Office Manager

Oh My Job es la webserie que te ayuda a descubrir las profesiones de la mano de quienes las ejercen. En este episodio, Marie, office manager, comparte su visión de la profesión y su día a día en la agencia de comunicación 5eme Gauche.

A medio camino entre la dirección y la administración, el office manager generalmente actúa como un asistente que vela por la eficacia y el bienestar de todos los trabajadores de una empresa.

Tareas:

La de office management es una profesión de servicio y asistencia. Así pues, las tareas son muy diversas: pueden ir desde la contabilidad, pasando por la organización general del espacio de trabajo (material de oficina, mobiliario, seguimiento de pedidos, entre otros), hasta los recursos humanos (recepción de currículums, envío y seguimiento de los precontratos laborales, etc.). Las tareas pueden variar según la empresa en la que se ejerce el puesto.

En empresas grandes, el office manager suele trabajar con algún director como asistente administrativo de alto nivel. En ese caso, se encarga de colaborar con las tareas jurídicas o de contabilidad que el director no puede realizar, ya sea por falta de tiempo o por falta de habilidades. En compañías más pequeñas, sus tareas son aun más diversas, pues debe ayudar a todos los colaboradores de la empresa y liberarlos de tareas administrativas y organizativas, como la facturación de clientes o la organización del espacio laboral.

“Ser office manager es velar por el bienestar y la comodidad, no solo de los directores (a quienes asistimos antes que a cualquier otra persona), sino de todos los empleados de la empresa”.

Recorrido:

No existe un solo camino para convertirse en office manager. En España, se exige contar con una educación secundaria, como mínimo. Además, existen formaciones especializadas en Administración o Finanzas, muy valiosas para esta profesión, ya que muchas de las tareas a realizar pertenecen al ámbito administrativo. Las empresas también valoran a los candidatos con experiencia en secretaría o recepción. Si quieres prepararte todavía más, es importante tener conocimientos de las áreas relativas a los requisitos del puesto. Por ejemplo, muchas compañías eligen candidatos que hablan idiomas extranjeros o manejan el paquete Office (Word, Excel, etc.), por lo que puede resultar muy útil obtener certificados que validen estos conocimientos.

Habilidades:

Dado que las tareas de un office manager son muy variadas y numerosas, la persona que ocupe este puesto debe ser versátil y organizada. De naturaleza sociable y con excelentes habilidades interpersonales, debe estar disponible y ser proactiva, pues en cualquier momento alguien puede necesitar su ayuda. El office manager es muy dedicado y conoce a todos los colaboradores de la empresa, para quienes es como un padre (o una madre) por la ayuda que presta a la compañía.

Colaboraciones:

A menudo vinculado a un director, su papel es de puente entre la dirección y los equipos. También colabora estrechamente con los departamentos administrativos, como Recursos Humanos o Contabilidad, con el fin de desempeñar de manera eficaz sus funciones de apoyo en estas áreas.

“Está relacionado con el puesto de Chief Happiness Officer, dado que tratamos con todas las personas de la empresa y actuamos como vínculo entre la dirección y los demás departamentos”.

Remuneración:

Para los perfiles júnior: en función de la compañía, el salario bruto mensual oscila entre los 1.800 y los 2.300 euros.

Para los perfiles sénior: alrededor de los 4.000 euros brutos al mes.

Internacional: En Estados Unidos, la remuneración media es de 6.000 dólares brutos al mes.

Evolución:

Por sus funciones administrativas (especialmente en grandes empresas), un buen office manager puede ascender y convertirse en responsable administrativo y financiero. También puede asumir más responsabilidades y desempeñar tareas relativas a la responsabilidad social de las empresas (RSE) o el bienestar en la compañía, tal y como lo haría un happiness officer.

“Técnicamente, si eres un buen office manager, no cambias de puesto, pues te vuelves tan indispensable que no tiene sentido ascender en la jerarquía. Sin embargo, puedes evolucionar dentro de tu mismo puesto asumiendo nuevas tareas”.

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