7 conseils de management pour un feedback réussi

En tant que manager, vous savez probablement qu’il est nécessaire d’échanger régulièrement avec votre équipe afin d’instaurer un climat de confiance. Cet échange est aussi l’opportunité d’encourager vos collaborateurs à donner le meilleur d’eux-mêmes et faire qu’ils se sentent bien au sein de votre équipe. Mais, en terme de management, c’est toujours plus facile à dire qu’à faire ! Alors quand vous devez faire passer un message - qu’il soit agréable ou difficile à entendre - à un collaborateur, quel comportement adopter ? Comment le formuler ? Welcome to the jungle vous livre 7 conseils pour faire un feedback réussi.

1. Préparez votre feedback

Que votre feedback soit positif ou correctif, une préparation s’impose pour être sûr de faire passer les bonnes informations et d’atteindre votre objectif, qui peut être qu’un comportement se perpétue ou - au contraire - change. L’idée n’est pas que ce feedback tourne au règlement de compte mais que l’équipe en ressorte nourrie et avec un plan d’action concret.
Afin de préparer votre feedback, observez votre équipe et notez les comportements à saluer ou améliorer. Il sera important de faire référence à des faits précis qui illustreront votre propos. Pensez lors de votre préparation que vous ne serez pas là pour juger la personne mais une situation.
Construisez votre discours en exposant d’abord de manière factuelle la situation, livrez votre impression, exprimez votre besoin, puis faites part de vos attentes pour aboutir ensemble sur des actions à mener. Entrainez-vous et surtout employez le « je » qui montre que vous assumez.

2. Octroyez un vrai moment à votre interlocuteur

Privilégiez un entretien en one-to-one avec votre collaborateur car, que votre feedback soit positif ou correctif, il ne faut pas que ce dernier se sente gêné devant le reste de l’équipe. Choisissez une salle isolée, si possible à l’abri des regards et, de préférence, au sein de l’entreprise pour garder un cadre formel.
Pour créer un vrai rendez-vous et permettre de vrais moments d’échange, programmez-les régulièrement dans vos agendas respectifs de manière :

• Hebdomadaire : pour dérouler ensemble l’avancée des projets semaine après semaine
• Trimestrielle : pour lui faire des feedbacks plus complets sur son travail mais aussi échanger sur son ressenti et son évolution
• Annuelle : pour parler augmentation et perspectives futures
  En programmant et structurant ces moments en amont, vous envoyez le signal à votre collaborateur qu’il s’agit de moments qui lui sont pleinement dédiés et pour lesquels vous prenez du temps. Pour les rencontres trimestrielles et annuelles, choisissez de préférence des créneaux à la suite desquels vous n’aurez pas une autre réunion importante. L’échange peut en effet être amené à se prolonger et il n’est pas rare d’entrer dans le cœur du sujet au bout de quelques dizaines de minutes, une fois que le collaborateur est plus à l’aise.

3. Commencez par le positif

Lorsque vous débutez votre feedback, commencez par montrer votre satisfaction. Il est important de toujours démarrer par une note positive pour capter l’attention et mieux “faire passer” les points négatifs. Vous pouvez, par exemple, valoriser son implication dans le projet, ses efforts, son comportement ou une partie de son travail.
Ayez toujours en tête que l’objectif de cet entretien n’est pas de marquer votre autorité mais que votre feedback soit compris et accepté.

4. Restez direct et bienveillant

Vous pouvez commencer la discussion en lui demandant sa perception de la situation comme un médecin demanderait à un patient comment il se sent sur une échelle de 1 à 10. Évoquez ensuite rapidement le contexte, votre interlocuteur ne doit pas sentir que vous voulez gagner du temps parce que vous êtes mal à l’aise. Soyez direct et transparent, sans être blessant. Argumentez avec les faits précis observés et donnez des clés d’amélioration sans lui donner toutes les réponses. L’idée est qu’il puisse réagir et trouver des solutions par lui-même pour co-construire la suite et se sentir impliqué. Le feedback est une discussion qui doit apporter satisfaction aux deux parties.

5. N’attendez pas

Si votre collaborateur, ou vous, êtes énervés, repoussez l’échange de quelques heures pour qu’il soit constructif. Mais si ce n’est pas le cas, il vaut mieux éviter d’attendre trop longtemps pour faire son feedback, il n’y a pas de moment “parfait”. Si un comportement doit être amélioré, ne laissez pas la situation se dégrader ou votre collaborateur penser qu’il est sur le bon chemin et tomber de haut à son entretien annuel.

6. Adaptez-vous à votre interlocuteur

Certains membres de votre équipe ont sûrement un besoin tout particulier de reconnaissance. Identifiez-les et faites-leur plus régulièrement des feedbacks positifs.
D’autres sont peut-être dans l’équipe depuis longtemps et maîtrisent parfaitement leur métier. Insister sur le positif, rien que le positif, pourrait les laisser penser que vous les prenez encore pour des petits nouveaux. Au contraire, les challenger pourrait leur permettre de se sentir estimés à leur juste valeur. À vous de juger et de trouver le juste équilibre !

7. Faites preuve d’empathie et de disponibilité

Vous avez octroyé un temps à votre collaborateur, ne vous arrêtez pas en si bon chemin et restez disponible. En se refaisant l’histoire dans sa tête, il aura surement des questions, des points de doute, des suggestions… Parfois, un feedback est vécu comme une épreuve qui demande une réelle remise en question de soi, et ce même si l’échange s’est bien passé.
Si vous pensez que votre feedback peut avoir une incidence forte sur le moral du membre de votre équipe, vous pouvez lui offrir le reste de sa journée ou la possibilité de télétravailler au calme.

Beaucoup de managers ne font pas de feedbacks positifs, par peur que l’équipe se repose sur ses lauriers, ou correctifs, par peur du conflit. Pourtant, faire l’exercice régulièrement est essentiel, même si ce n’est pas toujours évident. Votre équipe doit disposer de toutes les informations pour adopter le bon comportement et s’épanouir dans son travail. Un feedback permet de montrer à son collaborateur qu’on le respecte, qu’on s’engage dans une vraie relation avec lui et qu’on veut le faire grandir. À méditer !

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Photo d’illustration by WTTJ