Assistant administratif

Les points clés du métier d’Assistant administratif

• L’Assistant administratif pilote et assure la bonne gestion des tâches administratives.

• Il travaille souvent pour un ou plusieurs dirigeants d’une entreprise.

• Ses missions ne se limitent pas au secrétariat et peuvent inclure la gestion des stocks ou de la comptabilité.

• L’Assistant administratif doit être polyvalent, rigoureux et organisé.

• Pour devenir Assistant administratif, un niveau Bac est suffisant, mais le BTS Support à l’action managériale (SAM) est la voie classique pour accéder à ce métier.

• Le salaire d’un Assistant administratif oscille entre 2000 et 3000 € brut par an.

Quelles sont les missions d’un Assistant administratif ?

Polyvalence est le maître-mot qui définit le métier d’Assistant administratif. En tant que responsable de la gestion quotidienne des tâches administratives, ses missions sont variées et peuvent inclure la gestion des appels téléphoniques et des rendez-vous, la planification des réunions et des déplacements professionnels, la gestion des documents, le soutien administratif, le suivi des projets, de la comptabilité… Il travaille généralement pour un ou plusieurs dirigeants au sein d’entreprises de toute taille et dans n’importe quel secteur d’activité.

L’assistant administratif est souvent la première personne en contact avec les clients, les partenaires commerciaux ou les fournisseurs. Il doit donc faire preuve d’excellentes capacités communicationnelles, puisqu’il représente le ou les dirigeants d’une entreprise en leur absence.

Le secrétariat est une autre mission importante de l’Assistant administratif. Il doit veiller au classement des documents et à leur archivage afin de faciliter leur accès. Il peut également apporter son soutien à l’ensemble de l’équipe administrative pour l’exécution des tâches quotidiennes, telles que la gestion des stocks, le contrôle des commandes, l’organisation des voyages d’affaires, etc.

Enfin, l’Assistant administratif peut être amené à assister son supérieur hiérarchique dans la planification et le suivi des projets, en assurant la coordination des différentes parties prenantes et en respectant les délais. À cela il faut ajouter une dernière corde à son arc : les tâches comptables courantes. La facturation, le suivi des paiements, la gestion des notes de frais et des dépenses constituent des missions classiques dans ce métier.

Quelles sont les compétences requises pour devenir assistant administratif ?

Non, il ne suffit pas d’aimer trier la paperasse pour être un bon Assistant administratif. Voici 5 qualités inhérentes à ce métier :

1. Sens du relationnel : l’Assistant administratif doit être capable de s’adapter à des interlocuteurs variés et parfois exigeants (clientèle, fournisseurs, partenaires commerciaux, etc.)

2. Rigueur : une erreur dans un chiffre, une date ou la ligne d’un tableau Excel peuvent avoir des répercussions importantes sur l’entreprise. À l’Assistant administratif de faire preuve de rigueur pour éviter les erreurs.

3. Organisation : l’Assistant administratif doit être capable de hiérarchiser les priorités, d’organiser les documents et de planifier les tâches pour garantir l’optimisation de son temps.

4. Polyvalence : à la fois secrétaire, comptable, négociateur, assistant juridique, conseiller… Les compétences de l’Assistant administratif doivent être riches et variées !

5. Réactivité : les changements de dernière minute sont monnaie courante dans le monde professionnel, et demandent parfois une réorganisation importante des plans initiaux. L’Assistant administratif doit être capable de réagir rapidement à ces fluctuations.

Quelles formations pour devenir assistant administratif ?

Pour devenir assistant administratif, il n’y a pas de diplôme obligatoire, mais il est recommandé d’avoir au minimum un niveau de formation bac professionnel. En général, les recruteurs recherchent des candidats ayant une solide expérience professionnelle dans le domaine administratif, ou bien une formation en secrétariat ou en assistanat.

Il est possible de se former en alternance ou en continue pour acquérir les compétences requises pour ce métier. Des formations diplômantes telles que le BTS Assistant de Manager ou le Titre Professionnel d’Assistant de Direction sont également recommandées pour se professionnaliser et évoluer dans le métier.

De plus, il est essentiel pour un assistant administratif d’avoir de bonnes compétences en informatique, notamment dans la maîtrise des logiciels de bureautique courants tels que la suite Microsoft Office ou Google Suite. Ajoutons à cela de nombreuses soft skills, telles que la rigueur, l’organisation, la capacité à gérer les priorités et les échéances, ainsi qu’un excellent sens du relationnel.

Enfin, pour certains postes d’assistant administratif dans des secteurs pointus (cabinets de droit, pharmaceutique…), il est recommandé de se former dans le domaine concerné pour augmenter ses chances d’être embauché. Les salaires proposés sont généralement plus élevés pour ces profils spécialisés.

Quelques formations pour accèder au poste d’assistant administratif

• BTS Support à l’action managériale - AFIP Villeurbanne
• BTS Gestion de la PME - CFA Descartes
• Titre professionnel assistant de direction - Nuevo CF
• Responsable Administratif Bilingue (alternance) - H3Campus
• Licence Administration publique - Université de Poitiers

Et après ? Les possibilités d’évolution

En fonction de l’entreprise, l’assistant administratif peut évoluer vers des postes tels que celui d’Assistant de direction, de Responsable administratif ou de Chef de projet. Pour cela, ce dernier doit justifier d’une solide expérience professionnelle et se former régulièrement pour monter en compétences. Il peut également envisager de poursuivre une formation supérieure en secrétariat ou en management.

Dans certaines entreprises, il est également possible pour l’Assistant administratif de prendre en charge des projets spécifiques, de participer à la définition de stratégies et de contribuer à la mise en œuvre de plans d’action.

Quel salaire pour un assistant administratif ?

Le salaire d’un Assistant administratif varie en fonction de plusieurs facteurs tels que le niveau de formation, l’expérience professionnelle, la zone géographique et la taille de l’entreprise. En France, le salaire moyen d’un Assistant administratif est d’environ 23 000 € à 28 000 € bruts par an pour un débutant selon Glassdoor, et peut atteindre jusqu’à 35 000 € bruts par an pour poste Senior. Il gagne donc entre 2000 et 3000 € brut par mois.

À noter que certains métiers administratifs spécialisés (Assistant juridique, Assistant médico-administratif…) offrent des fourchettes salariales plus élevées en raison du niveau de formation plus élevé que nécessitent ces postes.

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