Au sein de la BU Conseil et Ingénierie Data Center, vous assisterez le directeur et les collaborateurs sur les missions suivantes (liste non exhaustive) :

• Gestion administrative des projets :

  • Gérer les demandes des opérationnels en lien avec les projets ;

  • Réaliser le classement, l’archivage, les copies et scans des dossiers de son périmètre ;

  • Constituer et mettre à jour les dossiers clients ;

  • Gérer les déplacements de son agence ;

  • Préparer les devis et commandes de son agence ;

  • Participer aux réunions de l’agence et établir les comptes rendus ;

  • Transmettre les éléments de facturation clients au service comptabilité ;

  • Assurer le suivi du fichier analytique ;

  • Apporter l’ensemble de ses compétences afin d’accompagner les opérationnels ;

  • Relire, corriger les fautes, améliorer la syntaxe et mettre en page les divers documents du service (courriers, offres, rapports) ;

• Suivi des plannings :

  • Effectuer les prises de rendez-vous ;

  • Tenir à jour les agendas et les plannings confiés tel que celui des congés de l’agence, les interventions de maintenance préventives et curatives ;

  • Organiser les réunions, réserver les salles et envoyer les ordres du jours et comptes rendus ;

• Divers :

  • Accueillir les visiteurs ;

  • Gérer les appels téléphoniques ;

  • Assurer les relais en cas d’absence des autres assistantes ;

  • Traiter les courrier, entrants et sortants en conformité avec les procédures internes ;

Cette liste de tâches est non-exhaustive et pourra être enrichie selon vos compétences et votre implication.

De niveau BAC + 2 minimum, vous disposez d’une première expérience sur un poste similaire et vous maîtrisez le pack office.

Vous avez déjà travaillé sur un outil de GED collaborative

Pour réussir et prendre du plaisir dans ce poste, il faut :

• Une totale discrétion et respect de la confidentialité

• Aimer la polyvalence et le contact humain

• Avoir envie d’apprendre

• Être organisé(e) et réactif(ve)