¿Tiene derecho tu jefe a leer tus e-mails?

Pasamos tanto tiempo en el trabajo enviando correos electrónicos desde la cuenta de la empresa que, al final, en muchos casos la acabamos usando como si fuera nuestra. Y es que, ¿por qué no mandar un mensaje rápido con una pequeña broma a tus compañeros para hacer el día más llevadero? Sin embargo, debes tener cuidado: ¿sabías que, en principio, la cuenta es propiedad de la empresa y tus jefes tienen derecho a leer tus mensajes? Eso sí, evidentemente no pueden espiar tus conversaciones privadas solo por diversión. Esto es lo que dice la normativa sobre los canales de comunicación de la empresa y estos son los límites a la vigilancia.

Pero ¿de verdad te pueden leer los correos?

La respuesta simple es sí. Pero solo para comprobar un posible comportamiento inadecuado. La cuenta de e-mail de la empresa, al igual que el ordenador, el móvil o cualquier otro dispositivo que te presten para desempeñar tu trabajo, siguen siendo la propiedad de la empresa. Y esta tiene derecho a supervisar y controlar su uso.

Si consultamos el Estatuto de los Trabajadores, el régimen que regula la relación entre empleados y empresa, podemos leer textualmente que el empresario “podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”.

Protocolos de uso

Eso no significa que tu jefe tenga derecho a ver lo que estás haciendo en el ordenador en cada momento. Los expertos recomiendan que las empresas establezcan protocolos de uso para sus aparatos electrónicos y cuentas de correo electrónico, es decir, que definan las normas del juego desde un principio.

Según estipula la Ley Orgánica de Protección de Datos de 2018, este protocolo debe:

1. Informar al trabajador “de modo preciso” sobre los usos autorizados del correo y los dispositivos informáticos. Por ejemplo, se debe especificar si está permitido el uso personal de la cuenta de correo y bajo qué condiciones.

2. Establecer garantías para preservar la intimidad de los trabajadores, tales como, en su caso, la determinación de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados.

Información a los trabajadores

Pero la mera existencia de un protocolo no es suficiente: tus jefes tienen la obligación de comunicártelo y poder demostrar que has sido informado (ya sea mediante un documento escrito que deberás firmar o mediante medios técnicos, como pop-ups de advertencia, cortafuegos, etc.). “La clave está en la información que la empresa debe proporcionar a la persona cuyos datos personales está manejando”, recuerda Isabel Ortega, consultora y experta en protección de datos.

Y no olvides que los recursos electrónicos no incluyen solo cuentas de correo, ordenadores y móviles, sino también aplicaciones de mensajería instantánea como Slack, Microsoft Teams, Skype o cualquier otro software de comunicación. Si usas la conexión wifi de la empresa, el departamento de informática también puede controlar las páginas web que visitas, siguiendo las mismas reglas que con el seguimiento de tus correos.

La “expectativa de privacidad”

Según explica Nando Olcina, abogado especializado en Derecho digital, el protocolo tiene como objetivo principal concienciar al trabajador del hecho que la cuenta del trabajo no es privada: “si nadie te informa de que la empresa puede tener acceso a los e-mails que envíes desde la cuenta del trabajo o tus datos de navegación, eso te crea una expectativa de privacidad”.

¿Y si mi empresa no tiene ningún protocolo?

Las empresas que no disponen de un protocolo de comunicación (u otros modos de comunicar las reglas de uso) lo tienen bastante difícil para entrar en el correo del empleado y poder usar esas pruebas para justificar un despido ante un tribunal. ¿Por qué? Si, como empleado, tienes esa “expectativa de privacidad” y la empresa entra a leer tu correo, los jueces pueden considerar que se ha violado tu intimidad, lo cual se considera una infracción muy grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones que pueden ir desde los 6.251 hasta los 187.515 euros.

