Fin de contrat : comment faire une bonne passation de poste ?

Ça y est, vous y êtes… Votre démission posée, il ne vous reste plus que quelques semaines à tenir avant de dire “ciao” à votre future ex-entreprise. Mais avant de tirer le rideau, votre ultime mission, si toutefois vous l’acceptez : organiser la passation de poste avec votre successeur. Déjà la tête à votre futur job, cette étape n’est pas toujours la plus stimulante à organiser. Et en même temps, vous ne voudriez pas partir comme un voleur. Alors comment mettre en place une passation simple et efficace ? De l’annonce au mail de départ, voici nos conseils.

Sommaire :

• Motivez-vous pour vous investir une dernière fois…
• Suivez la stratégie de offboarding de votre entreprise… si elle en a une !
• Alignez-vous avec votre hiérarchie sur la forme comme sur le fond
• Organisez la passation en interne
• Prévenez vos partenaires externes
• Créez un dossier de transition
• Rédigez le mail de départ

1. Motivez-vous pour vous investir une dernière fois…

Vous connaissez peut-être ce célèbre spot publicitaire de la Française des jeux intitulé “Au revoir président”? Un employé venant de gagner au Lotto se présente en pleine réunion de son patron pour lui annoncer, en slip et chaussettes, qu’il démissionne. Une sortie rêvée pour beaucoup d’employés… Malheureusement, rares sont les veinards qui quittent leur entreprise avec des millions d’euros en poche. Une bonne règle à se donner dans une carrière est de ne pas multiplier les ennemis pour rien. En France, 2 recrutements sur 5 se font par le réseautage, selon une étude de Randstad parue en 2021.

Certes, quand on quitte un emploi, on a parfois envie de tout balancer, d’exprimer à son supérieur le fond de sa pensée sur son mode de management. Laissez les émotions de côté. Rester professionnel jusqu’à la dernière seconde ne peut que vous profiter. Peut-être serez vous amené un jour à retravailler avec l’un de vos collègues. Peut-être devrez-vous solliciter votre ancienne entreprise pour une recommandation. Le réseau se nourrit et se développe tout au long de sa carrière.

2. Suivez la stratégie de offboarding de votre entreprise… si elle en a une !

Il est devenu bien rare de passer toute sa carrière dans une même entreprise. Pour gérer le départ de leurs collaborateurs, certaines sociétés imaginent aujourd’hui leur propre stratégie d’offboarding. Le but est de mettre en place des mesures et un processus pour que la séparation se passe de manière sereine et constructive. Dans un Apple Store par exemple, lorsqu’un salarié part, il est applaudi par ses collègues et les clients présents. Bien sûr, cette situation n’est pas transférable à tous les cas de figure. Mais rappelez-vous que l’entreprise a, elle aussi, tout intérêt à ce que le départ d’un employé se passe de la meilleure façon possible. Reconnaître le travail accompli par un collaborateur et l’impact positif qu’il a eu lorsqu’il était en poste est un moyen d’augmenter la satisfaction des salariés et la culture d’entreprise. C’est aussi un bon moyen d’impressionner et de booster la motivation de votre successeur. Suivez donc le processus !

3. Alignez-vous avec votre hiérarchie sur la forme comme sur le fond

Prenez l’habitude de consigner tous les outils qui pourraient être utiles à votre successeur. CRM, Trello, Google Drive, …Créez une liste. Faudra-t-il former votre successeur à ces fameux outils ou simplement lui lister les codes d’accès ? C’est le genre de questions auxquelles vous devez répondre avec votre supérieur. Organisez donc une réunion de passation avec lui et faites-le point sur l’ensemble des tâches qui vous incombent ou pas. Dans tous les cas, plus vous anticipez et plus vous communiquez après avoir annoncé votre démission à votre hiérarchie, plus la passation sera fluide.

Lors de la réunion de passation avec votre hiérarchie, alignez-vous aussi sur le discours officiel et le timing. Quand et comment annoncerez-vous votre départ et le nom de votre successeur ? Qui prend la parole ? Quelles sont les raisons de ce changement ? Chaque situation est unique. Il n’y a donc pas de bonnes ou de mauvaises réponses. Il est juste essentiel d’aligner et d’organiser sa communication en équipe.

