Všem manažerům: jak dát konstruktivní zpětnou vazbu?

Všichni manažeři už asi vědí, že k nastolení důvěry je zapotřebí pravidelná výměna názorů s jejich týmem. Poskytuje jim totiž prostor povzbudit zaměstnance, kteří pak budou podávat lepší výkony, a také docenit jejich schopnosti. To se snadno řekne, hůř se to ale dělá. Když je tedy třeba něco zaměstnanci sdělit (ať už to uslyší rád, nebo nikoliv), jaký přístup je třeba zaujmout? Jak to zformulovat? Nabízíme sedm tipů, jak předat konstruktivní zpětnou vazbu.

1. Buďte připraveni

Feedback může sloužit k pochvale i ke kritice, ale vždy vyžaduje přípravu k tomu, abyste byli schopni předat náležité informace a dosáhnout kýženého efektu, který má buďto povzbudit, nebo změnit určitý vzorec chování. Vaše konverzace by neměla sklouznout k vzájemnému vyrovnávání účtů. Spíše byste si měli dát za cíl danou osobu pobídnout a nastavit si reálné pracovní cíle.

Feedback zakládejte na pozorování a poznámkách o chování jednotlivých členů týmu, kteří si zaslouží buď pochvalu, nebo kritiku. Je žádoucí, abyste odkazovali na konkrétní příklady, které podpoří váš argument. V rámci přípravy se soustřeďte na posouzení situace, nikoliv daného jedince.

Předneste své hodnocení pomocí přiblížení příslušného případu. Poté sdělte svůj názor a požadavky a zakončete feedback nastíněním svých očekávání, abyste pak měli prostor společně vytyčit potřebná opatření. Během konverzace dbejte na užívání zájmena „já“ a používání první osoby, jelikož tím dáváte najevo svůj vlastní postoj.

2. Vyhraďte si čas

Zkuste si udělat čas na každého zaměstnance zvlášť. Ať už je váš feedback míněný jako pochvala, nebo jako kritika, neměli byste dotyčnou osobu uvést do rozpaků před ostatními. Najděte si izolovanou místnost, která se ale zároveň stále nachází v budově společnosti, aby bylo dodrženo formální prostředí.

Přikládejte těmto událostem patřičný význam, který podpoří konstruktivní a upřímný dialog. Docílíte toho tak, že si schůzky naplánujete následovně:

• Týdenní: Pobavte se o aktuálních projektech a jejich vývoji.
• Čtvrtletní: Poskytněte zaměstnancům podrobnější zpětnou vazbu ohledně jejich práce a pobavte se o jejich pocitech a rozvoji.
• Roční: Proberte zvýšení platu a budoucí vyhlídky.

Když si schůzky naplánujete a sestavíte předem, ukážete tak svým zaměstnancům, že vynakládáte úsilí a vyhrazujete si čas speciálně pro ně. Neplánujte si ale čtvrtletní či roční hodnocení před jinou důležitou schůzkou. Mohou totiž trvat déle, než jak jste si je původně naplánovali. Často se stává, že teprve až se zaměstnanec patřičně uvolní, bude chtít podrobně probrat problém, který jej tíží.

3. Začněte na pozitivní vlně

Ze začátku vypíchněte, co vás na jejich práci těší. Je důležité schůzku zahájit pozitivní myšlenkou, kterou upoutáte pozornost. Teprve potom se zaměřte na negativní připomínky. Kupříkladu můžete schůzku zahájit tím, jak moc si ceníte jejich zapojení do projektů, úsilí, přístupu či jednoduše vybraných pracovních úspěchů.

Nezapomínejte na to, že jste schůzku nesjednali proto, abyste ukázali svou autoritu, ale abyste sdělili svůj feedback srozumitelným a přijatelným způsobem.

4. Mluvte přímo, ale ohleduplně

Představte si, že jste lékař, který konzultuje pacientův případ: zeptejte se zaměstnance, jak by danou situaci ohodnotil na stupnici od jedné do deseti. Dále jim připomeňte kontext schůzky. Zaměstnanec by z vás neměl mít pocit, že se snažíte diskuzi vyhnout, protože vám není pohodlné bavit se o daném tématu. Mluvte přímo a jasně a vyvarujte se urážek. Sdělte svůj názor srozumitelně a připojte k němu konkrétní příklady, stejně tak jako klíčové oblasti ke zlepšení. Nedávejte jim ale přesný návod. Zaměstnanci by pak měli dostat možnost reagovat na zpětnou vazbu a najít vlastní řešení, aby měli dojem, že situaci mohou ovlivnit a zapojit se do budoucího vývoje. Zpětná vazba by měla uspokojit obě dvě strany.

5. Neodkládejte to

Pokud se vy nebo zaměstnanec rozrušíte, odložte rozhovor o několik hodin. Zpětná vazba pak bude konstruktivnější. Pokud však rozhovor nejde odložit a musíte jej ukončit, nečekejte příliš dlouho, než se k tématu vrátíte, jelikož ten správný čas nikdy nenastane. Pokud chcete dosáhnout zlepšení zaměstnancova chování, nedovolte, aby problém vyšuměl do ztracena. Dotyčný/á si pak bude myslet, že dělá vše správně, a pak zničehonic zjistí, že pohořel/a u ročního hodnocení.

6. Přizpůsobte své hodnocení

Někteří členové vašeho týmu možná vyžadují více chvály než ostatní. Vezměte si je stranou a dávejte jim pozitivní feedback častěji.

Zbytek mohou být dlouhodobí členové týmu, kteří svou práci již znají jako své boty. Pokud takové členy týmu budete jen chválit, mohou si pak myslet, že je stále vidíte jako nováčky. Pokud je postavíte před výzvu, dojde jim, že ve vašich očích stoupli na ceně. Ve výsledku je na vás, jak vyhodnotíte jednotlivé povahy svých zaměstnanců a najdete správnou rovnováhu.

7. Projevte empatii a přístupnost

I když už jste věnovali danému zaměstnanci svůj čas, tím to nekončí. Buďte i nadále přístupní a projevte soucit. Někteří zaměstnanci si to nechají projít hlavou a možná budou mít dodatečné otázky, pochybnosti či návrhy. Někdy může být zpětná vazba vnímána jako obrovské břímě, které vyžaduje čas na sebereflexi, a to i když samotná diskuze probíhá dobře. Pokud máte pocit, že to skutečně ovlivnilo jejich morálku, zkuste navrhnout, jestli by si nechtěli vzít zbytek dne volno či pracovat z domu.

Někteří manažeři svůj tým moc nechválí, jelikož se bojí, že pak poleví a bude samolibý, zatímco jiní zase mají strach kritizovat, aby se vyvarovali konfliktu. I když to není jednoduché, hodnocení je bohužel nezbytné. Pokud členové vašeho týmu nemají celkovou představu o tom, jak vlastně mají v rámci týmu fungovat, nebudou si schopni osvojit správné vzorce chování a pracovat na svých příslušných pozicích. Když zaměstnancům předáte zpětnou vazbu, dáváte jim najevo, že je respektujete, chcete s nimi navázat opravdovou vazbu a záleží vám na tom, aby si vedli dobře. Mějte na paměti, že se pohybujete na tenkém ledě, a pokud chcete dávat konstruktivní feedback, je rozhodně o čem přemýšlet.

Přeložila: Eva Mazalová

Fotografie: WTTJ