z interních zdrojů.

Co se týče formálních a organizovaných vzdělávacích programů, při zvolení správného postupu lze i interní zdroje využívat velmi efektivně. To je dobrá zpráva především pro firmy, ve kterých není teď ani do budoucna žádný rozpočet na vzdělávání, což je kvůli pandemické krizi bohužel poměrně časté. Jak ale uvádí Veronika, i s nulovým rozpočtem se dá vymyslet školení, které nabídne účastníkům vysokou hodnotu. „Stačí vhodný výběr interních expertů, Zoom, excelová tabulka a někdo, kdo dovede koordinovat řečníky a naplánovat webináře,“ uvádí Veronika. „Takto ‚na koleně‘ jsme zorganizovali jednu z našich nejúspěšnějších vzdělávacích akcí s názvem Kariérní dny.“ V Zebra Technologies zároveň s úspěchem uvedli sérii interních videí, které L&D oddělení natočilo se zaměstnanci, kteří jsou zároveň experty na nějakou oblast. Vznikla tak třeba videa o tom, jak zvládat stres.

Pokud zvolíte ke vzdělávání pracovníků interní školitele, je nejdříve nutné je vybavit dostatečnými znalostmi a schopnostmi, jak své zkušenosti v praxi předat kolegům. I když jsou koučové interní, měli by dodržovat nějaký standardizovaný postup školení. V případě Zebra Technologies pak existuje i interní odměňovací systém, který motivuje zaměstnance k tomu, aby své zkušenosti předávali dále. Mimo jiné se tak daří i interní učení cizích jazyků mezi pracovníky navzájem.

Možnost uspořádat efektivní vzdělávací program i s nulovými náklady či s využitím interních zdrojů dokládá i Marek. V Alze se například know-how uvnitř firmy předává formou buddy programů nebo mentoringu. Zároveň podle Marka platí, že celá řada platforem nabízí kvalitní obsah zdarma nebo za velmi nízké náklady. Už je potom jenom úkolem HR tento obsah třídit a efektivně komunikovat manažerům nebo přímo zaměstnancům.

Jak motivovat pracovníky, aby se rozvíjeli?

Způsoby, jak motivovat pracovníky k tomu, aby absolvovali školení a rozvíjeli se, se odvíjí od toho, o jakém typu školení mluvíme.

Specifické je například povinné školení zaměstnanců. Sem patří buď povinná zákonná školení (například zákonem uložená školení o bezpečnosti, pro která se v mezinárodním HR prostředí vžila zkratka „EHS“, tedy „Environment, health and safety“), nebo firemní školení, která za povinná označil zaměstnavatel (například již zmíněný program Alza basics). Tato školení musí zaměstnanec projít povinně a jeho motivací tedy například je, že bez těchto školení by mu zkrátka nebylo umožněno vykonávat svoji práci.

Dlouhodobý rozvoj individuálního talentu je podmíněn dobře nastaveným systémem kontinuálního vzdělávání. Jak v Alze, tak v Zebra Technologies se agenda kariérního rozvoje zaměstnanců částečně deleguje na jejich manažery, kteří jsou s nimi v každodenním kontaktu a kteří jsou tedy v nejlepší pozici jednotlivým pracovníkům nastavit časově definované a měřitelné cíle, které poté zaměstnanec plní. Tyto cíle mohou být roční, kvartální nebo třeba i měsíční.

Jak v případě nepovinného vzdělávání, tak i v případě dlouhodobého, cíleného rozvoje jednotlivých talentů podle Marka Premuse opět platí, že nejdůležitějším faktorem je duševní nastavení samotného pracovníka. Nejefektivnějším způsobem, jak motivovat zaměstnance k rozvoji, je tedy především vybírat do firmy lidi, kteří už svým přístupem a svou osobností přirozeně tíhnou k neustálému vzdělávání a učení se novým věcem. Takového člověka s vnitřní motivací učit se lze pak mnohem snadněji motivovat i externě.

Dobrou motivací pro zaměstnance je propojení osobního rozvoje s kariérním růstem. V ideálním případě by měl zaměstnanec vědět, co musí splnit, aby se kariérně posunul výš. V podání Marka je vize Alzy taková, že každý zaměstnanec by měl vidět schody svého kariérního růstu, a mohl tak po nich šlapat nahoru. V Alze je tak právě i skrz badgový systém odznaků kompetence každý zaměstnanec motivován k osobnímu rozvoji, protože splnění jednotlivých úrovní interního vzdělávání je podmínkou pro kariérní posun. Obecně platí, že aby byl systém rozvoje pro zaměstnance co nejvíce motivační, musí být transparentní a jeho napojení na kariérní posun by mělo být jasně definováno.

Inspirace: L&D programy ve společnostech Alza a Zebra Technologies

Pokud hledáte inspiraci, jistě vás zajímá, jaké jsou momentálně nastavené systémy online vzdělávání v Alze a Zebra Technologies.

V Zebra Technologies figuruje samostatné L&D oddělení a k online školení zaměstnanců se zde využívá platforma ZEN, tedy Zebra Education Network. Tato platforma online vzdělávání slouží jako shromaždiště všech vzdělávacích programů a školicích plánů, a to včetně povinných, nepovinných, interních i externích. Systém je primárně určený k tomu, aby měli zaměstnanci neustálý přístup ke vzdělávacím zdrojům. Pracovníci tak v této platformě absolvují mimo jiné i korporátní edukační programy, které jsou standardizované a určené například nováčkům v rámci onboardingu. Patří sem také program „Leadership Journey“, tedy školicí program pro manažery ze všech úrovní managementu, nebo program „Inclusive leadership“, tedy školení o inkluzi a diverzitě. Kromě měkkých dovedností, kultuře nebo well-being se také programy v ZENu zaměřují i na hard skills, určené zpravidla jednotlivým týmům – například se může jednat o školení o právních normách pro HR oddělení.

V Alze je samostatný tým L&D zatím v počátcích. Kromě zmiňovaného systému Alza basics pro nováčky, který sestává ze standardizovaných školení a testů, které slouží k socializaci pracovníků a k jejich napojení na firemní kulturu, nabízí Alza také manažerské programy Alza Manager 1.0 a 2.0. Cílem těchto programů je delegovat více personalistického know-how na samotné manažery týmů tak, aby si do budoucna například byli sami schopni dělat nábor. V neposlední řadě pak firma školí týmy v tvrdých dovednostech potřebných pro jejich práci.

Možností dalšího posunu v oblasti online vzdělávání je celá řada. Tím, že se školení přesouvá čím dál více do online prostoru, se nabízí mnoho nových nástrojů, které umožní sledovat konkrétní potřeby, dovednosti a postup jednotlivých pracovníků a cíleně tak zaměřit další vzdělávání na rozvoj individuálního talentu. Z toho vyplývá, že i pokud vám vedení firmy neposkytne závratný rozpočet na vzdělávání zaměstnanců, při dobře definovaných prioritách a správně zvolené strategii vám online vzdělávání umožňuje i tak nastavit efektivní systém rozvoje vašich kolegů.

Foto: Welcome to the Jungle