4. Organisez la passation de poste en interne…

Annoncez votre remplacement le plus tôt possible en interne, en accord avec vos managers. Cela évitera les rumeurs et les surprises. L’annonce peut prendre la forme d’une réunion d’équipe par exemple. Dans tous les cas, alignez-vous encore une fois avec votre hiérarchie, sur la forme comme sur le fond, pour une communication commune. Fixez-vous une liste de tâches à effectuer avant la fin de votre mission et priorisez chacune d’entre elles. L’idée est de rester clair, concis, concret et de se concentrer sur l’essentiel. Oubliez les détails pour ne pas noyer vos collègues et successeurs dans les informations secondaires.

Votre départ risque d’avoir des incidences sur chacun d’entre eux. Prenez le temps d’expliquer à chaque personne qui reprendra une partie de vos missions, quels sont les bons contacts etc. Dégagez une heure par personne pour transmettre les informations.

Pour une passation de poste, l’idéal est un chevauchement des contrats avec votre successeur. Vous pouvez ainsi passer un maximum de temps en binôme. Plusieurs jours, voire plusieurs semaines de collaboration sont parfois utiles pour échanger et passer le relais efficacement.

5.. …Prévenez les partenaires externes

Vous avez annoncé votre départ en interne. Il est temps maintenant de prévenir vos clients ou vos partenaires en dehors de l’entreprise. Organisez un call ou un meeting de passation avec chacun d’entre eux pour assurer la transition avec votre successeur. Dans l’idéal, emmenez la personne qui récupère votre poste sur tous vos rendez-vous.. N’oubliez pas de mettre en copie dans les mails toutes les personnes susceptibles de prendre la suite des échanges une fois que vous serez parti.

6. Créez un dossier de transition

Afin d’accueillir au mieux votre successeur, réalisez un dossier central qui reprend tous les points que vous allez aborder ensemble. Un dossier de transition décrit vos tâches et responsabilités régulières, vos projets en cours, les échéances à venir et les principaux contacts.

Voici un exemple de dossier:

Missions et responsabilités récurrentes

• Non récurrentes
  Exemple : représentation de mon équipe lors des bilans sur les objectifs marketing trimestriels.
• Quotidiennes
  Exemple : diffuser une veille quotidienne des innovations sur secteur d’activité aux équipes marketing et produit.
• Hebdomadaire
  Exemple : préparer l’agenda des réunions avec l’équipe produit qui a lieu chaque vendredi.
• Mensuelle
• Annuelle
  Exemple : préparer une projection du budget de l’équipe pour l’année à venir + bilan du budget de l’année en cours et être le représentant du budget lors de la réunion annuelle budgétaire.

Dans l’idéal, pour chaque document, ajoutez un exemple d’un fichier ou mail type envoyé. Cela permet au successeur de garder une cohérence sur la forme. Grâce à cette base solide, il pourra gagner du temps, rester dans la continuité de votre travail et initier son propre format petit à petit.

Projets principaux (ceux qui ne rentrent pas dans les tâches récurrentes)

• Nom du projet

• Description du projet (état d’avancée du projet, noms des participants, deadlines importantes et liens importants vers le serveur où sont rangés les documents).

• Échéances court terme

• Echéances moyen terme

• Contacts importants
  Nom et coordonnées de la personne, projets sur lesquelles celle-ci travaille.

7. Le mail de départ

Le dernier jour est arrivé. Il est tant d’envoyer ce fameux dernier mail souvent rempli d’émotion… On vous conseille de préparer un message différent pour vos colègues en interne et vos partenaires externes. Pour les partenaires externes notamment, rappelez-vous que, même s’il s’agit du dernier jour, vous êtes toujours sous contrat avec votre entreprise actuelle. Si vous quittez la société, évitez-donc de mentionner votre prochain employeur à vos futurs ex-partenaires ou clients. Dans tous les cas, là encore, restez positif. Ce n’est pas le moment de régler vos comptes. Si la forme reste personnelle, bien que certains managers demandent une relecture, quelques informations essentielles doivent toujours figurer dans ce dernier message pour organiser la meilleure passation qui soit. Informez d’abord de la date effective de votre départ. Indiquez ensuite vos coordonnées comme votre nouvelle adresse mail et le nom de votre remplacant.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour une passation en douceur et un départ serein pour de nouvelles aventures.