Se acaba tu contrato: cómo hacer la transición con éxito

Listo. Has presentado la dimisión o tu contrato ha llegado a su fin y solo te quedan algunas semanas para terminar tu aventura en la “tribu”. Sin embargo, la empresa solicita tu ayuda para la transición y para que tu sucesor retome sin problemas tus tareas. Esta etapa puede resultar bastante fastidiosa porque ya estás pensando en tu próximo empleo, pero, a la vez no quieres terminar tu trabajo actual con una nota negativa. Así pues, ¿cómo pasar página con toda serenidad y mantener la actitud correcta? Welcome to the Jungle te da siete consejos a seguir y tres errores que debes evitar para conseguir una transición con éxito.

Siete consejos para un cambio sin fisuras

Más allá del marco legal, que establece que un empleado debe cumplir sus condiciones de trabajo durante el período de preaviso, es esencial terminar con una buena relación con la empresa. El mundo laboral es muy pequeño y conservar buenas relaciones con tus superiores y colegas es una buena manera de pensar en el futuro. ¿Quién sabe? El día de mañana podrías volver a trabajar con alguno de ellos o necesitar la ayuda de tu antigua empresa. Tener una buena red de contactos es aún más importante en las profesiones comerciales, por lo que marcharte de la forma correcta te garantizará una reputación de trabajador de confianza y profesional.

1. Anticipa y prepara la transición

Si eres tú el que decide marcharse, entonces debes planificar tu partida antes de hacer el anuncio oficial. En teoría, todos debemos ser siempre minuciosos con el trabajo diario, pero, en la práctica y con la rutina, no siempre tenemos el mismo rigor. En el caso de un despido, es normal que tengas menos ganas de transmitir tus conocimientos. Sin embargo, es importante no caer en la tentación de la venganza para darte a ti mismo la posibilidad de marcharte con la cabeza bien alta y demostrar una profesionalidad a prueba de balas.

2. Prepara tus herramientas de trabajo

Adquiere el hábito de anotar en limpio, según tu técnica habitual de seguimiento, la información que sea verdaderamente útil. Por ejemplo, para las profesiones de ventas, tu CRM debe ser impecable: tienes que registrar por escrito los informes de cada reunión, todos los contactos, etc. Cada vez que realices una tarea, ponte en la piel de la persona que retomará tu CRM, Trello o cualquiera de los programas y herramientas que utilizas de tu día a día. También es bueno crear una tabla o lista de tareas por hacer para tu sucesor con las herramientas específicas de la empresa.

3. Organiza tu transición a nivel interno

El día que informes sobre tu marcha, haz una planificación de las tareas que deben realizarse antes del fin de tu misión: proyectos importantes, reuniones finales, etc. La idea es conservar tan solo lo esencial y la información más útil, para evitar “ahogar” a tu sucesor con detalles.

Tu partida también va a repercutir en tus colegas, en especial aquellos que trabajan contigo. Si la empresa todavía no ha encontrado a tu sucesor, entonces tómate tiempo para explicar a cada persona que retomará una parte de tus funciones cómo desempeñarlas, cuáles son los mejores contactos, etc. Intenta dedicar como mínimo una hora a cada persona para transmitirle la información. Si tu sucesor ya está presente, trata de coloborar con él o ella al máximo.

4. Y también a nivel externo

Si mantienes contacto con clientes o socios, es esencial enviar un correo, hacer una llamada o realizar una reunión para informarles sobre la transición con tu sucesor. Se trata de personas con las que has trabajado, así que es normal que les informes de este cambio. Si tienes tiempo disponible, lleva a tu sucesor contigo a todas tus reuniones, para que todos puedan conocerse en persona. Si redactas un correo, no olvides enviarlo también a todas las personas que podrían tener contacto con tu sucesor una vez te hayas ido.

