Drby, konflikty, neochota: 4 typické komunikační fauly, kterých se dopouštíme v práci

Jak si teď na pracovištích vedeme, co se týče komunikace?

Komunikace na pracovišti nikdy nebyla tak komplexní jako nyní. Kromě „klasických“ forem týmové komunikace, jako jsou porady a běžné mluvené rozhovory, týmy často paralelně využívají celou řadu digitálních komunikačních nástrojů, jako jsou třeba videohovory, chatovací programy či nástroje na interní komunikaci a řízení projektů. Podle nedávného průzkumu Forbes Advisor ve spolupráci se společností OnePoll tráví většina pracovníků používáním nástrojů pro digitální komunikaci okolo dvaceti hodin týdně.

Vzhledem k mnohovrstevnosti komunikace na pracovišti proto není divu, že v práci může často docházet k celé řadě komunikačních šumů a nedorozumění. Ty přitom mohou mít závažné následky. Jak zjistilo šetření společnosti Pumble, 86 % zaměstnanců a manažerů uvádí právě komunikační fauly a nedostatky v týmové spolupráci jako jednu z hlavních příčin neúspěchů týmu. Statistiky také ukazují, že týmy, které se úspěšně naučí komunikovat efektivněji, mohou navýšit svoji produktivitu v průměru až o celých 25 %.

Je tedy na čase podívat se na to, jak můžeme komunikaci v týmu zlepšit. A jak se můžeme i coby řadoví pracovníci naučit řešit ty nejčastější komunikační zádrhely a nedorozumění.

Komunikace na pracovišti nerovná se komunikace v osobním životě

Komunikace na pracovišti se od komunikace v soukromém životě v mnohém liší. I ti, kteří jsou skvělými komunikátory a mediátory ve svém osobním životě, se tak mohou v práci dostávat do nepříjemných situací a vytvářet zbytečná nedorozumění. Jakto?

„V pracovním prostředí zpravidla máme potřebu i snahu svou komunikaci nějakým způsobem kontrolovat. Neřekneme vše, co si myslíme, co cítíme, korigujeme svůj styl a způsob komunikace podle posluchačů, kolegů, nadřízených nebo podřízených,“ vysvětluje mentorka a koučka Jitka Ševčíková. „Také si více vytváříme prostor pro komunikaci: plánujeme schůzky, porady, brainstormingy. Hlavním specifikem komunikace v pracovním prostředí tedy bývá účelovost.“

Komunikační šumy a nedorozumění: Typické situace, se kterými se můžete na pracovišti potkat

Tím, že je komunikace na pracovišti specifická, vznikají v pracovním prostředí i specifické komunikační ruchy a problémy. Pojďme si některé z těchto typických situací ukázat – a pojďme si říct, jak se jim vyhnout nebo jak se zachovat, když už se s nimi v práci setkáte.

Komunikační šum č. 1: Konverzace, která nikdy neproběhla, aneb když se lidé neumějí ozvat

„Největším problémem komunikace je iluze, že proběhla,“ řekl G. B. Shaw. Absence komunikace je tak jedním z nejčastějších zdrojů nedorozumění také na pracovišti.

Typický příklad: Váš nadřízený vám zadá nějaký úkol nebo vám dá na starosti projekt, kterému ale nerozumíte. A protože se domníváte, že se jedná o něco, co byste znát měli, necháte si svoje pochyby pro sebe a snažíte se zadání nějak po svém splnit. Nejste si ale jistí, jak na to, a čím déle s úkolem bojujete, tím méně se vám chce přiznat, že projektu od začátku nerozumíte. Když pak dojde na prezentování výsledků, zjistíte, že jste zadání nepochopili a vůbec jste nesplnili očekávání.

To je jenom jedna z mnoha nepříjemných situací, do kterých se můžete dostat, pokud nenajdete sílu nebo ochotu se ozvat. V ideálním případě byste se hned na začátku měli s nadřízeným pobavit o tom, co se od vás přesně očekává a jak máte úkol splnit.

