7 klíčových znaků skutečně dobré manažerské komunikace

Dobré komunikační dovednosti by měly být základní výbavou každého lídra, mají totiž dopad nejen na vedení týmu jako takového, ale hlavně na výsledky! Průzkum společnosti The Economist Intelligence Unit ukazuje, že slabá komunikace s sebou přináší nejasné pokyny od nadřízených, nesmyslné schůzky a další problémy. 44 % respondentů tohoto průzkumu tvrdí, že komunikační překážky vedou ke zpoždění projektů, 31 % uvádí jako dopad špatné komunikace nízkou pracovní morálku a 18 % oslovených dokonce tvrdí, že kvůli nedostatečné komunikaci ztratili obchodní příležitost, někdy i v řádech stovek tisíc dolarů.

Proč na dobré komunikaci skutečně záleží?

Dobré komunikační dovednosti jsou podle Gallupu jedna z nejdůležitějších věcí, které mají dobří lídři společné, a je to jedna z hlavních kvalit lídrů.

‚‚Role manažera je především o komunikaci. To, jak lídři pracují se soft skills, je to, co odlišuje ty nejlepší od těch průměrných,‘’ potvrzuje Klára Novotná, trenérka, koučka a zakladatelka komunity Holky z agile & projektů, která se s námi podělila o své vhledy ke komunikaci společně s Jakubem-Markem Štepánem, zakladatelem Institutu firemní kultury, který na úvod zmiňuje: ‚‚Všechny dostupné studie se shodují na tom, že klíčovým prvkem ve vedení lidí je důvěra a respekt. A jak se buduje důvěra nebo projevuje respekt? Přes komunikaci. Ne že by činy nebyly důležité, ale vše začíná tím, že spolu mluvíme. Bez komunikace nezískáte ani důvěru ani respekt.‘‘

Co z toho vyplývá? Chcete-li dobré výsledky včas a být dobrým šéfem, je komunikace dovednost, kterou není radno podceňovat.

‚‚V roli manažera není mým cílem být nejlepší, ale vytvořit podmínky, aby ostatní mohli být nejlepší. Takové prostředí však bez komunikace nevznikne. Musím nejen koordinovat, oceňovat a podporovat, ale také se postavit toxickému chování v týmu. Jasně vymezit a držet hranice bývá velmi náročné.‘‘ Jakub-Marek Štěpán

Odpovězte si na několik otázek a prozkoumejte, zda zvládáte ony klíčové komunikační dovednosti

Komunikace je skutečně obsáhlá disciplína. Nestačí se naučit jen správně skládat slova za sebe, dobré komunikační dovednosti jsou kombinací několika faktorů. Abyste mohli vést kvalitní dialog, musíte nejprve umět naslouchat, respektovat to, co říká váš protějšek, umět se ptát a až následně srozumitelně reagovat.

Zamyslete se, jak máte zmáknuté jednotlivé složky komunikace, v čem jste silní a kde naopak potřebujete trochu zabrat? Následující set otázek vás jasně navede na cestu dobrého komunikátora. Jdeme na to?

Skutečně nasloucháte, nebo jen čekáte na příležitost reagovat?

‚‚Většina lidí slyší, málokdo poslouchá a téměř nikdo aktivně nenaslouchá. Statistiky říkají, že pouze jeden ze čtyř manažerů umí aktivně naslouchat. Soustředit se na druhého, nemít hned jasno a nesoudit je dnes poměrně vzácná komodita a lidé to skutečně ocení. Umožňuje to hledat řešení mimo zajeté koleje. Lidé nepotřebují rady, těch je všude plno, potřebují vyslechnout,‘‘ říká Jakub-Marek Štěpán.

Pokud za vámi přichází podřízený se slovy: ‚‚Mám pocit, že ten projekt nikdy nemůžeme stihnout včas…‘‘ vnímejte, jak danou větu pronáší. Je rozčílený, nebo je jeho hlas plný obav? Doptejte se, co se za jeho rozčílením či obavou skrývá? Proč má takový pocit?

Je pro druhé to, co říkáte jasné a srozumitelné?

Dobrý leadership vyžaduje umění jasné a přesvědčivé komunikace. Carmine Gallo, řečník a autor bestselleru Mluv jako TED, nám dává jasný návod: ‚‚Buďte konkrétní a vytyčte jen jeden cíl, ke kterému nastíníte konkrétní plán a popíšete milníky na cestě k tomuto cíli.‘‘

K leadershipu nevyhnutelně patří předávání novinek, změn a veškerých rozhodnutí do týmu a to se bez jasnosti a srozumitelnosti neobejde: ‚‚Komunikace změn a rozhodnutí by vždy měla být zasazena do kontextu strategie firmy a odpovědět na otázku, proč se to děje, jaké jsou benefity i rizika a ošetření těchto rizik a obav. Zároveň by měla pomoci členům týmu si uvědomit, jak se daná změna nebo rozhodnutí dotkne každodenní práce a jaká je její přidaná hodnota pro každého člena týmu,‘‘ doplňuje Klára Novotná.