5. Haz un resumen

Para darle la mejor bienvenida a tu sucesor, haz un documento que resuma todos los puntos que vais a abordar juntos. La página Idealistcareers ofrece plantillas muy fácil de utilizar y adaptar. Además, todos tus documentos importantes deben estar cuidadosamente clasificados y organizados en los servidores de la empresa, para que se puedan encontrar con facilidad. Un resumen de transición debe describir las tareas y responsabilidades cotidianas, los proyectos en curso, las próximas fechas límite y los principales contactos.

Aquí tienes un ejemplo de cómo estructurar un documento de recapitulación:
Tareas y responsabilidades

• No recurrentes
  Por ejemplo: representar a mi equipo durante las presentaciones sobre los objetivos trimestrales de marketing.
• Cotidianas
  Por ejemplo: hacer un seguimiento regular de las innovaciones por sector de actividad a los equipos de marketing y productos.
• Semanales
  Por ejemplo: preparar la agenda de las reuniones con el equipo de productos todos los viernes.
• Mensuales o anuales
  Por ejemplo: preparar una estimación del presupuesto del equipo para el año siguiente, además de hacer un balance presupuestario del año en curso y actuar como representante de esta área en la reunión anual.

Si es posible, adjunta en cada documento un ejemplo de un archivo o correo típico enviado. Eso le permitirá a tu sucesor mantener la coherencia en términos de forma. Proporcionarle esta base sólida hará que pueda ganar tiempo, mantener la continuidad de tu trabajo e introducir su propio formato progresivamente.

Proyectos principales (aquellos que no forman parte de las tareas recurrentes)

• Nombre del proyecto
• Descripción del proyecto (fase en que se encuentra, nombres de los participantes, principales fechas límite y enlaces importantes con el servidor donde están guardados los documentos).
  Fechas límite a corto y a medio plazo
  No dudes en anotarlas en la agenda de tu sucesor para que no las olvide, en caso de que no consulte el documento de recapitulación. Después, cuando ya las tenga bien registradas mentalmente, podrá encargarse de suprimir posibles repeticiones en la agenda o anotar notificaciones.
  Contactos importantes
• Nombre e información de contacto de la persona
• Proyectos en los que trabaja

6. Envía un correo de despedida

Da las gracias a tus colegas, colaboradores y clientes. A los más cercanos, déjales una recomendación en LinkedIn o intercambia referencias con ellos. Haz todo lo posible por partir en buenos términos.

7. Mantente disponible incluso después de la transición

Muéstrate disponible después de tu partida para responder a las posibles preguntas que te hagan por correo o por teléfono. Demuestra tu buena voluntad, sin que esto te haga perder demasiado tiempo.

Los 3 errores que debes evitar

1. Mandar todo al diablo

Se acerca la fecha del fin de contrato y te falta motivación para hacer la transición o te sientes incluso tentado de abandonarlo todo. No olvides que un comportamiento criticable puede afectar tu reputación. A menos que te hayan tocado 10 millones de euros en la lotería, no te recomendamos que entres en la oficina de tu jefe bailando y lanzando billetes al aire para presentar tu renuncia.

2. Decir cuatro verdades a los gerentes

Si tuviste una (muy) mala experiencia y crees que te perjudicaron, haz un esfuerzo por marcharte de la empresa sin conflictos y sin que nadie pueda reprocharte nada. Si necesitas contar tu historia, escribirla, contarla en un podcast o explicársela a un oído atento serán tus mejores aliados. Eso sí, recuerda que al contar lo que sucedió, debes atenerte a los hechos.

3. No compartir toda la información

Incluso si tu partida tiene lugar en circunstancias poco afortunadas, la culpa no es de tu sucesor, así que no sirve de nada que él sufra las consecuencias de tus problemas con la empresa.

Ahora cuentas con todas las herramientas que necesitas para una transición fácil, para marcharte con serenidad e iniciar tu nueva aventura. Y hablando de nuevas aventuras… ¿y si la tuya se encontrara dentro de nuestra jungla?

Foto: WTTJ

Traducido por Andreína Gil Cabrera

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