Office Manager

Les points clés à connaître

• Un métier relativement récent qui a de belles années devant lui tant le sens et le bien-être au travail devient une priorité pour les salariés
• Pas de profil type pour le métier d’office manager !
• L’office manager doit être très organisé et aimer le contact humain
• Son rôle dans l’entreprise et de veiller au bon fonctionnement des bureaux et au bien-être des équipes
• Il gagne entre 2 200 € et 5 000 € brut par mois

Quel est le rôle de l’office manager dans une entreprise ?

Si l’office manager pouvait être équipé de 4 cerveaux et 10 bras, ces ajouts lui seraient bien utiles. Dans une entreprise, il est un peu au four et au moulin. Un jour, il s’occupe d’organiser la fête surprise de Gérard, qui part à la retraite en fin de semaine. Le lendemain, il engueule le fournisseur Internet pour cette histoire de bande passante quasi-inexistante depuis 3 jours et qui fait hurler tout le monde. « Être office manager, c’est veiller au bien-être et au confort des dirigeants et de tous les employés », confirme Gwenaëlle Leguillon, couteau suisse de choc chez Getaround (ex-Drivy).

L’office manager est donc le lien entre la direction et les employés, entre l’entreprise et certains prestataires externes, entre les salariés d’un service et ceux d’un autre. Bref, il est au milieu de tout.

On lui demande parfois d’avoir quelques notions de comptabilité. Il est souvent engagé dans les ressources humaines. C’est par exemple lui qui peut centraliser les CV ou les lettres de motivation pour les promesses d’embauche. Autant dire que si vous recherchez un emploi, il peut toujours être utile d’avoir un office manager dans son camp…

« Chez Drivy, nous sommes bien formés en interne, mais nous n’avons pas de ressources humaines, pointe Gwenaëlle Leguillon. Alors quand il faut organiser la formation des salariés, par exemple, je ne peux m’appuyer sur personne puisqu’aucun d’entre nous n’a jamais fait ça. Je peux être aussi amené à faire du recouvrement, des contrats, des avenants, des déclarations Urssaf, des élections de délégués du personnels. »

Quelles sont les principales missions de l’office manager ?

• Assister les équipes et le directeur général
• Gérer l’administratif (déclarations URSSAF, contrats, …) et les services généraux
• Organiser les réunions et les événements internes (élection des délégués du personnel, pots du jeudi soir, …)
• Communiquer en interne
• Gérer l’agenda de la direction
• Recevoir les CV et organiser les suivis lors d’une ouverture de poste

Quelles sont les qualités requises pour être office manager ?

• La polyvalence et l’organisation : il est tout-terrain et s’adapte à son environnement. Sa polyvalence et son organisation sont donc appréciées.« Ma mission principale est de pouvoir répondre à toutes les questions, estime Gwenaëlle Leguillon. Je suis l’aide pour la finance, les ressources humaines, les services généraux, l’événementiel et le management. Je suis au contact de tout le monde chez Drivy. Je dois être le relais entre les salariés et les managers. »

• Le sens du contact et le dévouement: il connaît l’ensemble des collaborateurs. C’est un peu le bras droit de tout le monde, un maillon essentiel de la vie de l’entreprise. « Impossible d’être Office Manager si tu n’aimes pas ta boite, ajoute Gwenaëlle Leguillon. J’étais cliente Drivy depuis au moins 3 ans avant d’y travailler et l’économie collaborative me parlait beaucoup. Il faut être impliqué dans le projet de l’entreprise pour réussir. »

• Du bon sens et aimer l’initiative: il est celui qui soulage ses responsables de certaines tâches administratives et problèmes courants dans une société. « Une fois, nous nous sommes fait cambrioler, se souvient Gwenaëlle Leguillon. Que fait-on alors ? Dans ce genre de cas, il faut faire preuve de bon sens et prendre des initiatives sur des problèmes très concrets. »

• L’anticipation: xon rôle est d’anticiper tous ces détails qui peuvent empoisonner le quotidien des collaborateurs ou le rendre au contraire agréable. Bref, c’est un peu vous qui faites régner l’harmonie dans cette boîte… « J’organise des dîners de Noël, des week-ends pour 100 personnes, détaille Gwenaëlle Leguillon. C’est génial mais il faut savoir le gérer. Un week-end de 3 jours c’est 9 repas, soit une multitude de régimes alimentaires. »

Quelles études pour devenir office manager ?

L’office manager n’a pas vraiment de profil type. Il dispose souvent au minimum d’un bac +2 dans le support ou l’assistance de direction, mais ce n’est pas une règle. Des BTS gestion de PME peuvent aussi vous aider. « Je suis la preuve que tout est possible, s’amuse Gwenaëlle Leguillon. J’ai commencé dans l’art et le luxe. J’ai évolué au fil de mes expériences professionnelles. » Dans les plus grandes structures, l’office manager est amené à gérer toute une équipe. Il doit alors disposer des compétences adéquates. On peut donc parfois exiger de lui un niveau master en management par exemple.

Les principaux diplômes spécialisés pour devenir office manager

Niveau Bac+2

• BTS SAM - support à l’action managériale
• BTS comptabilité
• BTS gestion de la PME

Niveau Bac+3

• Licence professionnelle management et gestion des organisations
• Licence professionnelle gestion des organisations de l’économie sociale et solidaire
• BUT GEA - gestion des entreprises et administration
• Diplôme d’école spécialisée (type bachelor) en management ou gestion

Les débouchés possibles

Office manager est un poste qui se trouve essentiellement dans des structures type TPE, PME ou PMI. Le secteur qui embauche le plus est celui des nouvelles technologies. Les cabinets comptables ou juridiques font aussi souvent appel à ce genre de profil. En fait, dès qu’une société est sensible à sa vie de groupe, elle peut avoir besoin de tels services. Autant dire quasiment tout le temps. En plus, de nouveaux métiers parallèles comme happiness manager ou même remote office manager, ont vu le jour ces dernières années. La recherche de sens, la qualité de vie au bureau, sont devenus des enjeux prioritaires du secteur professionnel. Dans un tel contexte, le métier d’office manager dispose de belles années devant lui…

Quel est le salaire de l’office manager ?

Le salaire d’un office manager varie énormément selon son ancienneté et la complexité des responsabilités qui lui sont confiées. En général, il se trouve dans la fourchette de rémunération entre 2 200 € et 5 000 € brut par mois, selon une étude Michael Page.

Quelles sont les évolutions de carrière possibles ?

L’office manager peut viser à terme des postes de Secrétaire général ou de responsable administratif et financier. Il peut également évoluer vers de nouveaux métiers comme happiness manager. « On peut aussi étoffer son poste en prenant de nouvelles missions », ajoute Gwenaëlle Leguillon.

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