Rôle :

Dans un environnement où la gestion budgétaire et la maîtrise des coûts IT sont des enjeux clés pour l'entreprise, l'équipe IT Finance & Processes joue un rôle crucial dans le suivi et le contrôle du budget IT.

Au sein de cette organisation, la sous-équipe IT Vendor Management a spécifiquement en charge de la gestion des factures, des devis, du renouvellement des licences et des demandes administratives du département. Avec l'augmentation significative du volume de factures (+68% entre 2021 et 2024) un besoin de renfort est identifié pour garantir le bon suivi des engagements contractuels et optimiser les processus existants.

Pour accompagner cette croissance et contribuer aux nouveaux projets stratégiques de 2025, nous recrutons un(e) alternant(e) qui apportera un soutien opérationnel à l'équipe.

• Gestion des factures IT

• Vérification de la conformité des factures avec les contrats/devis associés.
• Saisie des factures dans les fichiers de suivi budgétaire.
• Relance des prestataires en cas d'écarts ou d'anomalies.
• Saisie dans le logiciel YOOZ pour transfert à la comptabilité.

• Suivi et gestion des devis
  • Contrôle et saisie des devis dans les fichiers budgétaires
  • Mise à signature dans Docusign et suivi jusqu'à réception de la commande
• Support administratif
  • Gestion documentaire des factures, devis (archivage, mise à jour des bases de données dans sharepoint)
  • Suivi de la boite mail
  • Contribution à l'amélioration continue des processus administratifs
• Participation aux projets stratégiques 2025
  • Projet de dématérialisation des factures : participation à la mise en place d'une gestion 100% numérique du traitement des factures et refonte des processus actuels.
  • Projet d'harmonisation de la gestion des licences IT : aide à l'optimisation du suivi des licences pour améliorer la gestion des renouvellements et la visibilité des coûts.

Profil :

• Diplômé(e) ou en cours de formation dans le domaine de l'assistanat, de la gestion administrative ou de la finance.
• Une première expérience en gestion administrative, suivi budgétaire ou traitement des factures (stage, alternance) est un plus.
• Intérêt pour la gestion des fournisseurs et les données financières et le contrôle des coûts.
• Durée : 2 ans
• Rythme : 3 jours/2 ou 3 semaines/1 semaine

Compétences Requises :

• Compétences techniques
  • Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point) - Excel avancé est un atout (TCD, formules)
  • Capacité à analyser et traiter des documents administratifs et financiers (factures, devis).
  • Connaissance des processus budgétaires et de gestion des fournisseurs
• Compétences comportementales
  • Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs taches en parallèle et à respecter les délais.
  • Autonomie et dynamisme : prise en charge et traitement d'une liste de taches en autonomie et savoir faire des feedbacks sur les avancées
  • Capacité d'adaptation et aisance relationnelle : interactions régulières avec les prestataires et les équipes internes.
  • Appétence pour le travail en équipe et enthousiaste : travail en étroite collaboration dans une équipe de 3.

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