Důvodů, proč se lidé nechtějí ozvat, může být celá řada. „Velmi často se setkávám s tím, že se lidé rozhodnou komunikovat mlčením. Ano, i mlčení je způsob komunikace, bohužel vytváří spoustu prostoru pro domněnky, falešná očekávání nebo mylné závěry,“ uvádí Jitka Ševčíková.

Podle ní se lidé také často nechtějí ozvat, protože se bojí konfliktu. Místo toho, aby otevřeně a včas řešili odlišnost názorů, tlakují v sobě napětí – a když už je situace neudržitelná a rozhodnou se konflikt řešit, může být pozdě. Přitom pokud chcete komunikovat zdravě a efektivně, nesmíte se vyhýbat nepříjemným tématům. Naopak – musíte se je naučit řešit včas.

„Ne každý ovládá umění konflikt managementu. Je to nástroj kultivované komunikace. Konflikt je zdravý a nutný. Ale způsob vedení konfliktu může mít samozřejmě mnoho různých podob,“ vysvětluje Jitka Ševčíková.

Komunikační šum č. 2: Manipulace odborností

Dalším typem komunikačního problému je takzvaná „manipulace odborností“. Každý z nás tuto situaci v nějaké podobě určitě už někdy zažil.

Typický příklad: Pracujete v marketingovém oddělení a dostanete na starost zajistit, aby byla do e-shopu vaší společnosti zaimplementovaná nová funkce. Dáte si schůzku s web developerem, abyste tento projekt probrali. A ten se proti tomuto návrhu postaví. Začne vám vysvětlovat, proč to nejde. Zahrne vás mořem odborných výrazů, používá IT žargon, otevře vývojářský program a přímo v kódu vám ukazuje cosi, co má dokázat, že je to nesplnitelný úkol. S tímto se změna dá k ledu. A vy později zjistíte, že změna možná byla, ale že se do ní vývojáři zkrátka jenom nechtělo, že by ji neuměl naprogramovat nebo že měl jakýkoliv jiný důvod, proč vás takto zmanipulovat a projekt pohřbít.

„Manipulace odborností je situace, kdy takzvaný vzdělaný manipulátor používá cizí slova pro to, aby ohromil nebo znejistil ostatní,“ říká Jitka Ševčíková.

Jak se proti takové komunikaci bránit? Nenechte se zahanbit a jednoduše přiznejte, že nechápete, co daný člověk říká. Skutečný odborník se pozná tak, že umí i složitou věc vysvětlit lidem, kteří se v oboru tolik nevyznají. Není proto hanba se zeptat, o co vlastně jde, a požadovat od „odborníka“ doopravdy pochopitelné a logické vysvětlení.

A pokud máte podezření, že se manipulace odborností naopak dopouštíte vy, tak svůj slovník zjednodušte. Vyhněte se žargonu, pokud nemluvíte s člověkem, který mu rozumí. A pokud chcete někoho zaujmout, něco mu vymluvit nebo ho postrčit nějakým směrem, použijte raději normální, transparentní argumentaci. Nikoliv hromadu odborných výrazů.

Komunikační šum č. 3: Zbytečně konfliktní a agresivní komunikace

Jak jsme uváděli v prvním bodě tohoto seznamu, řešit konflikty na pracovišti je zdravé. Musejí se však řešit v klidu a bez zbytečné agresivity. Ne vždy tomu ale v praxi tak je.

Typický příklad: Probíhá týmová porada, na které se řeší, že projekt, na kterém tým pracuje, nabírá zpoždění a hrozí, že tým o projekt i daného klienta přijde. A na toto téma se strhne hádka mezi dvěma členy týmu, kdy začne starší kolega obviňovat mladšího z nekompetence a z chyb, kterých se měl dopustit. Začne dokonce zvyšovat hlas a napadat osobnost svého kolegy. Ten se do určité míry brání, ale především se cítí zahanbeně a nemá odvahu veřejně vzdorovat služebně staršímu kolegovi.

