Dans le cadre d’un renforcement de notre équipe, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Polyvalent(e).

Poste en CDI à temps plein, basé à Méré (78).

Sous l’autorité directe de la Responsable Administrative et Comptable, vos missions seront variées et couvriront plusieurs domaines essentiels au bon fonctionnement des activités du groupe. Vous interviendrez sur 4 axes principaux :

1.     Gestion Administrative et Organisation d’Évènements :

·        Accueil et Gestion des Locaux :

-  Accueil téléphonique et physique des visiteurs,

-  Réception, distribution et traitement du courrier, des colis, (vérification, signature et tampons),

-  Gestion de la bonne tenue des locaux,

-  Suivi des stocks et gestion des commandes de consommables,

-  Prise en charge des litiges liés au bâtiment (sinistres, dégât des eaux, suivi des expertises, gestion des assurances, …),

-  Gestion de l’assurance des locaux et de la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro).

·        Gestion Administrative et Financière quotidienne :

-  Rédaction de mails, courriers divers (Banques, Assurances, Factures, etc…),

-  Classement et archivage,

-  Mise à jour des différents tableaux de trésorerie pour chacune des sociétés (éléments de facturation, encaissements / décaissements, charges fixes et prévisionnelles, éléments de rémunération, etc …).

·        Gestion des événements et relations clients :

-  Gestion et organisation des cadeaux clients en fin d’année,

-  Gestion et organisation de la soirée de fin d’année,

-  Organisation des déplacements professionnels (réservation de restaurants, billets d’avion, voiture de location, chambres d’hôtel, …).

·        Gestion des Fournisseurs :

-  Gestion des contrats : négociation, passation des commandes et suivi du bon déroulement des achats (matériel, logiciels, etc …),

-  Suivi et contrôle des livraisons,

-  Suivi et règlement des factures,

-  Réclamation des factures manquantes.

2.     Facturation et Recouvrement Clients :

·        Ariess Consulting :

-  Vérification des commandes clients avec notre CRM,

-  Relance hebdomadaire des Chargés d’Affaires concernant l’étalonnement et la prévision de facturation,

- Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement,

-  Facturation : vérification de la conformité des factures avant facturation, dépôt des factures sur Chorus ey autres plateformes, suivi des échéances et recouvrement.

·        MTBK Activités :

-  Facturation mensuelle des Management Fees et Prestations de Présidence vers les sociétés du groupe,

-  Facturation mensuelle liée à l’activité du Coworking (peu de clients en facturation manuelle),

-  Suivi des échéances et recouvrement.

·        SCI Majika :

-  Émission des quittances de loyers mensuels incluant une prévision des charges,

-  Calcul de la revalorisation annuelle des charges,

-  Suivi des échéances et recouvrement.

3.     Gestion du Coworking :

·        Renseignement des visiteurs et accueil des coworkeurs,

·        Gestion de la plateforme de réservation en ligne : vérification quotidienne du planning des réservations et contrôle des paiements,

·        Préparation et remise en état des salles à chaque location,

·        Gestion des appels téléphoniques et traitement des e-mails,

·        Dynamisation de l’activité pour recruter et fidéliser de nouveaux clients,

·        Rédaction des contrats de domiciliation et suivi des contrats en cours,

·        Contrôle des comptes crédits des coworkeurs.

4.     Gestion de la Comptabilité :

·        Intégration dans Pennylane des différentes pièces comptables par rapport aux différents logiciels utilisés,

·        Vérification et imputation des pièces comptables,

·        Vérification et saisie des notes de frais,

·        Lettrage des comptes,

·        Préparation mensuelle de la TVA pour le Cabinet d’Expert-Comptable,

·        Préparation des notes de frais de la Direction,

·        Suivi du paiement des cotisations sociales / fiscales (Urssaf, retraite, prévoyance, mutuelle, CIPAV, Aviva Vie, April, TVA, IS, etc …),

·        Connaissance des règles et dates fiscales,

·        Maîtrise des fondamentaux comptables pour préparation du Bilan annuel,

·        Révision mensuelle des comptes.

Formation et expériences :

-         Formation de type administrative et comptable de niveau Bac+2, (BTS, DUT, Titre Certifié)

-         Vous justifiez d’une expérience réussie de 5 ans minimum dans des fonctions similaires.

Vos atouts pour le poste :

-         Autonome, organisé(e) ; rigoureux.se

-         Vous avez cette facilité de vous adapter aux situations et à vos interlocuteurs,

-         Vous êtes capables d’identifier des solutions rapides et efficaces face à des imprévus ou des anomalies,

-         Vous êtes capables d’entretenir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs, en particulier dans le cadre du suivi des paiements et des factures,

-         Vous êtes en mesure de collaborer efficacement avec différents services, notamment le cabinet comptable, Ressources Humaines, Direction et Marketing/ Communication,

-         Vous êtes en mesure de gérer simultanément des tâches administratives et comptables,

-         Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches et prioriser de manière efficace,

-         Vous êtes en mesure de rédiger des courriers de manière claire et professionnelle,

-         Vous êtes capable de hiérarchiser les tâches pour respecter les délais tout en maintenant la qualité du travail.