Pokládáte dobré otázky?

Kate Murphy ve své knize Umění naslouchat píše: ‚‚Lidé rádi působí, že jsou dobře informovaní, a proto se často ptají, jako by odpověď už znali. Nebo vytváří otázky způsobem, který navádí k odpovědi, kterou chtějí slyšet.‘‘ Podle Kate Murphy dobré otázky nezačínají slovy: ‚‚Nemyslíš, že…?‘‘, ‚‚Neměli bychom…?‘‘ Když se jako šéf bude ptát: ‚‚Co myslíš, neměli bychom to logo posunout?‘‘, tak si pište, že vám většina lidí odpoví, že ano, protože už v otázce naznačujete, co chcete slyšet.

Klára Novotná doporučuje používat otevřené koučovací otázky, díky kterým máte možnost skutečně zjistit pohled vašich lidí. Když se svými lidmi opravdu mluvíte a chcete znát jejich pohled na věc, zvyšujete jejich angažovanost, motivaci i spokojenost.

Mluvíte na druhé, nebo hlavně pro sebe?

Pokud do svého projevu zařazujete často cizí slova a obraty, kterým druhá strana nerozumí, můžete sice udělat dojem odborníka na dané téma, ale k čemu vám to je, když nikdo kolem nerozumí řeči vašeho kmene. Mluvte jazykem toho, ke komu mluvíte. A není to jen o správné volbě slov! Klára Novotná doporučuje naučit se komunikovat s odlišnými typy lidí, pochopit osobnostní i týmovou typologii. Pokud máte v týmu někoho extrémně zaměřeného na vztahy, je dobré volit směrem k němu trochu jiný styl komunikace, než když mluvíte na někoho, kdo je primárně zaměřen na čísla, data a graf je jeho nejlepší kámoš. I když oběma budete sdělovat stejnou informaci, pomůže se přizpůsobit právě jeho typologii.

Při statusech se svými lidmi, na poradách či obchodních schůzkách se vyplatí skutečně vnímat toho, ke komu hovoříte, přizpůsobit se mu a hlavně omezit svou zálibu v poslouchání sama sebe.

Je vaše komunikace dostatečně otevřená?

Často se mluví o nutnosti otevřené komunikace, ale co to vlastně je? ‚‚Otevřená komunikace v týmu znamená, že se zajímám o postoje a motivy ostatních, dáváme si vzájemně zpětnou vazbu a budujeme tak vztahy založené na důvěře s cílem dosáhnout win-win řešení,‘‘ vysvětluje Klára Novotná.

Například otevřené a jasné sdílení a nastavování vzájemného očekávání je klíčové: ‚‚Pokud manažer neřídí očekávání svých podřízených ani managementu, nastává zmatek, přicházejí nejasné instrukce a nesplněné termíny, kvůli tomu není tým vnímám v organizaci jako úspěšný. Zároveň jsou lidé nespokojení a ti nejlepší odchází.‘‘ Otevřená komunikace je nezbytná také při předávání zpětné vazby, řešení konfliktů, hodnocení výkonu, změnách,… vlastně je to potřeba pořád a všude!

Respektujete vidění světa druhých?

Profesor psychologie Kenneth Savitsky tvrdí: ‚‚Vědomí, že to, co vím, se liší od toho, co víte vy, je nezbytným předpokladem efektivní komunikace.‘‘ Naše pohledy na realitu se mohou hodně lišit. Například co vy vnímáte jako skvělý nápad, druhý může vyhodnotit jako úplnou blbost.

Autoři knihy Jak vést zdánlivě nemožné rozhovory, Peter Boghossian a James Lindsay, doporučují pro pochopení druhých zaměřit se na epistemologii – snažte se pochopit, jak lidé došli ke svým přesvědčením, třeba otázkou: ‚‚Jak víš, že…?‘‘ nebo: ‚‚Na základě čeho ses rozhodl, že…?‘‘ Jednají vaši kolegové v práci úplně jinak, než byste jednali vy? Asi je nepřesvědčíte, ať toho okamžitě nechají, ale můžete je zkusit pochopit.

Je vaše neverbální komunikace v souladu s vašimi slovy?

