Pre všetkých manažérov: Ako na konštruktívnu kritiku?

Ako manažéri pravdepodobne viete, že musíte pravidelne komunikovať so svojím tímom, aby ste si vybudovali ich dôveru. Tieto konverzácie vám tiež poskytujú možnosť motivovať svojich zamestnancov pracovať čo najlepšie a cítiť sa docenene. Hovoriť o tom je jednoduché, realita je však zložitejšia. Ako na to, keď potrebujete zamestnancom niečo vysvetliť? Či už je to príjemná novinka, alebo nie, Ako to vyjadriť slovami? V tomto článku vám poskytneme 7 rád o konštruktívnej kritike.

1. Buďte pripravení

Spätná väzba môže byť pozitívna, alebo kritická. Príprava na ňu je kľúčom, ktorý vám umožní sprostredkovať tie správne informácie a dosiahnuť stanovený cieľ, teda buď podporiť, alebo zmeniť určité správanie. Je nutné, aby sa míting nestal zápasom či vendetou, ale aby druhá osoba odchádzala nabitá energiou a s novým plánom, čo robiť ďalej.

Keď si budete pripravovať feedback, pozorujte svoj tím a robte si poznámky o akomkoľvek správaní, ktoré si zaslúži pochvalu či kritiku. Budete sa musieť odvolávať na špecifické príklady, ktoré názorne dokážu, čo máte na mysli. Počas príprav sa zamyslite nad úsudkom o situácii a nie nad konkrétnou osobou.

Fakticky vysvetlite scenár. Potom o ňom povedzte svoj dojem, vyjadrite svoje potreby a nakoniec stanovte svoje očakávania, aby ste mohli vymyslieť spôsoby, ako ich spoločne dosiahnuť. Uistite sa, že používate „ja“ a prvú osobu množného čísla tiež, pretože to dokazuje, že ste zaujali určité stanovisko.

2. Doprajte im čas

Pokúste sa hovoriť s každým zamestnancom osamote. Nech už je vaša spätná väzba akákoľvek, osoba, ktorej sa týka, by sa nemala pred nikým hanbiť. Nájdite prázdnu miestnosť, najlepšie izolovanú od iných. Mala by však byť vo firemnej budove, čím zachováte formálne prostredie.
Aby ste tejto udalosti dodali na váhe, ktorá umožní viesť úprimný a konštruktívny dialóg, dohodnite si pravidelné mítingy týmto spôsobom:

• Týždenné: diskutujte o aktuálnych projektoch a ich priebehu.
• Štvrťročné: poskytnite zamestnancom detailný feedback ohľadom ich práce a diskutujte o ich dojmoch, pocitoch a rozvoji.
• Ročné: rozprávajte sa o zvýšení platov a možnostiach budúcnosti.

Plánovanie a štruktúrovanie porád dokáže vašim zamestnancom, že naozaj venujete čas každému a individuálne. Neplánujte však štvrťročné alebo ročné mítingy pred akýmkoľvek iným dôležitým stretnutím. Tie sa môžu nečakane predĺžiť. Je bežné, že sa budete dlho rozprávať o určitom probléme v momente, keď sa zamestnanec uvoľní a rozrozpráva.

3. Začnite pozitívne

Začnite diskusiu tým, čo vás na ich práci teší. Je dôležité vždy začať pozitívne, aby ste upútali pozornosť, a až potom môžu nasledovať akékoľvek negatívne dodatky. Môžete napríklad rozprávať o tom, ako veľmi si ceníte ich spoluprácu na projektoch, ich úsilie, postoj, prípadne skrátka pochváľte ich prácu.

Berte na vedomie, že dôvodom na toto stretnutie nie je dokazovať si vlastnú autoritu, ale dávať spätnú väzbu, ktorú pochopia a prijmú.

4. Buďte priami ale ohľaduplní

Začnite diskusiu, ako keby ste boli doktor, ktorý konzultuje s pacientom: opýtajte sa, ako sa cítia ohľadom danej situácie na stupnici od 1 do 10. Potom im pripomeňte kontext. Zamestnanec by nemal mať dojem, že sa snažíte z diskusie vycúvať, pretože vám je téma nepríjemná. Buďte priami a jednoznační bez ubližovania. Svoju pointu komunikujte cez špecifické príklady a zároveň poskytnite kľúčové body, v ktorých by sa mohli zlepšiť, avšak bez toho, že im dáte všetky odpovede. Cieľom má byť pozitívna reakcia na spätnú väzbu, a to tak, aby sami našli riešenia. Musia mať možnosť vyjadriť sa k tomu, čo sa deje, a mali by cítiť, že sa podieľajú na budúcnosti firmy. Spätná väzba by mala zanechať obe strany spokojné.

5. Neodkladajte to

Ak sa vy alebo váš zamestnanec nahneváte, odložte výmenu názorov o pár hodín neskôr, aby bola konštruktívna. Ak tak však nemôžete urobiť a musíte diskusiu ukončiť, vyhýbajte sa dlhému vyčkávaniu, kým sa k téme opäť vrátite. Pravdou je, že na to nikdy nebude ten správny čas. Ak potrebujete, aby sa zlepšilo správanie zamestnanca, nečakajte dlho, pretože si potom váš zamestnanec bude myslieť, že koná správne a dostane nemilé prekvapenie počas každoročného hodnotenia.

6. Prispôsobte sa publiku

Niektorí z vašich členov tímu potrebujú viac podpory než ostatní. Zistite, ktorí to sú, a dávajte im pozitívnu spätnú väzbu pravidelnejšie než ostatným.

Ostatní by mali byť dlhodobí zamestnanci, ktorí svoje remeslo zvládajú perfektne. Ak zdôrazníte pozitíva a len pozitíva, je možné, že budú mať dojem, že ich stále vidíte ako nováčikov. Ak budú čeliť výzve, dodá im to možno pocit hodnoty. Je na vás, aby ste odhadli profil každého individuálneho zamestnanca a našli správnu rovnováhu kritiky.

7. Buďte empatickí a prístupní

Už ste svojim zamestnancom poskytli časť svojho času, ale to nestačí. Buďte prístupní a sympatizujte. Niektorí zamestnanci si veci znovu premietnu v hlave a môžu mať ďalšie otázky, pochybnosti alebo nápady. Niekedy môže kritika spôsobiť bremeno, ktoré vyžaduje čas na sebareflexiu, hoci diskusia prebehne hladko. Ak myslíte, že mala negatívny vplyv na zamestnanca, možno bude dobré, ak sa ho spýtate, či by chcel po zvyšok dňa voľno, prípadne mu doprajte možnosť pracovať mimo kancelárie.

Mnoho manažérov neposkytuje pozitívnu kritiku preto, že sa boja, aby tím nezaspal na vavrínoch. Iní zas nepoužívajú konštruktívnu kritiku, pretože sa boja konfliktu. Je to však veľmi dôležitý krok, hoci to nie je vždy jednoduché. Ak váš tím nechápe všetko, čo sa deje, nemôže svoje správanie zmeniť a rozvíjať sa. Spätná väzba dokazuje, že svojich zamestnancov rešpektujete, snažíte sa s nimi vytvoriť úprimný vzťah a chcete, aby prosperovali. Je ťažké v tom nájsť súlad. Je potrebné zvážiť množstvo faktorov, ktoré hrajú úlohu v konštruktívnej spätnej väzbe.

Preklad: Dorota Bachratá

Foto: WTTJ

Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, prihláste sa na odber noviniek a nechajte si posielať naše články každý týždeň.