S takovouto podobou agresivní komunikace se bohužel na pracovištích stále setkáváme. I když může mít hodně asertivní komunikace v našich životech v určitých situacích své místo, mnoho lidí se k ní uchyluje v nevhodných situacích. „Agresivní útok často nahrazuje vyjednávání a nenásilnou nebo asertivní komunikaci. Agresivní komunikace zapojuje naše emoční a instinktivní centra, v této chvíli neovládáme emoce my, emoce ovládají nás,“ upozorňuje Jitka Ševčíková.

Problémem příliš agresivní komunikace mimo jiné je, že je i kontraproduktivní. Málokdy totiž něco vyřeší. Ve výše uvedeném příkladu by služebně starší člen týmu měl místo agresivního obviňování použít klidnou argumentaci, měl by vysvětlit, proč si myslí, že problémy nastaly, a měl by se snažit podnítit konstruktivní debatu o tom, jak situaci zlepšit. Ideálně by měl také zasáhnout týmový manažer a vrátit debatu na přijatelnou úroveň.

Jestliže se ocitnete v situaci, kdy s vámi někdo komunikuje příliš agresivně, nenechte si toto chování líbit. I pokud se jedná o nadřízeného nebo služebně staršího kolegu. Právě ti lidé, kteří jsou v nadřazeném postavení vůči ostatním, se mohou díky své pozici moci k agresivním slovním útokům obracet častěji. Řekněte, že jste připraveni o tématu konstruktivně jednat, ale nenecháte na sebe křičet, obviňovat se bez argumentů nebo napadat svou osobu.

Komunikační šum č. 4: Pomluvy a drby

Klepy, pomluvy, drby. Dovedou rozklížit i jinak dobře fungující tým. I když se jedná o zdánlivě nevinnou činnost, může mít v konečném důsledku na fungování i produktivitu týmu nezanedbatelný vliv.

Typický příklad: Kolega vám na obědě řekne nejnovější drb o společné kolegyni z týmu. Může se jednat o cokoliv – že je těhotná, že má problémy s alkoholem, že má zdravotní problémy, že řeší nějaké rodinné trable. Vy tuto žhavou novinku později v kanceláři takzvaně „pošlete dál“. A aniž by o tom kolegyně věděla, za chvíli si už o tom potají šeptají všichni. Když se o tom později dozví, pochopitelně je z toho rozčarovaná. V kanceláři nastane dusno a obvyklá pohoda je ta tam.

Drbům se nevyhne asi žádná kancelář. Pokud se však vymknou kontrole nebo se týkají osobních, zdravotních a jiných citlivých témat, jedná se o opravdový problém. Mohou vést ke konfliktům, k nedorozuměním, k narušení důvěry a k rozpadu přátelské atmosféry. Zvláště proto, že drby často bývají nepodložené nebo minimálně přehnané.

Nejlepší proto je se klepům úplně vyhnout.

„Proč své myšlení krmit neužitečnými drby, bulvárem a příběhy cizích ložnic? Pokud mluvíte o svých kolezích, mluvte o nich tak, jako by stáli vedle vás,“ radí Jitka Ševčíková.

Sami se rozšiřování drbů neúčastněte. Jestliže vám kolega říká nějaký žhavý klep nebo pomluvu o jiném kolegovi, můžete si být téměř jisti, že později bude za vašimi zády říkat drby zase o vás. Čím méně se budete této hry účastnit, tím méně si budete zaplňovat hlavu negativními a zbytečnými informacemi. Jednoduše proto pomlouvajícímu kolegovi řekněte, že vás klepy nezajímají.

Nikoho nepomlouvejte, mluvte s kolegy na rovinu a vždy se snažte při komunikaci v kanceláři postupovat konstruktivně.

„A především komunikujte jasně,“ doplňuje na závěr Jitka Ševčíková. „Nesnažte se číst cizí myšlenky a nemluvte v jinotajích tak, aby jiní museli číst ty vaše. Většina problémů, v čele se vztahovými, začíná u špatné komunikace.“

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.