Uno de los casos más sonados fue el de Barbulescu, un trabajador rumano que acabó llevando el caso contra su antigua empresa en Rumanía hasta el Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH) por despido improcedente. En 2007, la empresa lo despidió tras descubrir que había usado el ordenador corporativo para hablar con sus amigos y su pareja. Finalmente, en 2017, el TEDH dio la razón al denunciante: entre otros motivos, el juez consideró que se había violado su derecho a la intimidad puesto que la empresa no le había informado de ningún protocolo de uso de los aparatos electrónicos ni le había advertido que sus mensajes podían ser vigilados. Así pues, todas las pruebas que la empresa había obtenido en contra de Barbulescu quedaron anuladas. Se había creado una “expectativa de privacidad” que no había sido respetada.

Pero cuidado. Aunque el TEDH marca jurisprudencia para toda la UE, eso no significa que tengas carta blanca para hacer lo que quieras en el ordenador de la empresa. Ten en cuenta que la empresa podría acreditar una infracción por otra vía. Nando Olcina lo deja claro: “La empresa tiene que poder probar los hechos que imputa al empleado como causa de despido. Por ejemplo, si has publicado contenido en las redes sociales y el empleador lo ve, podrá justificar tu despido sin haber tenido la necesidad de entrar en tu e-mail”.

¿Qué límites tiene la empresa al leer tus e-mails?

Aunque hayas recibido y firmado un protocolo, tus jefes tampoco tienen derecho a leer tus e-mails de forma indiscriminada ni a ver qué páginas web visitas desde el ordenador del trabajo. La vigilancia de la empresa debe cumplir una serie de condiciones y debe ser:

• Idónea: Pensada para controlar el trabajo y no para espiar conversaciones personales o con cualquier otro fin que no sea el de corroborar una acción ilegítima.

• Necesaria: Que no exista otra manera menos invasiva con tu intimidad de revisar si estás haciendo bien tu trabajo.

• Proporcionada: Que no perjudique tu derecho a la intimidad de forma excesiva. Es decir, tu jefe no puede leer toda tu correspondencia de una semana con la excusa de que cree que estás haciendo algo incorrecto. Si tiene alguna sospecha, solo podrá revisar una cantidad limitada de correos. Como demuestran en la práctica algunas sentencias, lo correcto es buscar por palabras clave para comprobar si sus suposiciones son ciertas, para que de esta forma el control afecte lo menos posible a tu intimidad.

• Justificada: Tu jefe debe tener una sospecha firme de que estás usando el correo electrónico para fines contrarios a los intereses de la empresa.

“Ante un juez, un empleador tendrá que explicar el proceso que siguió, por qué empezó a controlar a un trabajador y qué intentaba averiguar”, explica Isabel Ortega. Y añade: “Tu jefe no puede ver todo lo que tienes en el ordenador, hay limitaciones. Puede ver tus e-mails, pero no entrar en tu cuenta de Facebook, por ejemplo, y siempre con un objetivo concreto y con la menor intrusión posible”.

¿Qué pueden hacer con lo que encuentren?

Si la información ha sido extraída siguiendo procedimientos legales, podrá ser usada de la misma manera que cualquier otra información no digital. Es decir, si los correos justifican el despido, la empresa lo podrá ejecutar.

Eso sí, hay que analizar cada caso concreto. Por ejemplo, si el control delata que un mando intermedio está haciéndole la vida imposible a su subordinado, los e-mails podrían servir como prueba para acreditar un posible despido. En todo caso, es el magistrado quien tendrá la última palabra en un eventual juicio.

En conclusión, antes de enviar un mensaje haciendo una broma sobre el jefe, revisa bien el protocolo de uso de los dispositivos electrónicos de tu empresa. O mejor aún, usa tu cuenta personal. Y si crees que tu empresa no tiene normas establecidas, pide a tus jefes que te expliquen cuál es la política de uso. Ante la duda, mejor prevenir que enfrentarse en un juzgado.

Foto de WTTJ

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