DESCRIPTIF DE L’ENVIRONNEMENT ET DU POSTE

Au sein du Centre “ Solid Propulsion Engineering “, le poste est rattaché au département Analyse Propulsion solide et Matériaux énergétiques qui a pour mission de réaliser les analyses pour dimensionner et justifier les projets propulsion solide civils et militaires, des phases avant-projet jusqu’au soutien en production. Le poste sera également en lien avec le département “ Pyrotechnics, IMC & LMC Engineering “, qui a pour mission de concevoir, développer et qualifier les Corps de Propulseurs Chargés.

MISSIONS ET RESPONSABILITES

Dans le cadre de la fonction Assistant(e) des Départements “ Analyse propulsion solide et matériaux énergétiques “ et “ Conception corps de propulseur chargé et équipements pyrotechniques “ sur le Site du Haillan, vos principales missions sont les suivantes :

Activités administratives et assistance département

• Tâches de secrétariat général (téléphonie, frappe, mise en forme et impression de notes, planches ou posters, diffusion et archivages de documents, distribution du courrier, affichage de documents généraux, gestion des salles de réunion…) Diffusion et gestion des documents comprenant de la documentation Secret
• Pointage mensuel du personnel dans l’ERP société (CRA)
• Rédaction et suivi de Demandes d’Intervention pour des demandes liées aux bâtiments du périmètre ou pour des déménagements.
• Préparation et organisation des voyages des collaborateurs, traitement des notes de frais dans le logiciel Voyage Société
• Gestion de l’accueil des stagiaires et nouveaux embauchés (gestion des places, des PC, demandes d’accès et de comptes, …)
• Participation aux visites SPOT (prévention des risques au travail) et suivi des actions
• Planification, convocation et gestion des procédures d’accès dans le cadre des entretiens d’embauche

Data management

• Gestion des répertoires et espaces Confluence / Sharepoint / JIRA des départements (mise à jour des droits d’accès, nettoyage des espaces quand nécessaire, création de page, intégration de fichiers Excel avec visualisation des informations directement dans les pages, création de pages de synthèse JIRA…)
• Mise à jour hebdomadaire des indicateurs LPM (Local Performance Management) dans les espaces partagés (Confluence) à partir des données issues du logiciel de planification des activités projet (Planisware)
• Création et mise à jour mensuelle des pages et indicateurs Tableau de bord des départements dans les espaces partagés. Mise à jour annuelle des pages en fonction des évolutions des besoins.
• Organisation des notes du département et gestion de la base de donnée “ Retour d’Expérience “ dans les outils collaboratifs (SharePoint)

Achat

• Gestion des fournitures administratives avec commandes de matériel de bureau et des consommables de laboratoires (IVALUA)
• Etablissement de Demandes d’Achat (SAP) avec suivi et réception des commandes, traitement des litiges
• Soutien des personnels à l’utilisation d’IVALUA

Communication & organisation d’évènements

• Piloter et dynamiser la communication du département (interne AGS et externe) : relais d’information, gestion des écrans de communication, mise en forme d’article et publication dans ShareIN, …
• Organisation d’évènements de type réunions, workshop, séminaire (devis, commande, plan de prévention etc. en coordination avec la communication centrale)
• Etablissement des déclarations de visites de personnes extérieures (déclaration de visite, gestion administrative des Plans de Préventions…)

Dans le cadre de votre fonction, vous pourrez être amenés à soutenir et/ou faire le lien avec les assistantes des deux départements qui sont également sur les sites de Saint Médard, Candale et du centre de Recherche du Bouchet.

COMPETENCES RECHERCHEES

• Bonne pratique des outils collaboratifs (JIRA-Confluence-Sharepoint…)
• Maitrise des outils d’outils bureautiques (Word, Excel, Power point).
• Utilisation courante des applications société : SAP (DA, MIGO), IVALUA (dépenses de matériels consommables), KDS etc.
• Pratique de l’anglais préférable
• Profil candidat : autonomie, rigueur, réactivité, disponibilité, sens du service, discrétion

Informations Complémentaires

📍 Lieu : Site ArianeGroup - Le Haillan (33)

Type de contrat : CDI

Déplacements : Quelques déplacements sur nos sites de Saint Médard en Jalles, Issac et Candale

Habilitation : Obtention nécessaire d’une habilitation de défense délivrée par le Ministère des Armées.

Quelques mots sur notre site du Haillan :

Situé proche de la métropole Bordelaise, le site de Haillan regroupe plus de 1000 salariés travaillant sur des installations de pointe au service de nos activités défenses et civiles. A votre arrivée, vous aurez l’occasion de visiter certaines d’entre-elles. Le site dispose d’un restaurant d’entreprise d’installations sportives communes avec les autres sites aquitains et d’un CSE dynamique avec de nombreuses sections associatives et avantages associés.

Les lancements assurés par Arianespace sont retransmis sur le site, un musée expliquant l’histoire d’Ariane et les spécificités des pièces produites au Haillan est aussi ouvert et en libre-accès.

Le site se situe dans l’AeroParc de Bordeaux. L’arrêt “5 Chemins” des bus N°11, 30, 39 et 84 se situe en face du site. Un parking auto/moto sécurisé est également disponible pour tous les salariés.

ArianeGroup strongly believes in diversity as a key factor to strengthen innovation and collaboration.

We welcome all applications and are committed to creating an inclusive working environment.

Our selection criteria are based on competencies and professional skills alone.