7 consejos para dar un buen 'feedback' a tu equipo

Si eres jefe, probablemente sabes que es necesario conversar con frecuencia con tu equipo para crear un clima de confianza. Estas charlas son una oportunidad para animar a tus colaboradores a que den lo mejor de sí mismos y hacer que se sientan bien dentro del equipo. Como suele ocurrir, ¡es más fácil decirlo que hacerlo! Por eso, es totalmente normal que cuando tienes que transmitir un mensaje –ya sea agradable o desagradable- a un colaborador, te preguntes: ¿Qué comportamiento debo adoptar? ¿Cómo formulo lo que tengo que decir? Welcome to the Jungle te da 7 consejos para que aprendas a dar “feedback” de la forma más adecuada.

1. Prepara tu feedback

Tanto si el feedback es positivo como si es una crítica constructiva, es necesario que lo prepares con antelación. De esta manera, te aseguras transmitir la información correcta y lograr tu objetivo, que podría ser fomentar una actitud o, por el contrario, cambiarla. La idea no es que el feedback se convierta en un ajuste de cuentas, sino que sirva para mejorar el funcionamiento del equipo y para crear un plan de acción concreto.

Para preparar tus comentarios, observa al equipo y toma nota de las actitudes que debes aplaudir o mejorar. Es importante mencionar hechos concretos que sirvan como ejemplo de lo que dices. Cuando prepares el feedback, piensa que estás allí para juzgar una situación y no a una persona.

Construye tu discurso describiendo en primer lugar la situación de manera fáctica. Después, da tu opinión, expresa tus necesidades y comparte tus expectativas para luego poder acordar juntos los cambios a implementar. Práctica y utiliza la palabra “yo”, pues demuestra que asumes la responsabilidad de lo que dices.

2. Dedícale tiempo exclusivo a tu interlocutor

Realiza la entrevista a solas con tu colaborador, pues siempre es mejor evitar que la persona se sienta incómoda frente al resto del equipo. Elige una sala aislada, escondida de las miradas de los demás (si es posible) y preferiblemente dentro de la misma empresa, para mantener el contexto formal.

Para lograr un intercambio productivo, es importante programar las reuniones con tu colaborador en vuestras respectivas agendas, con periodicidad:

• Semanal: para planificar juntos el avance de los proyectos, semana tras semana.
• Trimestral: para ofrecerle un feedback más completo sobre su trabajo y discutir sus puntos de vistas y su evolución.
• Anual: para hablar de aumentos de salario y perspectivas de futuro.

Programar y planificar estas reuniones con antelación hará que tu colaborador entienda que se trata de momentos dedicados exclusivamente a él y que te tomas el tiempo de prepararlos. Respecto a las reuniones trimestrales y anuales, es mejor elegir horarios en que no tengas otras reuniones importantes a continuación. El intercambio se puede prolongar y es común que no se empiecen a discutir los puntos más importantes hasta al cabo de un rato, cuando el colaborador empiece a sentirse más cómodo.

3. Empieza por lo positivo

Cuando empieces a dar el feedback, menciona primero los aspectos con los que estés satisfecho. Es importante comenzar por lo positivo para captar la atención de tu interlocutor y hacer que los puntos negativos sean más fáciles de “digerir”. Por ejemplo, puedes destacar la dedicación de tu colaborador al proyecto, su esfuerzo, su actitud o un aspecto de su trabajo.

Ten siempre en cuenta que el objetivo de la entrevista no es imponer tu autoridad, sino conseguir que el colaborador entienda y acepte tu feedback.

4. Sé directo y benevolente

Empieza la conversación preguntando a tu interlocutor cuál es su impresión de la situación, de la misma forma en que un médico le preguntaría a un paciente cómo se encuentra, en una escala del 1 al 10. Después, describe rápidamente el contexto, para que la otra persona no piense que estás intentando ganar tiempo porque te sientes incómodo. Sé directo y transparente, pero sin herir. Apoya tus argumentos en hechos concretos que hayas observado y ofrece recomendaciones para mejorar, pero sin desvelar todas las respuestas: la idea es que tu colaborador pueda reaccionar y encontrar soluciones por sí mismo para así participar en el avance del proyecto y sentirse involucrado. El feedback es una conversación que debe ser provechosa para ambas partes.

5. No esperes mucho tiempo

Si tú o tu colaborador estáis molestos, aplaza la reunión unas horas para asegurarte de que esta sea constructiva. Si estáis en buenos términos, es mejor no esperar mucho para dar el feedback, pues no existe el momento “perfecto” . Si la persona tiene que mejorar sus desempeño, es mejor no dejar que la situación empeore o que continúe pensando que está haciendo las cosas bien para después tener una decepción en la entrevista anual.

6. Adáptate a tu interlocutor

Hay miembros de tu equipo que seguramente tienen mayor necesidad de reconocimiento que otros. Identifícalos y dales feedback positivo más a menudo. Otros quizá lleven más tiempo en el equipo y conozcan perfectamente su trabajo. En este caso, si insistes en lo positivo, y solo en lo positivo, puedes hacerles pensar que todavía los ves como unos novatos. Por el contrario, si los pones a prueba, se sentirán apreciados y valorados. Tu trabajo es sopesar la situación y encontrar el equilibrio perfecto.

7. Demuestra empatía y disponibilidad

Perfecto. Ya le has dedicado un tiempo a tu colaborador: ahora te toca seguir por el buen camino y mantenerte disponible. Cuando reviva el encuentro en su mente, tu interlocutor seguramente tendrá preguntas, dudas o sugerencias. Algunos empleados perciben el feedback como una auténtica prueba que hace que se cuestionen a sí mismos, incluso cuando la entrevista les ha ido bien. Por ello, si crees que tus comentarios podrían afectar anímicamente a un miembro de tu equipo, es buena idea darle el resto del día libre o ofrecerle la posibilidad de trabajar tranquilamente desde casa.

Muchos jefes no dan feedback positivo por miedo a que el equipo se duerma en los laureles, ni correctivo por temor al conflicto. Sin embargo, es esencial llevar a cabo esta actividad de manera periódica, aunque no siempre sea fácil. Tu equipo necesita toda la información posible para poder adoptar la actitud correcta y desarrollarse plenamente en el trabajo. El feedback te permite demostrar a tus colaboradores que los respetas, que te comprometes con una relación de confianza y que quieres ayudarlos a evolucionar. ¡Tenlo en cuenta!

Traducido por Andreína Gil Cabrera

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