En tant que secrétaire/assistant de direction, vous serez placé(e) sous la responsabilité de la cheffe du secrétariat de direction et, en étroite collaboration avec la cheffe de cabinet. Vous travaillerez en binôme.

Soutien organisationnel :

• Gérer les agendas du directeur général et du directeur général adjoint ;

• Gérer l’accueil téléphonique et ainsi que les réponses aux sollicitations écrites, en assurant la qualité des relations de l’agence avec ses publics ;

• Gérer les parapheurs et vérifier la mise en forme des documents et assurer le lien avec ses correspondants ;

• En lien avec le cabinet, organiser et préparer les rendez-vous (internes et externes et point de préparation des dossiers) ;

• Accueillir les visiteurs du directeur général et du directeur général adjoint.

Soutien logistique :

• Organiser les séminaires de direction et les déplacements pour la direction et le cabinet ;

• Gérer les astreintes des autorités de l’ANSSI et du cabinet ;

• Organiser les réunions : envoi des invitations, réception des réponses, relances et rédaction des comptes-rendus de réunions d’équipes ;

• Gérer la commandes des fournitures et de matériel et entretenir l’espace d’accueil de la direction.

• Contraintes et difficultés du poste :
  * En fonction des priorités du directeur général et du directeur général adjoint, les horaires de travail peuvent être élargis.

Vous disposez d’une première expérience confirmée dans un secrétariat de direction notamment dans un secrétariat ministériel ou auprès d’un sous-directeur.

Compétences requises

• Excellente maîtrise des outils bureautiques standards (notamment Outlook) ;

• Pratique de l’anglais suffisante pour répondre au téléphone et lire des courriels simples;

• Très bonne orthographe et compétences rédactionnelles;

• Très bon sens relationnel et du contact;

• De bonnes compétences en anglais (écrit et parlé).

Qualités attendues

• Capacité d’organisation ;

• Proactivité et réactivité ;

• Qualités relationnelles et organisationnelles ;

• Sens du travail en équipe ;

• Rigueur ;

• Disponibilité ;

• Discrétion sur les sujets traités.

• Si votre candidature est présélectionnée, vous serez contacté(e) pour apprécier vos attentes et vos motivations au cours d’un entretien téléphonique ou physique.

• Des tests techniques pourront vous être proposés.

• Vous ferez l’objet d’une procédure d’habilitation.