Studie profesora psychologie na UCLA Alberta Mehrabiana tvrdí, že 55 % sdělení se přenáší prostřednictvím řeči těla, 38 % sdělení tvoří intonace a hlas. Pouze 7 % zbývá pro verbální sdělení, tedy slova samotná.

I v leadershipu je nezbytné myslet nejen na to, co říkáte, ale také jak to říkáte a co vyjadřujete svým tělem. Oznamujete-li svému týmu radostnou zprávu o nové skvělé zakázce, musí vašim slovům odpovídat i vaše neverbální projevy. Pokud nový projekt zase tak skvělý není, ale vy chcete svůj tým povzbudit a soustředíte se jen na slova, je možné, že z vaší neverbální komunikace tým intuitivně pozná, že je trošku ‚‚lakujete‘‘ – což byste mezi námi neměli dělat, ani když to dokážete zahrát sebelíp.

Jak na své komunikaci zapracovat?

Máte pocit, že máte skvělou komunikaci tak nějak od přírody? Gratulujeme! Pro vás ostatní máme dobrou zprávu, můžete to změnit! Podle Kláry Novotné rozvoj komunikace vyžaduje tři hlavní věci: ‚‚Je to hlavně o růstovém mindsetu, musíte to sami chtít změnit. Také je potřeba investovat čas a energii (někdy i finance), musíte pro to něco udělat, samo se to nestane. V neposlední řadě vnímejte benefity, co vám zlepšení této oblasti přinese? Musíte mít pro změnu motivaci.‘‘

Komunikace je dovednost jako každá jiná a dá se rozvíjet, bohužel na to ale často zapomínáme: ‚‚Otevřená komunikace, dávání korektivní i posilující zpětné vazby, předávání rozhodnutí a řízení očekávání jsou klíčové manažerské dovednosti. Bohužel mnoho manažerů nikdy neprošlo žádným manažerským rozvojem,‘‘ tvrdí Klára Novotná. Jak tedy dostat svou komunikaci na lepší úroveň?

Sebereflexe jako začátek cesty za lepší komunikací

‚‚Obecné rady pro mezilidskou komunikaci mají jedno úskalí – komunikace je extrémně situační. Nezáleží jen na tom, co řeknete, ale také jak a z jaké pozice to říkáte. Každý člověk má navíc jiný komunikační styl,‘‘ říká Jakub-Marek Štěpán. I přesto pro nás má radu, jak svou komunikaci vylepšit: ‚‚Začněte u sebereflexe. Je to podceňovaná dovednost, protože většina lidí si myslí, že ji má. Data však ukazují, že zatímco 95 % lidí věří, že sebereflexi ovládají, ve skutečnosti ji má pouze 15 %. Lidé, se kterými mluvíte, jsou různí, a rozdíly mezi nimi mohou být velké a navíc skryté. Vy jste stabilní prvek, který zůstává. To, co vnímáte, čeho si více všímáte, co vás těší, co vás dráždí, o čem jste přesvědčení a podobně, to vše vstupuje do komunikace a ovlivňuje ji. Potřebujete to tedy dobře poznat. Problémy v komunikaci často vznikají z toho, že žádná ze stran nedokáže přemýšlet o svém podílu na situaci. Můj tip? Sednout si jednou za tři dny na pět minut s papírem a tužkou a rozebrat si jednu nedávnou komunikaci s kolegou. Přemýšlejte o tom, jak jste reagovali, na co přesně, jaké to pro vás bylo, co jste mohli udělat jinak nebo lépe. Je to jeden z nejlepších způsobů, jak odhalit místa, která mohou posunout vaše vztahy a komunikaci s druhými.‘‘

Nejste si i tak ohledně své komunikace úplně jistí? Požádejte své kolegy o zpětnou vazbu, možná ještě lépe o radu, jak to příště říct lépe! Podle organizačního psychologa Adama Granta je lepší si následně říci o radu, než se ptát na to, co se povedlo či nepovedlo. To totiž v druhých spouští potřebu chovat se jako ‚‚kritik‘‘, nebo jako ‚‚roztleskávačka‘‘, která se snaží vás jen povzbudit. Pokud druhé požádáte o radu, stávají se z nich koučové a vy díky tomu více vytěžíte.

Ať už jste zjistili, že vám nejde moc klást otázky, nebo se perete spíše se srozumitelností, u žádné komunikační disciplíny nemusíte vymýšlet kolo, na každou oblast komunikace existují odborníci a kurzy, kde se můžete inspirovat od těch, kteří se komunikací zabývají každý den. Tak hodně štěstí na cestě za lepší komunikací!

Foto: Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.